Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026

Quy trình cấp mới giấy phép lao động dành cho nhân sự ngoại quốc công tác tại Việt Nam cập nhật năm 2025 chiếu theo Quyết định 526/QĐ-BNV ban hành ngày 13/05/2026 công khai các thủ tục hành chính được điều chỉnh, bổ sung liên đới tới người lao động nước ngoài làm việc trên lãnh thổ Việt Nam trong phân khúc việc làm thuộc thẩm quyền quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ, chính thức áp dụng từ ngày 13/05/2026.

I. Các bước triển khai thực hiện

Bước 1: Trong biên độ 60 ngày nhưng tối thiểu là 10 ngày trước thời điểm nhân sự nước ngoài dự kiến bắt đầu công tác, đơn vị sử dụng nhân lực tiến hành nộp bộ hồ sơ yêu cầu cấp mới giấy phép lao động trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; hoặc nộp trực tiếp, chuyển qua mạng lưới bưu chính công ích, thông qua việc thuê các doanh nghiệp, cá nhân cung ứng dịch vụ, hoặc ủy quyền tới Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa bàn địa phương nơi nhân sự ngoại quốc dự định thực hiện công việc.

Bước 2: Hệ thống Cổng Dịch vụ công quốc gia và Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương tiến hành luân chuyển bộ hồ sơ dựa theo các nguyên tắc pháp lý về giải quyết quy trình hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia tới đơn vị có thẩm quyền để giải quyết thủ tục hành chính cấp mới giấy phép lao động.

Bước 3: Trong quỹ thời gian 10 ngày làm việc, tính từ thời điểm nhận trọn vẹn bộ hồ sơ yêu cầu cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền tại địa phương chịu trách nhiệm rà soát, phê duyệt phương án sử dụng và tiến hành cấp văn bản giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tuân thủ Mẫu số 04 tại Phụ lục đi kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

⚠️ Đối với tình huống bác bỏ phương án sử dụng nhân lực ngoại quốc hoặc từ chối cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, cơ quan chức năng bắt buộc phải phát hành văn bản phản hồi và giải trình chi tiết nguyên nhân trong quỹ thời gian 03 ngày làm việc tính từ ngày nhận đủ hồ sơ.

II. Phương thức triển khai thực hiện

Nộp trực tuyến thông qua mạng lưới Cổng Dịch vụ công quốc gia; chuyển trực tiếp, thông qua hệ thống bưu chính công ích, thuê các đơn vị/cá nhân cung ứng dịch vụ hoặc ủy quyền gửi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công trên địa bàn địa phương.

III. Cấu phần và định lượng bộ hồ sơ

a) Các danh mục giấy tờ trong hồ sơ:

1.1. Áp dụng cho nhân sự ngoại quốc giữ vị trí nhà quản lý

(1) Tờ trình của bên sử dụng lao động giải trình chi tiết bối cảnh sử dụng nhân lực ngoại quốc và đề nghị cấp giấy phép lao động tuân thủ Mẫu số 03 tại Phụ lục đi kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

(2) Văn bản chứng nhận thể trạng sức khỏe do đơn vị khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp phép, loại trừ tình huống các thông số y tế đã được đồng bộ, liên thông trên Hệ thống thông tin quản lý y tế hoặc kho dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với phiếu khám y khoa do cơ sở y tế hợp pháp ở hải ngoại phát hành, chỉ được chấp thuận nếu Việt Nam cùng quốc gia, vùng lãnh thổ đó ký kết điều ước hoặc cam kết công nhận kết quả lẫn nhau, đồng thời thời hiệu sử dụng của phiếu khám không vượt quá 12 tháng tính từ thời điểm cấp.

(3) Văn bản hộ chiếu còn thời hiệu hiệu lực.

(4) Phiếu lý lịch tư pháp hoặc tài liệu xác minh nhân sự nước ngoài không phải là người đang trong giai đoạn chấp hành các án phạt hoặc chưa được xóa án tích, hoặc không trong quỹ thời gian bị khởi tố hình sự thuộc một trong các tình huống sau:

Văn bản lý lịch tư pháp hoặc tài liệu xác minh do cơ quan Việt Nam cấp với thời hạn không vượt quá 06 tháng tính từ thời điểm ký phát hành đến ngày gửi hồ sơ, ngoại trừ tình huống đã triển khai liên thông quy trình hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp phối hợp cùng cấp giấy phép lao động quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Tài liệu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác minh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp với thời hạn không vượt quá 06 tháng tính từ thời điểm ký phát hành đến ngày gửi hồ sơ.

(5) 02 tấm hình màu (khổ ảnh 4 cm x 6 cm, nền trắng, diện mạo nhìn trực diện, đầu trần, không sử dụng kính mắt).

(6) Hồ sơ xác minh tư cách nhà quản lý của nhân sự ngoại quốc thuộc một trong các văn bản sau:

Văn bản Điều lệ của doanh nghiệp đính kèm tài liệu chứng thực chức danh điều hành hoặc quyết định giao chức vụ, thuyên chuyển công tác đối với các vị trí quản lý quy định ở khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp.

Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với vị trí thủ trưởng, phó thủ trưởng của cơ quan, tổ chức đó.

(7) Văn bản xác minh phương thức giao kết công việc của lao động ngoại quốc gồm một trong những tài liệu sau:

(7.1) Đối với phương thức điều động nội bộ tổ chức: Quyết định hoặc văn bản từ phía đơn vị sử dụng lao động ở hải ngoại cử nhân sự nước ngoài sang công tác có thời hạn tại pháp nhân thương mại đặt trên lãnh thổ Việt Nam, kèm xác nhận cá nhân đó đã được bên sử dụng lao động nước ngoài tuyển dụng tối thiểu 12 tháng liên tục ngay trước thời điểm sang Việt Nam làm việc.

(7.2) Đối với phương thức triển khai các danh mục văn bản hoặc cam kết kinh tế, xã hội: Quyết định cử nhân sự đi công tác của bên sử dụng lao động đính kèm theo văn bản cam kết hoặc hợp đồng đã xác lập giữa các bên.

(7.3) Đối với phương thức là đơn vị cung ứng dịch vụ dựa trên văn bản cam kết: Hợp đồng cung ứng dịch vụ được xác lập giữa bên đối tác Việt Nam và bên đối tác nước ngoài, đi kèm tài liệu chứng minh nhân sự ngoại quốc đã công tác cho doanh nghiệp nước ngoài không sở hữu pháp nhân thương mại ở Việt Nam tối thiểu 24 tháng.

(7.4) Đối với phương thức tiếp thị và chào bán dịch vụ: Văn bản phân công từ đơn vị cung ứng dịch vụ cử lao động nước ngoài đến Việt Nam tiến hành thương thảo việc cung ứng dịch vụ.

(7.5) Đối với phương thức thuyên chuyển từ đơn vị, đoàn thể, cơ sở kinh doanh ở quốc tế sang làm việc tại Việt Nam (ngoại trừ tình huống di chuyển nội bộ doanh nghiệp): Văn bản từ bên sử dụng lao động tại quốc gia sở tại điều động nhân sự ngoại quốc đến công tác tại Việt Nam, bảo đảm tính tương thích với chức danh công việc dự định đảm nhiệm.

(7.6) Đối với phương thức phối hợp triển khai các dự án, gói thầu trên lãnh thổ Việt Nam: Quyết định phân công công tác của bên sử dụng lao động đi kèm văn bản hợp đồng hoặc cam kết được xác lập.

(7.7) Đối với vai trò Chủ tịch Hội đồng quản trị, cổ đông trong Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, hoặc chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn sở hữu quy mô vốn góp dưới ngưỡng 3 tỷ đồng: Tài liệu xác minh tư cách nhà điều hành, quản lý thuộc một trong các giấy tờ sau: Văn bản Điều lệ của doanh nghiệp đính kèm tài liệu chứng thực chức danh điều hành hoặc quyết định giao chức vụ, thuyên chuyển công tác đối với các vị trí quản lý quy định ở khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp; Văn bản quyết định thành lập đơn vị, đoàn thể hoặc quyết định phân công chức vụ, điều chuyển đối với vị trí thủ trưởng, phó thủ trưởng của cơ quan, tổ chức đó.

1.2. Áp dụng cho nhân sự ngoại quốc giữ vị trí giám đốc điều hành

(1) đến (5): Thực hiện chuẩn bị đầy đủ các danh mục giấy tờ tương tự như nhóm đối tượng nhà quản lý nêu trên (gồm Tờ trình giải trình Mẫu số 03, Văn bản chứng nhận sức khỏe, Hộ chiếu còn hạn, Phiếu lý lịch tư pháp quy chuẩn, 02 tấm hình màu khổ 4 cm x 6 cm).

(6) Hồ sơ xác minh tư cách giám đốc điều hành của nhân sự ngoại quốc gồm một trong các tài liệu sau:

Văn bản chứng nhận đăng ký vận hành chi nhánh, chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc chứng nhận đăng ký địa điểm triển khai kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn bản Điều lệ doanh nghiệp hoặc tài liệu quy chuẩn về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản chứng thực từ bên sử dụng lao động ở hải ngoại về thâm niên kinh nghiệm công tác trong chuyên môn tương thích với chức danh công việc mà lao động ngoại quốc dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam.

Lưu ý chuyển đổi: Tình huống nhân sự nước ngoài đã từng công tác tại Việt Nam thì cho phép sử dụng văn bản giấy phép lao động hoặc giấy xác thực không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã ban hành trước đó để thay thế cho tài liệu chứng thực thâm niên kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với chức danh công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

(7) Văn bản xác minh phương thức giao kết công việc của lao động ngoại quốc (áp dụng đầy đủ các chỉ dẫn biểu mẫu từ mục 7.1 đến 7.6 tương đương như nhóm đối tượng nhà quản lý).

1.3. Áp dụng cho nhân sự ngoại quốc giữ vai trò chuyên gia

(6) Hồ sơ xác minh tư cách chuyên gia của nhân sự ngoại quốc gồm một trong các văn bản sau:

Bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản chứng nhận hoàn thành chương trình đại học trở lên hoặc trình độ tương đương, kết hợp văn bản xác thực của bên sử dụng lao động ở hải ngoại về thâm niên kinh nghiệm công tác của chuyên gia đó. Tình huống nhân sự nước ngoài đã từng công tác ở Việt Nam, được phép dùng văn bản giấy phép lao động hoặc giấy xác thực không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã cấp trước đó để thay thế cho tài liệu chứng thực thâm niên kinh nghiệm công tác trong chuyên môn tương thích với chức danh công việc dự kiến đảm nhiệm.

Bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản chứng nhận hoàn thành chương trình đại học trở lên hoặc trình độ tương đương trong phân khúc tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, đề án chuyển đổi số quốc gia, danh mục lĩnh vực ưu tiên thúc đẩy kinh tế - xã hội hoặc căn cứ theo cam kết hợp tác của Chính phủ Việt Nam, phối hợp văn bản xác thực của bên sử dụng lao động ở hải ngoại về thâm niên kinh nghiệm công tác của chuyên gia đó. Tình huống nhân sự nước ngoài đã từng công tác ở Việt Nam, được phép dùng văn bản giấy phép lao động hoặc giấy xác thực không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã ban hành trước đó để thay thế cho tài liệu chứng thực kinh nghiệm công tác trong chuyên môn phù hợp.

Văn bản chứng nhận đạt thành tựu xuất sắc, bằng cấp, thâm niên trong phân khúc văn hóa, thể dục thể thao dành cho nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên tuân thủ chỉ dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Văn bản cấp phép điều khiển tàu bay, chứng chỉ chuyên môn kỹ thuật hoạt động trên phi cơ áp dụng cho tiếp viên hàng không, văn bản xác nhận trình độ chuyên môn trong phân khúc bảo trì phi cơ, chứng nhận năng lực chuyên môn đối với thuyền viên ngoại quốc do cơ quan có chức năng của Việt Nam cấp phép phát hành. Tình huống do cơ quan có chức năng ở nước ngoài phê duyệt thì bắt buộc phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thừa nhận dựa theo chỉ dẫn của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

Tài liệu xác minh về năng lực, tiêu chuẩn trình độ chiếu theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp dành cho chuyên gia công tác trong phân khúc giáo dục và đào tạo. Tình huống chuyên gia thực hiện công việc tại Trung tâm ngoại ngữ, tin học bắt buộc phải đáp ứng đúng theo điều lệ tổ chức vận hành của trung tâm.

Hồ sơ giấy tờ xác minh chuyên gia thực hiện công việc trong các loại ngành nghề, phần việc mang tính chất đặc thù khác tuân thủ chỉ dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phụ trách quản lý ngành, công việc đặc thù.

1.4. Áp dụng cho nhân sự ngoại quốc giữ vị trí lao động kỹ thuật

(6) Hồ sơ xác minh tư cách lao động kỹ thuật của nhân sự ngoại quốc gồm một trong các tài liệu sau:

Bằng cấp, chứng chỉ hoặc văn bản chứng nhận chứng minh đã trải qua khóa đào tạo tối thiểu 01 năm, phối hợp văn bản xác thực của bên sử dụng lao động ở hải ngoại về thâm niên kinh nghiệm thực hiện công việc của lao động kỹ thuật đó. Tình huống nhân sự nước ngoài đã từng công tác tại Việt Nam, được phép dùng văn bản giấy phép lao động hoặc giấy xác thực không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã ban hành trước đó để thay thế cho tài liệu chứng thực kinh nghiệm công tác trong chuyên môn phù hợp.

Tài liệu xác thực của bên sử dụng lao động ở hải ngoại về thâm niên kinh nghiệm thực hiện công việc của lao động kỹ thuật đó. Tình huống nhân sự nước ngoài đã từng công tác tại Việt Nam, được phép dùng văn bản giấy phép lao động hoặc giấy xác thực không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã ban hành trước đó để thay thế cho tài liệu chứng thực kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm.

1.5. Tình huống nhà quản lý sở hữu giấy phép còn hạn chuyển sang đơn vị sử dụng lao động mới ở cùng chức danh và lĩnh vực việc làm

(1) Văn bản chứng thực của chủ sử dụng nhân lực về việc người lao động nước ngoài hiện thời đang thực hiện công việc.

(2) Tờ trình giải trình phương án sử dụng lao động và yêu cầu cấp giấy phép theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành đi kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

(3) Văn bản hộ chiếu còn thời hiệu hiệu lực.

(4) 02 tấm hình màu (khổ ảnh 4 cm x 6 cm, nền trắng, diện mạo nhìn trực diện, đầu trần, không sử dụng kính mắt).

(5) Bản chụp hoặc bản sao văn bản giấy phép lao động đã ban hành trước đó.

(6) Tài liệu chứng thực tư cách nhà quản lý (áp dụng đầy đủ các danh mục giấy tờ tương đương mục 6 của điều khoản 1.1).

(7) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 7.1 đến 7.7 tại mục 1.1).

1.6. Tình huống giám đốc điều hành sở hữu giấy phép còn hạn chuyển sang đơn vị sử dụng lao động mới ở cùng chức danh và lĩnh vực việc làm

(1) đến (5): Thực hiện chuẩn bị đầy đủ các danh mục hồ sơ tương tự như tình huống 1.5 nêu trên.

(6) Tài liệu chứng thực tư cách giám đốc điều hành (áp dụng đầy đủ các danh mục giấy tờ tương đương mục 6 của điều khoản 1.2).

(7) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 7.1 đến 7.6 tại mục 1.2).

1.7. Tình huống chuyên gia sở hữu giấy phép còn hạn chuyển sang đơn vị sử dụng lao động mới ở cùng chức danh và lĩnh vực việc làm

(1) đến (5): Thực hiện chuẩn bị đầy đủ các danh mục hồ sơ tương tự như tình huống 1.5 nêu trên.

(6) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự ngoại quốc (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 6.1 đến 6.6 tương tự cấu phần chuyên gia ở các nội dung trên).

1.8. Tình huống lao động kỹ thuật sở hữu giấy phép còn hạn chuyển sang đơn vị sử dụng lao động mới ở cùng chức danh và lĩnh vực việc làm

(1) đến (5): Thực hiện chuẩn bị đầy đủ các danh mục hồ sơ tương tự như tình huống 1.5 nêu trên.

(6) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự ngoại quốc (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 6.1 đến 6.6 tương tự cấu phần lao động kỹ thuật ở các nội dung trên).

1.9. Tình huống nhân sự ngoại quốc sở hữu giấy phép còn hiệu lực phát sinh nhu cầu điều chỉnh vị trí công việc nhưng giữ nguyên đơn vị sử dụng lao động

(1) Tờ trình giải trình phương án sử dụng lao động nước ngoài và yêu cầu cấp mới giấy phép theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành đi kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

(2) Văn bản hộ chiếu còn thời hiệu hiệu lực.

(3) 02 tấm hình màu (khổ ảnh 4 cm x 6 cm, nền trắng, diện mạo nhìn trực diện, đầu trần, không sử dụng kính mắt).

(4) Tài liệu xác minh việc dịch chuyển, điều chỉnh vị trí công việc cụ thể:

(4.1) Dịch chuyển sang vị trí nhà quản lý: Bộ hồ sơ giấy tờ xác thực tương đương danh mục tại mục 6 của điều khoản 1.1.

(4.2) Dịch chuyển sang vị trí giám đốc điều hành: Bộ hồ sơ giấy tờ xác thực tương đương danh mục tại mục 6 của điều khoản 1.2.

(4.3) Dịch chuyển sang vị trí chuyên gia: Bộ hồ sơ giấy tờ xác thực tương đương danh mục tại mục 6 của điều khoản 1.3.

(4.4) Dịch chuyển sang vị trí lao động kỹ thuật: Bộ hồ sơ giấy tờ xác thực tương đương danh mục tại mục 6 của điều khoản 1.4.

(5) Bản sao chụp văn bản giấy phép lao động đã ban hành trước đó.

1.10. Tình huống nhân sự ngoại quốc sở hữu giấy phép còn hiệu lực phát sinh nhu cầu điều chỉnh hình thức làm việc nhưng giữ nguyên đơn vị sử dụng lao động

(1) đến (3): Thực hiện chuẩn bị các văn bản gồm Tờ trình giải trình Mẫu số 03, Hộ chiếu còn hạn, 02 tấm hình màu quy chuẩn tương tự mục trên.

(4) Tài liệu chứng thực phương thức làm việc mới của nhân sự nước ngoài, bóc tách gồm:

(4.1) Đối với hình thức di chuyển nội bộ: Quyết định cử nhân sự từ đơn vị hải ngoại sang làm việc tại Việt Nam, kèm xác thực thâm niên công tác liên tục ít nhất 12 tháng tại doanh nghiệp mẹ trước đó.

(4.2) Đối với hình thức thực hiện hợp đồng kinh tế, xã hội; Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản phân công nhân sự của chủ quản đi kèm văn bản hợp đồng hoặc cam kết được xác lập giữa các bên liên quan.

(4.3) Đối với hình thức tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản phân công nhân sự của chủ quản đi kèm văn bản hợp đồng hoặc cam kết được xác lập giữa các bên liên quan.

(4.4) Đối với hình thức nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Văn bản cam kết hợp đồng dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, kèm hồ sơ thâm niên làm việc của nhân sự tại công ty nước ngoài ít nhất 24 tháng.

(4.5) Đối với hình thức chào bán dịch vụ: Trường hợp thời lượng triển khai trên 03 tháng, bắt buộc phải có văn bản từ đơn vị cung ứng cử nhân sự sang Việt Nam để đàm phán thương thảo dịch vụ.

(4.6) Đối với hình thức điều chuyển từ cơ quan, tổ chức ở hải ngoại sang Việt Nam: Quyết định thuyên chuyển công tác của bên sử dụng lao động nước ngoài phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận.

(4.7) Đối với vai trò Chủ tịch HĐQT, cổ đông HĐQT, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH quy mô vốn dưới 3 tỷ đồng: Tài liệu xác minh tư cách quản lý tương đương danh mục chứng từ tại mục 6 của điều khoản 1.1.

(5) Bản sao chụp văn bản giấy phép lao động đã ban hành trước đó.

1.11. Tình huống nhà quản lý đã được cấp gia hạn giấy phép phát sinh nhu cầu tiếp tục công tác tại chính vị trí và phân khúc hoạt động cũ

(1) đến (5): Chuẩn bị đầy đủ các văn bản gồm Tờ trình giải trình Mẫu số 03, Giấy chứng nhận sức khỏe, Hộ chiếu còn hạn, 02 tấm hình màu khổ 4 cm x 6 cm, Bản chụp giấy phép lao động đã ban hành.

(6) Tài liệu chứng thực tư cách nhà quản lý (vận dụng trọn vẹn danh mục tài liệu xác thực tại mục 6 của điều khoản 1.1).

(7) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 7.1 đến 7.7 tại mục 1.1).

1.12. Tình huống giám đốc điều hành đã được cấp gia hạn giấy phép phát sinh nhu cầu tiếp tục công tác tại chính vị trí và phân khúc hoạt động cũ

(1) đến (5): Chuẩn bị đầy đủ các văn bản nền tảng tương tự mục 1.11 nêu trên.

(6) Tài liệu chứng thực tư cách giám đốc điều hành (vận dụng trọn vẹn danh mục tài liệu xác thực tại mục 6 của điều khoản 1.2).

(7) Văn bản chứng minh hình thức làm việc của nhân sự (vận dụng trọn vẹn danh mục chỉ dẫn từ biểu mẫu 7.1 đến 7.6 tại mục 1.2).

1.13. Tình huống chuyên gia đã được cấp gia hạn giấy phép phát sinh nhu cầu tiếp tục công tác tại chính vị trí và phân khúc hoạt động cũ

(1) đến (5): Chuẩn bị đầy đủ các văn bản nền tảng tương tự mục 1.11 nêu trên.

1.14. Tình huống lao động kỹ thuật đã được cấp gia hạn giấy phép phát sinh nhu cầu tiếp tục công tác tại chính vị trí và phân khúc hoạt động cũ

(1) đến (5): Chuẩn bị đầy đủ các văn bản nền tảng tương tự mục 1.11 nêu trên.

d) Định lượng số bộ hồ sơ:

01 bộ hoàn chỉnh cho tất cả các trường hợp.

4. Quỹ thời gian xử lý thủ tục

Hạn mức 10 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận trọn vẹn bộ hồ sơ hợp lệ theo quy định đối với tình huống phê duyệt phương án sử dụng nhân lực và tiến hành cấp văn bản giấy phép lao động.

Hạn mức 03 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận trọn vẹn bộ hồ sơ đối với tình huống bác bỏ phương án sử dụng nhân sự nước ngoài hoặc từ chối cấp văn bản giấy phép lao động.

5. Đối tượng tiến hành quy trình hành chính

Bên sử dụng lao động.

6. Cơ quan chức năng xử lý thủ tục hành chính

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt văn phòng/trụ sở chính của đơn vị sử dụng lao động đối với tình huống nhân sự nước ngoài cùng lúc thực hiện công việc cho một tổ chức trên địa bàn nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau.

Hoặc đơn vị có chức năng dựa trên văn bản quyết định ủy quyền, phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

7. Đầu ra của thủ tục hành chính

Văn bản Giấy phép lao động.

Hoặc văn bản thông báo trả lời đính kèm giải trình nguyên nhân chi tiết đối với tình huống từ chối phê duyệt phương án sử dụng lao động nước ngoài hoặc không đồng ý cấp giấy phép lao động.

8. Phí và lệ phí hành chính

Thực hiện chi trả dựa theo các quy chuẩn tại văn bản chỉ dẫn Luật Phí và lệ phí nằm trong phạm vi phê duyệt của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

9. Tên gọi biểu mẫu đơn, tờ khai hành chính

Tờ trình báo cáo giải trình phương án sử dụng lao động nước ngoài kết hợp đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 thuộc Phụ lục I ban hành đính kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

10. Tiêu chuẩn, điều kiện triển khai thủ tục hành chính

Hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và xác thực hệ thống hồ sơ giấy tờ:

(1) Hệ thống các danh mục giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động áp dụng cho lao động ngoại quốc, nếu do cơ quan nước ngoài ban hành bắt buộc phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, ngoại trừ tình huống được miễn trừ dựa theo nội dung các điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cùng quốc gia liên quan đều tham gia ký kết, hoặc triển khai theo nguyên tắc có đi có lại, hoặc căn cứ pháp luật hiện hành quy định.

(2) Hệ thống hồ sơ giấy tờ sau khi hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự bắt buộc phải được chuyển dịch ngôn ngữ sang tiếng Việt và thực hiện chứng thực tuân thủ quy chuẩn pháp luật. Tình huống hồ sơ tài liệu xuất trình là bản chụp/sao, phải tiến hành đối chiếu chứng thực tính chuẩn xác với bản gốc trước khi thực hiện dịch thuật sang tiếng Việt và xác thực đóng dấu theo luật định.

11. Nền tảng văn bản pháp lý làm căn cứ

Văn bản Bộ luật Lao động ban hành năm 2019.

Văn bản Nghị định số 219/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 07 tháng 8 năm 2025 điều chỉnh về đối tượng lao động ngoại quốc thực hiện công việc tại Việt Nam.

Ghi chú: Quy trình hành chính này đã thực hiện điều chỉnh, bổ sung các danh mục cấu phần hồ sơ cùng các tiêu chuẩn, điều kiện vận hành thực tế.

Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ

TÊN NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------

Số: ………

V/v giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động

……, ngày …… tháng …… năm ……

Kính gửi: … (Cơ quan có thẩm quyền)1

I. Thông tin chung về người sử dụng lao động

1. Tên người sử dụng lao động:…….....……………………………………..

2. Loại hình người sử dụng lao động 2: ……....……………………...……

3. Mã số định danh người sử dụng lao động (nếu có): ………………..….…

4. Tổng số người lao động đang làm việc cho người sử dụng lao động: … người.

Trong đó số người lao động nước ngoài đang làm việc là: …người

5. Địa chỉ3: ………………………………………………………….……….

6. Điện thoại: ……………………………………Email (nếu có):..………...

7. Giấy phép kinh doanh/thành lập/hoạt động số: ………………………...

Cơ quan cấp: ....……………………………… Có giá trị đến ngày: ….….

Lĩnh vực kinh doanh/hoạt động chính4: ………………………………..…

* Trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện (nếu có):

Giấy phép kinh doanh/hoạt động số: ……………………………….…….…

Lĩnh vực kinh doanh/hoạt động5: ………………………………….…….….

Cơ quan cấp: ……………………………. Thời hạn: ….………....

8. Người nộp hồ sơ để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email):

…………………….……………………..…………………………………

II. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc theo hình thức quy định tại điểm a, i và điểm m khoản 1 Điều 2 Nghị định này (áp dụng đối với trường hợp cấp và gia hạn giấy phép lao động)

Trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ, người sử dụng lao động đã thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Bộ luật Lao động về tuyển dụng lao động vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài. Thông báo tuyển dụng gồm các thông tin cơ bản sau: Vị trí công việc (cụ thể, lĩnh vực làm việc); hình thức làm việc; địa điểm làm việc; thời hạn làm việc; trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có) (văn bản thông báo tuyển dụng kèm theo).

Tuy nhiên, không tuyển dụng được lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.

III. Đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động

Người sử dụng lao động đề nghị … (Cơ quan có thẩm quyền)… cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài sau.

Trường hợp cấp lại giấy phép lao động, đề nghị ghi rõ lý do: …………...….

1. Thông tin cơ bản

a) Họ và tên (In hoa)/Full name (In capital letters): ……………….…….

b) Ngày, tháng, năm sinh/Date of birth: …………………………….….…

c) Giới tính (Nam/Nữ)/Sex (Male/Female): ……………………….……..

d) Quốc tịch/Nationality: ………………………………………….….…..

đ) Số hộ chiếu/Passport number: ……………………….……….….……

Có giá trị đến ngày/Date of expiry: …………………………….……..……

e) Mã số định danh cá nhân (nếu có)/Personal Identification Number (If any):

………………………………………………………………………...…….

2. Thông tin về việc làm dự kiến

a) Vị trí công việc6/Job assignment:……………………….………..……

Cụ thể, lĩnh vực làm việc7/Job field: ……………………………………..…

b) Hình thức làm việc8/Working form: ……………………………………

c) Trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có) 9/Technical professional qualification (If any): …………………………………………………………….

d) Làm việc tại (kê khai trong trường hợp làm việc cho người sử dụng lao động khác với người sử dụng lao động tại mục I)/Working at (To be declared in the event of working at employer that differs from employer in section I):

Tên người sử dụng lao động/Name of employer:

……………………………………………

Loại hình người sử dụng lao động10/Type of employer:

……………………………………………

Mã số định danh người sử dụng lao động (nếu có)/Identification Number of employer (If any): ……………………………………

đ) Địa điểm làm việc (liệt kê cụ thể các địa điểm làm việc) 11/Working place (List of place):…………………………………………………

…………………………………………………….

e) Thời hạn làm việc/Period of work: Từ (ngày/tháng/năm)/from (day/month/year) đến (ngày/tháng/năm)/to (day/month/year)

3. Quá trình đào tạo (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động) Ghi cụ thể quá trình đào tạo, bằng cấp (nếu có).

4. Quá trình làm việc (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động)

Ghi cụ thể kinh nghiệm làm việc (tên người sử dụng lao động, thời gian làm việc, vị trí công việc (cụ thể lĩnh vực làm việc)) phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

5. Hình thức nhận kết quả

Hình thức (trực tuyến/trực tiếp dịch vụ bưu chính công ích):……………….

Địa chỉ nhận kết quả12: ……………………………………………………

Người sử dụng lao động xin cam đoan những thông tin nêu trên là đúng sự thật. Nếu sai, người sử dụng lao động xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: ………..

NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú:

(1) Ghi tên cơ quan có thẩm quyền cấp/cấp lại/gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

(2), (10) Ghi cụ thể: Khu vực nhà nước; doanh nghiệp (Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp ngoài nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài); đơn vị sự nghiệp ngoài nhà nước; khu vực nước ngoài; nhà thầu; tổ chức/cơ quan khác.

(3), (11), (12) Ghi rõ theo thứ tự số nhà, đường phố; thôn, làng, ấp, bản, buôn, bon, phum, sóc, tổ dân phố, khu phố, khối phố, khóm, tiểu khu; xã/phường/đặc khu; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

(4) Ghi theo mã ngành kinh tế cấp 1 quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06/7/2018 ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

(5) Ghi theo danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật.

(6) Ghi cụ thể: Nhà quản lý; Giám đốc điều hành; chuyên gia; lao động kỹ thuật.

(7) Ghi cụ thể tên công việc/nghề nghiệp dự kiến làm theo mã nghề cấp 3 của Phụ lục I tại Quyết định số 34/ 2020/ QĐ-TTg ngày 26/11/2020 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục nghề nghiệp Việt Nam.