Cập nhật chính sách thuế là nhiệm vụ cốt lõi để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý. Từ năm tài chính 2026, các quy định về chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN đã có nhiều thay đổi quan trọng theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Dưới đây là danh mục tổng hợp các khoản chi phí bị khống chế mức trần mà kế toán doanh nghiệp bắt buộc phải nắm vững để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

1. Các Khoản Chi Cho Người Lao Động Bị Khống Chế Định Mức

Chi phí nhân sự luôn là mục tiêu kiểm tra hàng đầu của cơ quan thuế. Trong năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý các hạn mức khống chế sau:

1.1. Tiền lương chưa chi và Quỹ lương dự phòng (Trần 17%)

Quy định khống chế: Các khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp đã hạch toán vào chi phí nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trả sẽ bị loại bỏ hoàn toàn.

Hạn mức quỹ lương dự phòng: Doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương để chi trả cho năm sau nhưng mức trích không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Điều kiện đi kèm: Việc trích lập dự phòng phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng này thì phải hạch toán giảm chi phí của năm sau.

1.2. Chi phí trang phục cho nhân viên (Mức trần 5 triệu đồng)

Chi bằng tiền mặt/chuyển khoản: Khống chế mức chi tối đa không quá 05 triệu đồng/người/năm. Phần chi vượt định mức sẽ là chi phí không được trừ.

Chi bằng hiện vật: Không bị khống chế mức trần tối đa, doanh nghiệp được trừ toàn bộ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Chi kết hợp cả hai: Phần chi bằng tiền vẫn bị khống chế tối đa 05 triệu đồng/người/năm, phần hiện vật phải đảm bảo có hóa đơn tài chính.

1.3. Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (Hạn mức 1 tháng lương)

Danh mục chi phúc lợi bao gồm: Chi đám hiếu hỷ; nghỉ mát; hỗ trợ điều trị khám chữa bệnh; hỗ trợ học tập bổ sung; hỗ trợ thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; khen thưởng con cái; hỗ trợ tàu xe đi lại ngày lễ tết; bảo hiểm sức khỏe hoặc bảo hiểm tai nạn tự nguyện.

Mức khống chế trần: Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

1.4. Bảo hiểm tự nguyện và Bảo hiểm nhân thọ (Hạn mức 5 triệu đồng)

Mức khống chế: Các khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên bị áp mức trần tối đa 05 triệu đồng/tháng/người.

Điều kiện ghi nhận: Khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty. Đồng thời, doanh nghiệp không được nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.

2. Quy Định Khống Chế Chi Phí Lãi Vay Năm 2026

Chi phí lãi vay tiền vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự điều phối nghiêm ngặt bởi ba quy định chặn trần độc lập:

2.1. Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu

Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư đã đăng ký theo tiến độ ghi trong điều lệ, phần chi phí trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn thiếu sẽ bị loại bỏ hoàn toàn 100%, kể cả khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động.

2.2. Lãi vay từ đối tượng phi tín dụng (Trần 20%/năm)

Khi doanh nghiệp đi vay tiền của các cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh thông thường (không phải tổ chức tín dụng), mức lãi suất thỏa thuận không được vượt quá 20%/năm theo quy định tại Điều 468 Bộ luật Dân sự. Phần chi phí lãi vay vượt quá mức 20%/năm sẽ bị tính vào chi phí không được trừ.

2.3. Chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết (Trần 30% EBITDA)

Đối với các doanh nghiệp có quan hệ liên kết, tổng chi phí lãi vay hợp lý sau khi cấn trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ không được vượt quá 30% chỉ số EBITDA của doanh nghiệp.

Phần chi phí lãi vay vượt trần được phép chuyển liên tục sang các kỳ tính thuế tiếp theo nhưng thời gian chuyển tối đa không quá 05 năm.

3. Khống Chế Khấu Hao Tài Sản Cố Định (TSCĐ)

Doanh nghiệp bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các khoản trích khấu hao tài sản sai định mức sau:

3.1. Khống chế nguyên giá xe ô tô chở người dưới 9 chỗ (Mức trần 1.6 tỷ đồng)

Mức khống chế: Không được tính vào chi phí được trừ phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1.6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống.

Ngoại lệ: Quy định khống chế này không áp dụng đối với ô tô chuyên dùng kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc xe làm mẫu, lái thử.

Lưu ý về thuế GTGT: Số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá xe vượt trên 1.6 tỷ đồng cũng không được khấu trừ và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

3.2. Khấu hao tàu bay dân dụng và du thuyền

Bị loại bỏ hoàn toàn 100% chi phí khấu hao nếu doanh nghiệp đăng ký hạch toán tài sản là máy bay, trực thăng, tàu lượn, du thuyền nhưng thực tế không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch hoặc khách sạn.

3.3. Công trình xây dựng trên đất và tài sản tạm dừng hoạt động

Công trình trên đất: Nếu công trình vừa dùng cho kinh doanh vừa dùng cho mục đích khác, doanh nghiệp phải tách diện tích và loại trừ phần chi phí khấu hao tương ứng với diện tích không phục vụ sản xuất kinh doanh.

Tài sản tạm dừng hoạt động: Doanh nghiệp chỉ được trừ chi phí khấu hao trong thời gian tài sản tạm dừng nếu thời gian dừng do mùa vụ dưới 09 tháng, hoặc dừng để sửa chữa, bảo trì định kỳ, di dời địa điểm dưới 12 tháng.

3.4. Khống chế mức khấu hao đối với quyền sử dụng đất

Quyền sử dụng đất lâu dài có mức khấu hao khống chế là 0% (Tuyệt đối không được trích khấu hao hoặc phân bổ vào chi phí được trừ). Đối với quyền sử dụng đất có thời hạn, doanh nghiệp được phép phân bổ dần vào chi phí theo thời hạn ghi trên giấy chứng nhận.

4. Hạn Mức Phân Bổ Công Cụ Dụng Cụ Và Sửa Chữa Tài Sản Đi Thuê (Tối Đa 3 Năm)

Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian khống chế phân bổ đối với các tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định:

Thời gian phân bổ tối đa: Các khoản chi mua công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển; chi phí sửa chữa nâng cấp tài sản cố định đi thuê; chi phí mua tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại chỉ được phép phân bổ dần vào chi phí kinh doanh với thời gian tối đa không quá 03 năm.

Góp vốn bằng lợi thế kinh doanh: Trường hợp doanh nghiệp dùng giá trị lợi thế kinh doanh hoặc quyền sử dụng thương hiệu để đi góp vốn vào đơn vị khác thì giá trị góp vốn này không được tính vào chi phí được trừ.

5. Khống Chế Chi Phí Theo Pháp Luật Chuyên Ngành Và Ngành Đặc Thù

5.1. Chi phí làm thêm giờ và hoạt động quảng cáo

Bị loại bỏ các khoản chi tiền lương làm thêm giờ vượt quá tổng số giờ quy định của Pháp luật về Lao động.

Bị loại chi phí quảng cáo đối với các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm quảng cáo hoặc quảng cáo các sản phẩm bắt buộc đăng ký nhưng doanh nghiệp không thực hiện đăng ký với cơ quan quản lý.

5.2. Hạn mức phân bổ chi phí quản lý từ công ty mẹ ở nước ngoài

Cơ sở thường trú tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài bị khống chế mức chi phí quản lý do công ty mẹ ở nước ngoài phân bổ theo công thức tỷ lệ doanh thu thuần trong kỳ.

5.3. Định mức chi phí đối với hoạt động kinh doanh Casino và trò chơi điện tử

Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc thuê đơn vị quản lý vận hành hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng hoặc kinh doanh casino bị khống chế tối đa không vượt quá 4% doanh thu của hoạt động này.

5.4. Chi phí phát sinh trong hợp đồng dự án BT, BOT, BTO

Doanh nghiệp thực hiện dự án được quyền lựa chọn phân bổ chi phí trả lãi tiền vay theo tỷ lệ doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ dựa trên phương án tài chính đã duyệt. Phần chi phí trả lãi thực tế vượt mức phân bổ theo doanh thu sẽ không được trừ trong kỳ mà phải kết chuyển chuyển sang các kỳ tính thuế tiếp theo.

5.5. Tỷ lệ thu hồi chi phí trong hợp đồng dầu khí

Phần chi phí được phép thu hồi vượt quá tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí được duyệt sẽ không được trừ. Trường hợp hợp đồng không quy định rõ về tỷ lệ thu hồi chi phí, pháp luật áp mức trần khống chế không vượt quá 35% tổng chi phí phát sinh.

Kết Luận Quy Trình Xử Lý Cho Kế Toán

Mọi khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp dù là chi phí hợp lý hay chi phí bị khống chế vượt định mức nêu trên, kế toán vẫn phải thực hiện hạch toán đầy đủ vào sổ sách kế toán theo đúng thực tế dòng tiền dựa trên quy định của Luật Kế toán.

Đến cuối năm, khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu số 03/TNDN), kế toán có trách nhiệm chủ động bóc tách toàn bộ phần chi phí vượt định mức khống chế này để nhập vào Chỉ tiêu [B4] (Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế) nhằm làm tăng thu nhập chịu thuế, tính đúng số thuế TNDN phải nộp mà không làm sai lệch số liệu trên Báo cáo tài chính.