Dưới đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ được thiết lập bằng hệ thống thuật ngữ hành chính đồng bộ, tối ưu cấu trúc scannable giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và thực thi quy trình:

CHẾ ĐỘ ĐỊNH KỲ KHAI TRÌNH BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC LAO ĐỘNG

Chiểu theo quy chuẩn cốt lõi tại Bộ luật Lao động, trong suốt chu kỳ vận hành sản xuất kinh doanh, bên sử dụng lao động gánh vác trách nhiệm nghĩa vụ định kỳ lập chứng từ khai trình thực trạng biến động (thay đổi) về nhân sự với cơ quan chuyên môn quản lý nhà nước về lao động trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời thực hiện thông cáo đồng bộ tới cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội sở tại.

Hệ thống thông tin chỉ dẫn dưới đây bóc tách toàn bộ các nội dung nghiệp vụ liên đới trực tiếp tới công tác lập và nộp hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động:

I. KHUNG THỜI HẠN VÀ THẨM QUYỀN TIẾP NHẬN HỒ SƠ BÁO CÁO

Nghĩa vụ định kỳ thông cáo thực trạng thay đổi quy mô nhân sự chế định cụ thể tại khoản 2 Điều 12 thuộc văn bản Bộ luật Lao động, phối hợp chỉ dẫn bọc lót bởi hệ thống văn bản pháp quy hiện hành được vận hành bám sát các nguyên tắc sau:

Tần suất thực hiện: Định kỳ 02 lần trong một năm hành chính.

Giai đoạn 01 (06 tháng đầu năm): Hoàn tất tiến trình chuyển nộp hồ sơ trước mốc ngày 05 tháng 6.

Giai đoạn 02 (Tổng kết cả năm): Hoàn tất tiến trình chuyển nộp hồ sơ trước mốc ngày 05 tháng 12.

1. Định biên phân cấp thẩm quyền tiếp nhận

⚠️ Lưu ý cốt lõi về chủ thể tiếp nhận: Căn cứ theo cơ chế phân định thẩm quyền quản lý hành chính giữa khối công quyền và khối doanh nghiệp kinh tế, tuyến cơ quan tiếp nhận hồ sơ báo cáo được phân định minh bạch như sau:

Đối với các đơn vị thuộc diện quản lý của khối Nội vụ (Cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức phân cấp đặc thù bám sát quy chuẩn Điều 71 Nghị định số 129/2025/NĐ-CP): Tiến hành chuyển nộp văn bản báo cáo tình hình thay đổi nhân sự hướng tới Sở Nội vụ, đồng thời thực hiện thông báo đồng bộ tới cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi thiết lập văn phòng trụ sở chính, văn phòng chi nhánh hoặc địa chỉ đại diện.

Đối với các cơ sở doanh nghiệp kinh tế tư nhân, công ty thương mại thường nhật (Vận hành bám sát Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP): Tiến hành khai trình nộp hồ sơ biến động lao động trực tiếp tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) phối hợp thông báo gửi cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện sở tại.

Đối với nhóm nhân sự tác nghiệp đặc thù trong ranh giới Khu công nghiệp, Khu kinh tế: Chủ doanh nghiệp gánh vác trách nhiệm lập và chuyển giao đồng thời số liệu báo cáo gửi tới ba đầu mối quản lý gồm: Cơ quan quản lý chuyên môn cấp tỉnh (Sở Nội vụ / Sở LĐ-TB&XH tùy diện phân cấp), cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực sở tại, và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế sở tại để phục vụ khâu thanh tra giám sát bám sát theo dõi.

II. PHƯƠNG THỨC LUÂN CHUYỂN VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ ÁP DỤNG

Nhằm tối ưu hóa khâu xử lý thủ tục hành chính, chủ doanh nghiệp chủ động lựa chọn triển khai nộp báo cáo bám sát theo 02 phương thức vận hành cụ thể dưới đây:

Giải pháp 1: Thực hiện liên thông trực tuyến trên môi trường điện tử

Địa chỉ vận hành: Đơn vị truy cập trực tiếp vào hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia bám sát liên kết: [https://dichvucong.gov.vn/](https://dichvucong.gov.vn/)

Nghiệp vụ triển khai: Kích hoạt vận hành gói “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”. Số liệu thu thập qua môi trường số sẽ mặc nhiên đồng bộ tự động tới hệ thống cơ sở dữ liệu của các ban ngành chủ quản.

???? Giải pháp 2: Thực hiện chuyển nộp trực tiếp bằng hồ sơ văn bản giấy

Hoàn cảnh áp dụng: Vận dụng linh hoạt đối với kịch bản hệ thống mạng lưới công nghệ gặp sự cố nghẽn mạng hoặc đơn vị sử dụng lao động rơi vào bối cảnh bất khả kháng không thể triển khai thao tác trực tuyến trên hệ thống điện tử.

Quy trình xử lý: Đơn vị in ấn chứng từ bản giấy gửi nộp trực tiếp tới cơ quan quản lý chuyên môn sở tại (Sở Nội vụ / Sở LĐ-TB&XH theo phân cấp) gộp song hành cùng thông báo gửi cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực.
Trách nhiệm bọc lót: Cơ quan tiếp nhận gánh vác trách nhiệm tổng hợp, bóc tách dữ liệu từ bản giấy để cập nhật số liệu số hóa lên hệ thống bám sát định biên quy chuẩn tại Mẫu số 02/PLI thuộc Phụ lục I.

III. HỆ THỐNG BIỂU MẪU CHỨNG TỪ QUY CHUẨN

Mẫu hồ sơ áp dụng khai trình dành cho người sử dụng lao động lập: Thiết lập bám sát chuẩn chỉ theo cấu trúc thông tin định biên tại Mẫu số 01/PLI thuộc Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

(Nội dung chi tiết cấu phần bảng dữ liệu, các tiêu chí bóc tách mã số lao động, vị trí chức danh và hợp đồng công tác của Mẫu số 01/PLI được lập biên bản đính kèm phía dưới).

Dưới đây là phần hướng dẫn chi tiết cách thức kê khai các chỉ tiêu cốt lõi trên Mẫu số 01/PLI phối hợp song hành cùng hệ thống cảnh báo rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt hành chính mới nhất dành cho doanh nghiệp:

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT KÊ KHAI MẪU SỐ 01/PLI (CẬP NHẬT NĂM 2026)

1. Chỉ dẫn ghi nhận tại dòng "Kính gửi"

Tại ô dữ liệu này, người lập biểu mẫu gánh vác trách nhiệm điền chính xác cơ quan quản lý phân cấp trực tiếp chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ bao gồm:

Tuyến chuyên môn: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt văn phòng trụ sở.

Tuyến bảo hiểm: Cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện, thị xã nơi doanh nghiệp đặt văn phòng trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phụ thuộc.

2. Tiêu chí bóc tách và phân loại vị trí việc làm (Từ Cột 8 đến Cột 10)

Để cam đoan tính chuẩn xác khi số hóa dữ liệu nhân sự, khối cơ cấu lao động của doanh nghiệp bắt buộc phải bóc tách phân loại chuẩn chỉnh vào 03 nhóm cột tiêu chí sau:

RỦI RO PHÁP LÝ & CHẾ TÀI XỬ PHẠT HÀNH CHÍNH

(Chiểu theo quy chuẩn nội dung tại Điều 8 thuộc văn bản Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Hành vi trốn tránh, trì hoãn hoặc không thực hiện khâu báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ bám sát theo quy định của pháp luật sẽ bị cơ quan thanh tra chuyên ngành áp đặt chế tài phạt tiền nghiêm khắc.

???? KHUNG PHẠT TIỀN ÁP DỤNG ĐỊNH BIÊN NHƯ SAU:

Mức phạt đối với cá nhân vi phạm: Khấu trừ tài chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Mức phạt đối với tổ chức/doanh nghiệp vi phạm: Khấu trừ tài chính bằng 02 lần định mức của cá nhân (bám sát quy chuẩn tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP), tương đương mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Khuyến nghị từ Kế Toán Thuế Đà Nẵng: Để tránh rủi ro phát sinh khoản phạt tài chính không đáng có từ 10 đến 20 triệu đồng, bộ phận nhân sự - kế toán của doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát lịch trình hành chính nhằm hoàn tất chuyển nộp Mẫu số 01/PLI trước mốc ngày 05/06 (đối với 06 tháng đầu năm) và trước ngày 05/12 (đối với tổng kết cả năm).