Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục hành chính Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp cập nhật mới nhất cho năm 2026. Nội dung được biên soạn bám sát theo các quy định cải cách bộ máy tại Quyết định số 628/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, tối ưu hóa cấu trúc scannable để quý doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và thực thi chuẩn xác:

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH: ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP (CẬP NHẬT NĂM 2026)

⚖️ Căn cứ pháp lý mới: Thủ tục này được vận hành đồng bộ bám sát văn bản Quyết định số 628/QĐ-BNV (do Bộ Nội vụ ký ban hành ngày 20/06/2025 và chính thức phát huy hiệu lực pháp lý từ ngày 01/07/2025) điều chỉnh về mảng lao động, tiền lương thuộc phạm vi quản lý chức năng của Bộ Nội vụ.

I. TRÌNH TỰ & CÁCH THỨC TRIỂN KHAI

1. Trình tự bóc tách 02 bước thực hiện

Bước 1: Giao nộp hồ sơ (Trong thời hạn 10 ngày)
Mốc tính kể từ ngày chủ sử dụng lao động chính thức ký ban hành văn bản nội quy lao động, doanh nghiệp hoàn thiện trọn bộ hồ sơ bám sát quy chuẩn và nộp về cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh (Sở Nội vụ) hoặc cấp cơ sở được ủy quyền hợp pháp nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ và Phản hồi (Trong thời hạn 07 ngày làm việc)
Mốc tính kể từ ngày cơ quan công quyền tiếp nhận đủ bộ hồ sơ giấy tờ. Kịch bản phát hiện điều khoản nội dung tại nội quy xâm phạm, trái với quy định pháp luật lao động, cơ quan Nội vụ sẽ ra văn bản thông báo và chỉ dẫn chi tiết để doanh nghiệp thực hiện khâu điều chỉnh sửa đổi, bổ sung và nộp đăng ký lại.

2. Các phương thức luân chuyển hồ sơ linh hoạt

Doanh nghiệp chủ động lựa chọn 01 trong 03 hình thức nộp hồ sơ hành chính sau:

Trực tuyến: Nộp file số hóa qua hệ thống Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến hướng tới cơ quan chuyên môn về nội vụ thẩm quyền.

Trực tiếp: Bộ phận nhân sự đến giao nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Nội vụ sở tại.

Bưu chính: Chuyển phát trọn bộ hồ sơ qua đường bưu điện/bưu cục truyền thống.

II. THÀNH PHẦN HỒ SƠ & ĐỊNH BIÊN QUY MÔ

1. Thành phần cấu phần 01 bộ hồ sơ chuẩn chỉnh

Doanh nghiệp gánh vác trách nhiệm chuẩn bị chuẩn chỉ 01 (một) bộ hồ sơ duy nhất, bao gồm hệ thống các chứng từ xương sống sau:

Văn bản hồ sơ đề nghị đăng ký nội quy lao động cơ sở.

Bản văn bản Nội quy lao động chính thức (đã đóng dấu ký duyệt).

Văn bản hồ sơ ghi nhận ý kiến đóng góp tham vấn của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (áp dụng đối với những đơn vị đã thành lập tổ chức đại diện này).

Hệ thống văn bản quy chế, quy định liên đới trực tiếp tới chế tài kỷ luật lao động và trách nhiệm bồi hoàn vật chất đền bù tài sản (nếu phát sinh).

Đầu mối tra cứu mẫu biểu: Quý doanh nghiệp có thể cập nhật và tải các form mẫu hồ sơ liên quan trực tiếp tại chuyên mục hướng dẫn: Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì.

2. Đối tượng áp dụng bắt buộc và Nơi tiếp nhận

Đối tượng thực hiện: Toàn bộ người sử dụng lao động, cơ sở kinh doanh vận hành quy mô quy tụ từ 10 người lao động trở lên.

Cơ quan tiếp nhận giải quyết: Doanh nghiệp nộp trực tiếp về Sở Nội vụ cấp tỉnh hoặc Phòng Văn hóa - Xã hội (trong bối cảnh đơn vị này được Sở Nội vụ ban hành văn bản ủy quyền chính thức).

III. CÁC TIÊU CHÍ VÀ ĐIỀU KIỆN PHÁP LÝ RÀNG BUỘC

Hạn mức thời gian giải quyết: Khấu trừ tối đa trong vòng 07 ngày làm việc tính từ mốc tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Nghĩa vụ tài chính (Phí, lệ phí): Mặc nhiên bằng 0 VND (Pháp luật không quy định thu phí đối với thủ tục hành chính này).

Bộ tiêu chí điều kiện phê duyệt: Trọn bộ hệ thống điều khoản nội dung tại bản nội quy lao động của công ty tuyệt đối không được xâm phạm trái với luật pháp lao động. Kết cấu bắt buộc phải bao phủ đầy đủ hệ thống các nội dung chủ yếu chế định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động (chỉ dẫn bọc lót bởi Điều 69 thuộc văn bản Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

IV. HỆ THỐNG VĂN BẢN NỀN TẢNG LÀM CĂN CỨ PHÁP LÝ

Tiến trình điều hành thủ tục hành chính chuyển giao phân cấp này được vận hành bám sát mạng lưới văn bản pháp quy nghiêm túc bao gồm:

Bộ luật Lao động năm 2019.

Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ chỉ dẫn thi hành quan hệ lao động.

Nghị quyết số 190/2025/QH15 của Quốc hội về việc sắp xếp, tinh gọn tối ưu hóa bộ máy nhà nước.

Nghị định số 25/2025/NĐ-CP điều chỉnh cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Nội vụ.

Nghị định số 45/2025/NĐ-CP quy định cơ cấu phòng ban chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân các cấp.

Nghị định số 129/2025/NĐ-CP quy định chi tiết mạch phân định thẩm quyền hành chính của chính quyền địa phương 02 cấp trong mảng quản lý nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.