Chỉ dẫn triển khai Quy trình cấp lại giấy phép lao động dành cho nhân sự ngoại quốc công tác tại Việt Nam theo bộ hồ sơ mới nhất năm 2026 dựa trên Quyết định 526/QĐ-BNV ban hành ngày 13/05/2026 công khai các thủ tục hành chính được điều chỉnh, bổ sung liên đới tới người lao động nước ngoài làm việc trên lãnh thổ Việt Nam trong phân khúc việc làm thuộc thẩm quyền quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ, chính thức áp dụng từ ngày 13/05/2026.

1. Các bước triển khai thực hiện:

Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động chuyển bộ hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy phép lao động bằng hình thức điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; gửi trực tiếp, chuyển qua mạng lưới bưu chính công ích, sử dụng dịch vụ thuê ngoài từ tổ chức, cá nhân hoặc thông qua đại diện ủy quyền gửi tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trên địa bàn địa phương nơi nhân sự ngoại quốc dự định thực hiện công việc.

Bước 2: Hệ thống Cổng Dịch vụ công quốc gia cùng Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa phương thực hiện luân chuyển bộ hồ sơ dựa theo các nguyên tắc pháp lý về giải quyết thủ tục hành chính dựa trên phương thức một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận tiếp nhận và Cổng Dịch vụ công quốc gia tới đơn vị có thẩm quyền tại địa bàn giải quyết quy trình hành chính cấp lại giấy phép lao động.

Bước 3: Trong vòng 03 ngày làm việc, tính từ thời điểm tiếp nhận trọn vẹn bộ hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy phép lao động, đơn vị chức năng tại địa phương hoàn tất xử lý thủ tục hành chính cấp lại giấy phép lao động cho nhân sự ngoại quốc.
Đối với tình huống từ chối cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, bắt buộc phải phát hành văn bản phản hồi và giải trình chi tiết nguyên nhân.

2. Phương thức triển khai thực hiện:

Trực tuyến thông qua mạng lưới Cổng Dịch vụ công quốc gia; chuyển trực tiếp, thông qua hệ thống bưu chính công ích, thuê các đơn vị/cá nhân cung ứng dịch vụ hoặc ủy quyền gửi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công trên địa bàn địa phương.

3. Cấu phần và định lượng bộ hồ sơ:

a) Các danh mục giấy tờ trong hồ sơ:

(1) Đơn yêu cầu cấp lại giấy phép lao động từ phía bên sử dụng nhân lực tuân thủ Mẫu số 03 tại Phụ lục đi kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

(2) 02 tấm hình màu (khổ ảnh 4 cm x 6 cm, nền trắng, diện mạo nhìn trực diện, đầu trần, không sử dụng kính mắt).

(3) Tài liệu xác minh sự điều chỉnh một trong các thông tin ghi nhận trên giấy phép lao động đang trong thời hiệu hiệu lực: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; cập nhật tên mới của đơn vị sử dụng lao động nhưng giữ nguyên mã số định danh của bên sử dụng lao động.

(4) Văn bản giấy phép lao động đang còn hạn định sử dụng, ngoại trừ tình huống bị thất lạc hoặc rách nát, hư hại dẫn đến không thể sử dụng.

c) Định lượng số bộ hồ sơ:

01 bộ hoàn chỉnh.

4. Quỹ thời gian xử lý thủ tục:

03 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận trọn vẹn bộ hồ sơ đúng chuẩn quy định.

5. Đối tượng tiến hành quy trình hành chính:

Bên sử dụng lao động.

6. Cơ quan chức năng xử lý thủ tục hành chính:

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;

Hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt văn phòng/trụ sở chính của đơn vị sử dụng lao động đối với tình huống nhân sự nước ngoài cùng lúc thực hiện công việc cho một tổ chức trên địa bàn nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau.

Hoặc đơn vị có chức năng dựa trên văn bản quyết định ủy quyền, phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

7. Đầu ra của thủ tục hành chính:

Văn bản Giấy phép lao động.

Hoặc văn bản thông báo trả lời đính kèm giải trình nguyên nhân chi tiết đối với tình huống từ chối cấp lại giấy phép lao động.

8. Phí và lệ phí hành chính:

Thực hiện chi trả dựa theo các quy chuẩn tại văn bản chỉ dẫn Luật Phí và lệ phí nằm trong phạm vi phê duyệt của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

9. Tên gọi biểu mẫu đơn, tờ khai hành chính:

Đơn yêu cầu cấp lại giấy phép lao động (Mẫu số 03 thuộc Phụ lục I ban hành đính kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

10. Tiêu chuẩn, điều kiện triển khai thủ tục hành chính:

a) Những hoàn cảnh áp dụng quy trình cấp lại giấy phép lao động gồm:

(1) Văn bản giấy phép lao động đang còn hạn định sử dụng bị thất lạc hoặc rách nát, hư hại dẫn đến không thể sử dụng.

(2) Điều chỉnh một trong các thông tin ghi nhận trên giấy phép lao động đang trong thời hiệu hiệu lực: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; cập nhật tên mới của đơn vị sử dụng lao động nhưng giữ nguyên mã số định danh của bên sử dụng lao động.

b) Hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và xác thực hệ thống hồ sơ giấy tờ:

(1) Hệ thống các danh mục giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động áp dụng cho lao động ngoại quốc, nếu do cơ quan nước ngoài ban hành bắt buộc phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, ngoại trừ tình huống được miễn trừ dựa theo nội dung các điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cùng quốc gia liên quan đều tham gia ký kết, hoặc triển khai theo nguyên tắc có đi có lại, hoặc căn cứ pháp luật hiện hành quy định.

(2) Hệ thống hồ sơ giấy tờ sau khi hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự bắt buộc phải được chuyển dịch ngôn ngữ sang tiếng Việt và thực hiện chứng thực tuân thủ quy chuẩn pháp luật. Tình huống hồ sơ tài liệu xuất trình là bản chụp/sao, phải tiến hành đối chiếu chứng thực tính chuẩn xác với bản gốc trước khi thực hiện dịch thuật sang tiếng Việt và xác thực đóng dấu theo luật định.

11. Nền tảng văn bản pháp lý làm căn cứ:

Văn bản Bộ luật Lao động ban hành năm 2019.

Văn bản Nghị định số 219/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 07 tháng 8 năm 2025 điều chỉnh về đối tượng lao động ngoại quốc thực hiện công việc tại Việt Nam.

Ghi chú: Quy trình hành chính này đã thực hiện điều chỉnh, bổ sung các tiêu chuẩn, điều kiện vận hành thực tế.