Dưới đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn về chi phí lãi vay được chuyển đổi hoàn toàn thành văn bản dạng văn xuôi (text cơ bản), hoàn toàn không chứa các cấu phần giao diện hay mã lệnh phức tạp, giúp bạn dễ dàng lưu trữ, sao chép hoặc in ấn khi cần thiết.

CẨM NANG TOÀN DIỆN VỀ CHI PHÍ LÃI VAY THEO QUY ĐỊNH MỚI NĂM 2026

Chi phí lãi vay phục vụ sản xuất kinh doanh là khoản mục rất quan trọng nhưng thường bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ vì có nhiều hạn mức khống chế đan xen. Nội dung dưới đây hệ thống hóa toàn bộ quy định theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

1. Các hạn mức khống chế chi phí lãi vay hiện nay

Chi phí tiền lãi vay không phải lúc nào cũng được trừ toàn bộ, mà chịu sự điều phối sát sao của ba quy định khống chế độc lập:

Khống chế theo tiến độ góp vốn điều lệ: Nếu công ty chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ đã đăng ký, phần chi phí lãi vay tương ứng với số vốn còn thiếu sẽ bị loại trừ, không được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp số tiền đi vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu: Toàn bộ chi phí lãi vay phát sinh của khoản vay này sẽ bị loại 100%. Ví dụ, nếu bạn còn thiếu 300 triệu đồng vốn điều lệ nhưng đi vay 200 triệu đồng, toàn bộ tiền lãi của khoản vay 200 triệu này không được tính vào chi phí hợp lý.

Trường hợp số tiền đi vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu: Nếu vay nhiều nơi, số lãi vay không được trừ sẽ tính theo tỷ lệ giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân với tổng số lãi vay. Nếu chỉ phát sinh một khoản vay độc nhất, số lãi vay không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân với lãi suất khoản vay nhân với thời gian thiếu vốn.

Khống chế theo trần lãi suất của Bộ luật Dân sự: Khi doanh nghiệp đi vay vốn của các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng (như vay của cá nhân hoặc các công ty thương mại thông thường), mức lãi suất thỏa thuận không được vượt quá 20%/năm. Phần chi phí trả lãi vay vượt trên ngưỡng 20%/năm này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn.

Khống chế trần 30% EBITDA đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết: Khi doanh nghiệp có mối quan hệ liên kết và phát sinh giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ (sau khi trừ đi lãi tiền gửi và lãi cho vay) sẽ bị khống chế ở mức trần tối đa là 30% tổng chỉ số EBITDA của doanh nghiệp trong kỳ.

2. Điều kiện để chi phí lãi vay được tính là chi phí hợp lý

Để phần chi phí lãi vay hợp pháp trong định mức được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ đáp ứng đủ các tiêu chuẩn sau:

Mục đích sử dụng vốn: Khoản tiền vay phải chứng minh được là sử dụng trực tiếp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo ra doanh thu cho công ty. Nếu vay trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản, phần lãi vay này phải được vốn hóa (cộng gộp) vào giá trị tài sản hoặc công trình đầu tư chứ không tính vào chi phí vận hành trong kỳ.

Quy định nghiêm ngặt về dòng tiền:

Nếu vay lẫn nhau giữa các doanh nghiệp: Theo Thông tư 09/2015/TT-BTC, các doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (như Ủy nhiệm chi, chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng). Việc dùng tiền mặt để giải ngân hoặc trả nợ gốc/lãi vay giữa các công ty sẽ làm khoản chi phí lãi vay bị loại bỏ ngay lập tức.

Nếu vay của cá nhân: Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu số tiền chi trả lãi vay từng lần cho cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo nguyên tắc không dùng tiền mặt.

Hóa đơn và chứng từ pháp lý:

Khi vay của doanh nghiệp: Bên cho vay phải lập và xuất hóa đơn tài chính đối với tiền lãi vay nhận được (khoản này thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng).

Khi vay của cá nhân: Bộ hồ sơ của doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ Hợp đồng vay vốn; Chứng từ chuyển khoản trả tiền lãi; và Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 5% từ đầu tư vốn do doanh nghiệp trích giữ lại và nộp thay cho cá nhân vào Ngân sách Nhà nước.

3. Quy định chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết (Trần 30% EBITDA)

Đối với các công ty có giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay hợp lý sau khi trừ đi lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ không được vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay thuần cộng chi phí khấu hao trong kỳ (gọi tắt là trần 30% EBITDA).

Phần chi phí lãi vay vượt trần bị loại trong năm hiện tại sẽ không mất đi hoàn toàn mà được phép theo dõi riêng để chuyển sang các kỳ tính thuế tiếp theo. Thời gian cho phép chuyển chi phí lãi vay vượt trần này tính liên tục không quá 05 năm, kể từ năm tiếp sau năm phát sinh khoản chi phí bị loại đó. Doanh nghiệp sẽ được bù trừ vào chi phí năm sau nếu tổng chi phí lãi vay phát sinh của năm sau thấp hơn mức trần quy định.

4. Cách hạch toán và xử lý chi phí lãi vay không được trừ

Theo chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm 2026), một khoản chi bị cơ quan thuế loại trừ không làm thay đổi bản chất ghi nhận trên sổ sách kế toán. Kế toán không được tự ý ghi giảm chi phí trên tài khoản mà phải phản ánh đúng dòng tiền thực tế ra của doanh nghiệp theo các bước:

Hạch toán phát sinh trong kỳ: Khi tính toán hoặc thực chi trả tiền lãi vay (dù khoản lãi đó có hợp lý về thuế hay không), kế toán vẫn ghi nhận toàn bộ số tiền lãi phải trả vào chi phí tài chính:

Ghi Nợ tài khoản 635 (Chi phí tài chính) cho tổng số tiền lãi vay thực tế phát sinh.

Ghi Có tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu chuyển khoản trả tiền.

Ghi Có tài khoản 3335 (Thuế thu nhập cá nhân) nếu trích giữ lại 5% thuế đầu tư vốn của cá nhân.

Kết chuyển cuối kỳ: Cuối tháng hoặc cuối năm tài chính, kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ số dư từ tài khoản 635 sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, tính ra số Lợi nhuận kế toán trước thuế thực tế của công ty.

Xử lý khi quyết toán thuế: Kế toán tập hợp toàn bộ phần chi phí lãi vay không được trừ phát sinh trong năm (ví dụ phần lãi vay do thiếu vốn điều lệ hoặc phần vượt trần lãi suất Bộ luật Dân sự). Đến cuối năm, khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu số 03/TNDN), kế toán nhập tổng số tiền chi phí lãi vay bị loại này vào Chỉ tiêu [B4] (Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế). Hành động này sẽ tự động làm tăng thu nhập tính thuế để tính ra số thuế TNDN phải nộp chính xác cho cơ quan thuế, đồng thời bảo đảm số liệu tiền và lợi nhuận trên Báo cáo tài chính khớp đúng với thực tế dòng tiền trong két của doanh nghiệp.