CẨM NANG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN NĂM 2026

(Hệ thống hóa toàn bộ 23 nhóm chi phí bị loại theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15)

Để giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa số thuế TNDN phải nộp trong kỳ quyết toán năm 2026, toàn bộ 23 khoản chi phí không được trừ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã được phân loại và hệ thống hóa thành 6 nhóm mục tiêu dưới đây.

I. NHÓM CHI PHÍ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG VÀ PHÚC LỢI VI PHẠM ĐỊNH MỨC

Chi phí nhân sự là mảng bị cơ quan thuế bóc tách nhiều nhất nếu kế toán không lưu ý các điều kiện về hồ sơ và hạn mức khống chế mới.

1. Chi phí tiền lương, tiền công vi phạm quy định dòng tiền và thời hạn

Hạch toán nhưng thực tế không chi trả: Khoản lương, thưởng đã tính vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế doanh nghiệp không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp.

⚠️ Quy định bắt buộc chuyển khoản lương từ 05 triệu đồng: Kể từ ngày 15/12/2025, tiền lương, tiền công từng lần chi trả từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng). Mọi khoản lương từ 05 triệu đồng trở lên chi bằng tiền mặt sẽ bị loại bỏ 100% chi phí được trừ.

Lương chưa chi hết khi hết hạn quyết toán: Tiền lương, phụ cấp hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi, trừ trường hợp có trích lập Quỹ lương dự phòng (tối đa 17% quỹ lương thực hiện, trích lập không được làm doanh nghiệp bị lỗ). Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính chưa sử dụng hết quỹ dự phòng phải ghi giảm chi phí năm sau.

Thiếu văn bản quy định cụ thể: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động (HĐLĐ); Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.

Lương của chủ sở hữu: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ. Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh.

2. Chi trang phục, bảo hiểm tự nguyện và phúc lợi trực tiếp vượt trần

Chi trang phục (Đồng phục): Phần chi bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Phần chi bằng hiện vật không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ: Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên. Doanh nghiệp sẽ bị loại toàn bộ khoản này nếu còn nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.

Chi phúc lợi trực tiếp vượt trần 01 tháng lương: Phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho nhân viên (hiếu hỷ, nghỉ mát, khám chữa bệnh, học tập, hỗ trợ thiên tai, tai nạn, khen thưởng con cái, tàu xe ngày lễ tết, bảo hiểm sức khỏe/tai nạn tự nguyện...) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

3. Thưởng sáng kiến, công tác phí và trợ cấp sai quy định

Thưởng sáng kiến: Chi thưởng sáng kiến, cải tiến nhưng doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể và không thành lập hội đồng nghiệm thu sáng kiến.

Phụ cấp nghỉ phép: Chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.

Công tác phí: Chi phí đi lại, lưu trú không có đủ hóa đơn chứng từ. Đối với công tác phí từ 05 triệu đồng trở lên do cá nhân tự thanh toán bằng thẻ cá nhân, nếu muốn được trừ phải đáp ứng đủ: có hóa đơn mang tên công ty, có quyết định cử đi công tác và quy chế nội bộ cho phép cá nhân quẹt thẻ trước - công ty chuyển khoản hoàn trả sau.

Chi thêm cho lao động nữ và dân tộc thiểu số: Các khoản chi thêm (đào tạo lại, tiền lương giáo viên mẫu giáo, khám phụ khoa thêm trong năm, bồi dưỡng sau sinh, học phí học nghề...) chi sai đối tượng hoặc sai mục đích.

Trợ cấp thôi việc, mất việc: Chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm, bồi thường tai nạn lao động không theo đúng quy định pháp luật.

Chi phí giải trí cá nhân: Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn hoặc chi phí chơi gôn của nhân sự.

II. NHÓM CHI PHÍ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TSCĐ) SAI QUY ĐỊNH

1. Vi phạm nguyên tắc sử dụng và quyền sở hữu

Khấu hao đối với TSCĐ không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (ngoại trừ các tài sản phúc lợi phục vụ người lao động trong khuôn viên DN như nhà ăn, nhà nghỉ giữa ca, nhà xe, xe đưa đón...).

Khấu hao đối với TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính).

Khấu hao đối với TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị (trừ trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép đánh giá lại).

2. Vượt định mức khung và các trường hợp khống chế đặc thù

Phần trích khấu hao không đúng hoặc vượt mức quy định tại khung thời gian của Bộ Tài chính (Thông tư 45/2013/TT-BTC). Doanh nghiệp trích khấu hao nhanh phải đảm bảo có lãi.

Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển không đủ điều kiện là TSCĐ nhưng phân bổ dần vào chi phí vượt quá tối đa 03 năm.

Khống chế nguyên giá xe ô tô dưới 9 chỗ: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc xe làm mẫu, lái thử). Phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ cũng không được tính vào chi phí được trừ.

Tàu bay, du thuyền: Phần trích khấu hao đối với máy bay, trực thăng, tàu lượn, du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn.

Công trình trên đất: Phần chi phí khấu hao tương ứng với phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không phục vụ người lao động. Công trình trên đất thuê/mượn không có đủ sổ đỏ đứng tên doanh nghiệp hoặc hợp đồng thuê đất/mượn đất hợp pháp.

Tạm dừng hoạt động quá thời gian khống chế: Khấu hao của tài sản tạm dừng do mùa vụ vượt quá 09 tháng; tạm dừng để sửa chữa, bảo trì, di dời vượt quá 12 tháng.

Quyền sử dụng đất lâu dài: Tuyệt đối không được trích khấu hao và phân bổ vào chi phí được trừ.

III. NHÓM CHI PHÍ TÀI CHÍNH: LÃI VAY VÀ CHÊNH LỆCH TỶ GIÁ

1. Chi phí lãi vay bị loại trừ do thiếu vốn hoặc vượt trần

Lãi vay tương ứng vốn điều lệ còn thiếu: Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn, kể cả khi doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.

Lãi vay vốn đầu tư xây dựng cơ bản: Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vốn hóa vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.

Vay đối tượng phi tín dụng vượt trần lãi suất: Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng (vay cá nhân, vay công ty thông thường) vượt quá 20%/năm theo quy định tại Điều 468 Bộ luật Dân sự.

Lãi vay trong giao dịch liên kết: Phần chi phí lãi vay thuần vượt quá mức trần 30% chỉ số EBITDA của doanh nghiệp có phát sinh quan hệ liên kết trong kỳ.

2. Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại tài sản cuối kỳ

Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với khoản lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế đối với: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ.

Lưu ý: Chỉ có khoản lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ thì mới được tính vào chi phí được trừ.

IV. NHÓM CHỨNG TỪ HOÁ ĐƠN, DÒNG TIỀN THANH TOÁN VÀ NGUYÊN TẮC PHÙ HỢP

1. Vi phạm điều kiện hóa đơn và hạn mức không dùng tiền mặt

Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện chung (không liên quan đến sản xuất kinh doanh, không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp).

Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần hoặc cộng gộp trong ngày của cùng một người bán có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế) nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chi bằng tiền mặt).

2. Vi phạm nguyên tắc phù hợp (Doanh thu - Chi phí)

Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế trong kỳ (trừ 9 trường hợp đặc thù được phép như chi phí đấu thầu hỏng, chi phí R&D dừng triển khai, chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn sử dụng...).

Ví dụ: Hạch toán sót giá vốn của hàng hóa đã bán từ năm 2025 sang năm chi phí của năm 2026 mà không làm tờ khai điều chỉnh bổ sung cho năm 2025.

3. Tiền điện, nước thuê địa điểm mang tên chủ nhà

Doanh nghiệp thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh thanh toán tiền điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc thanh toán lại cho chủ nhà nhưng thiếu hợp đồng thuê nhà hoặc thiếu chứng từ thanh toán dòng tiền phù hợp với số lượng tiêu thụ thực tế.

4. Chi phí liên quan đến thuế và tiền chậm nộp

Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế; thuế GTGT nộp theo phương pháp khấu trừ.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp nộp thay thuế nhà thầu theo hợp đồng giá Net).

Thuế Thu nhập cá nhân (trừ trường hợp ký hợp đồng lao động theo hình thức lương Net).

Các khoản tiền chậm nộp thuế, chậm nộp phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế.

V. NHÓM TRÍCH TRƯỚC, DỰ PHÒNG VÀ PHÂN BỔ TÀI SẢN TRẢ TRƯỚC

1. Trích trước chi phí không thực tế

Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ (như trích trước sửa chữa lớn TSCĐ, trích trước đối với hoạt động đã tính doanh thu nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng) mà đến khi hết kỳ hạn, hết chu kỳ thực tế chưa chi hoặc chi không hết nhưng không thực hiện hoàn nhập ghi giảm chi phí.

2. Trích lập dự phòng sai quy định

Trích lập và sử dụng các khoản dự phòng không theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính, bao gồm: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp và dự phòng rủi ro nghề nghiệp.

3. Phân bổ tài sản đi thuê và lợi thế kinh doanh

Phần chi phí thuê TSCĐ vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê đã trả tiền trước.

Chi phí sửa chữa, nâng cấp tài sản đi thuê; chi phí mua tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, quyền sử dụng thương hiệu phân bổ vượt quá thời gian khống chế tối đa 03 năm.

Giá trị lợi thế kinh doanh hoặc giá trị quyền sử dụng thương hiệu dùng để đi góp vốn vào doanh nghiệp khác.

VI. NHÓM CÁC KHOẢN TIỀN PHẠT HÀNH CHÍNH VÀ CHI PHÍ THEO NGÀNH ĐẶC THÙ

1. Tiền phạt vi phạm hành chính

Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt hành chính khác.

2. Chi phí tài trợ nằm ngoài danh mục cho phép

Chi tài trợ, chi ủng hộ địa phương, chi ủng hộ các đoàn thể, tổ chức xã hội, chi từ thiện nằm ngoài 7 nhóm đối tượng được luật cho phép (7 nhóm được phép gồm tài trợ giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết cho đối tượng chính sách, tài trợ địa bàn đặc biệt khó khăn theo đề án, tài trợ nghiên cứu khoa học/chuyển đổi số).

3. Vi phạm quy định pháp luật chuyên ngành

Khoản chi cho người lao động làm thêm giờ vượt mức trần thời gian quy định của Luật Lao động.

Khoản chi quảng cáo đối với các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm quảng cáo hoặc chưa đăng ký giấy phép quảng cáo theo quy định.

4. Chi phí phân bổ đặc thù và các ngành kinh doanh có điều kiện

Công ty nước ngoài phân bổ chi phí cho cơ sở thường trú tại VN: Phần chi phí quản lý kinh doanh vượt quá tỷ lệ tính theo công thức phân bổ doanh thu giữa cơ sở thường trú tại Việt Nam so với tổng doanh thu toàn cầu của công ty mẹ.

Kinh doanh Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chi phí thuê đơn vị quản lý vận hành hoạt động vượt quá mức trần 4% doanh thu.

Khai thác khoáng sản: Số tiền cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức tiền phải nộp hàng năm tính theo sản lượng thực tế.

Hợp đồng dự án BT, BOT, BTO: Phần chi phí trả lãi tiền vay thực tế phát sinh trong kỳ vượt quá mức chi phí lãi vay phân bổ theo tỷ lệ tỷ trọng doanh thu thực hiện dựa trên phương án tài chính đã phê duyệt.

Hoạt động Dầu khí: Phần chi phí được phép thu hồi vượt quá tỷ lệ quy định tại hợp đồng dầu khí được duyệt (hoặc vượt quá 35% tổng chi phí nếu hợp đồng không quy định tỷ lệ). Chi lãi đối với khoản đầu tư tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ; các loại hoa hồng dầu khí không được tính vào chi phí thu hồi.

Phát hành cổ phiếu: Các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc phát hành cổ phiếu, trả cổ tức (trừ loại cổ phiếu thuộc nợ phải trả), chi phí mua cổ phiếu quỹ và các khoản chi trực tiếp làm tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.

BẢNG TỔNG HỢP NHANH PHƯƠNG PHÁP XỬ LÝ QUYẾT TOÁN THUẾ TNDN