Các khoản chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế 2026

Nguyên tắc phù hợp (Matching Principle) giữa doanh nghiệp thu tính thuế và chi phí phát sinh là một trong những chiếc "gờ giảm tốc" lớn nhất mà cơ quan thuế dùng để kiểm tra sổ sách khi quyết toán.

Đúng như nội dung bạn đã hệ thống, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định rất rõ: Mọi khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế đều bị loại bỏ khỏi chi phí hợp lý (Khoản 22 Điều 10), ngoại trừ 9 trường hợp đặc thù được pháp luật "mở đường" để hỗ trợ doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị, đầu tư hoặc xử lý rủi ro (Điểm i Khoản 2 Điều 9).

Dưới đây là bảng tổng hợp và cẩm nang hướng dẫn xử lý kế toán đối với các trường hợp này để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026.

I. DANH MỤC 9 KHOẢN CHI CHƯA CÓ DOANH THU VẪN ĐƯỢC TRỪ

Pháp luật thuế TNDN hiện hành thừa nhận một số khoản chi mang tính chất "đầu tư trước, sinh lời sau" hoặc "chi phí xử lý rủi ro". Dù chưa tạo ra doanh thu tương ứng trong kỳ, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu lưu trữ đủ hồ sơ:

STT	Nhóm chi phí đặc thù	Phạm vi ghi nhận chi phí được trừ	Yêu cầu hồ sơ chứng từ bắt buộc
1	Chi phí tham gia đấu thầu	Toàn bộ các khoản chi phí mà bên tham gia dự thầu đã bỏ ra nhưng kết quả không trúng thầu.	Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, văn bản thông báo kết quả đấu thầu của bên mời thầu.
2	Nghiên cứu thị trường & Sản phẩm mới	Chi phí nghiên cứu thị trường, sản phẩm, dịch vụ mới hoặc dự án phát triển sản phẩm mới nhưng không thành công hoặc dừng triển khai.	Phải có báo cáo nghiên cứu gửi cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành (nếu luật yêu cầu) hoặc lưu trữ báo cáo chi tiết tại doanh nghiệp (nếu luật không yêu cầu).

3	Tiền thuê đất & Phí hạ tầng trả trước	Tiền thuê đất, phí quản lý, duy trì cơ sở hạ tầng trả cho các chủ đầu tư KCN, KKT, khu công nghệ cao... hoặc thuê đất trực tiếp của Nhà nước trong thời gian đất/hạ tầng chưa tham gia vào sản xuất kinh doanh.	Hợp đồng thuê đất/hạ tầng, chứng từ thanh toán tiền ngân hàng. Địa điểm thuê phải là trụ sở hoặc nơi sản xuất kinh doanh dự kiến của DN.
4	Khấu hao tài sản cho thuê trống	Chi phí khấu hao hoặc phân bổ tài sản dùng cho thuê trong khoảng thời gian chưa tìm được khách thuê.	Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/sử dụng tài sản hợp pháp của DN; sổ sách theo dõi trích khấu hao liên tục.
5	Chi phí thành lập & Hoàn trả mặt bằng	Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh; chi phí khôi phục sau tạm ngừng; chi phí hoàn trả hiện trạng mặt bằng theo hợp đồng khi chấm dứt hoạt động.	Giấy phép ERC/đăng ký hoạt động; biên bản bàn giao hiện trạng trụ sở trước và sau khi bàn giao; hóa đơn chứng từ dọn dẹp, hoàn trả mặt bằng.
6	Marketing, giới thiệu sản phẩm trước bán hàng	Các khoản chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ trước khi chính thức tung ra thị trường hoặc trước khi có doanh thu bán hàng.	Có báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm/dịch vụ gửi cơ quan quản lý (nếu có) hoặc lưu trữ báo cáo chủ trương nội bộ tại doanh nghiệp.
7	Hủy hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời	Giá vốn của hàng hóa, vật tư, linh kiện bị hư hỏng do sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, lạc hậu mốt/kỹ thuật, lỗi thời, hàng cấm lưu thông... (trừ phần đã trích lập dự phòng) + chi phí phát sinh phục vụ việc hủy hàng.	Biên bản kiểm kê hàng hư hỏng; quyết định hủy hàng; hồ sơ phương án hủy; hóa đơn/chứng từ của đơn vị xử lý môi trường hoặc biên bản tự hủy có người chứng kiến.
8	Hủy tài sản cố định hư hỏng	Giá trị còn lại trên sổ sách kế toán của TSCĐ hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng + chi phí phát sinh phục vụ việc hủy tài sản.	Biên bản đánh giá tình trạng TSCĐ; quyết định thanh lý/hủy tài sản; biên bản hủy TSCĐ; chứng từ dòng tiền xử lý.
9	Hủy phế liệu, phế phẩm sản xuất	Toàn bộ chi phí tiêu hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình gia công, sản xuất.	Định mức kỹ thuật hao hụt; biên bản kiểm kê phế phẩm; chứng từ chi phí tiêu hủy.

II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ VIỆC SÓT GIÁ VỐN (COGS) GIỮA CÁC NĂM

Ví dụ bạn đưa ra về việc bỏ sót chi phí giá vốn hàng bán (COGS) của năm 2025 nhưng lại lười điều chỉnh mà hạch toán thẳng vào năm 2026 là một lỗi kinh điển trong nghề kế toán.

Khi cơ quan thuế vào thanh tra, họ sẽ đối chiếu doanh thu và giá vốn của năm 2026. Phần giá vốn sót của năm 2025 kéo sang sẽ làm sai lệch tỷ lệ lãi gộp của năm 2026, đồng thời vi phạm trực tiếp nguyên tắc phù hợp tại Khoản 22 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Hậu quả là doanh nghiệp sẽ bị loại thẳng tay khoản chi phí giá vốn này ra khỏi năm 2026, dẫn đến bị truy thu thuế TNDN và phạt chậm nộp rất nặng.

Quy trình xử lý chuẩn xác cho kế toán khi phát hiện sót chi phí năm trước:

Bước 1 - Sửa lỗi kế toán: Thực hiện điều chỉnh hồi tố trên sổ sách kế toán theo quy định của Chuẩn mực kế toán (hạch toán điều chỉnh vào số dư đầu năm của tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối TK 421, không đưa vào tài khoản chi phí TK 632 của năm hiện tại).

Bước 2 - Sửa lỗi Thuế (Kê khai bổ sung):

Nếu chưa nộp QTT năm trước: Nhanh chóng bổ sung chi phí vào phần mềm, hoàn thiện lại BCTC và Tờ khai quyết toán 03/TNDN đúng hạn.

Nếu đã nộp QTT năm trước: Lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN điều chỉnh bổ sung của chính năm phát sinh doanh thu (năm bị sót chi phí). Khai tăng chi phí được trừ để làm giảm số thuế TNDN phải nộp của năm đó (hoặc tăng số lỗ được chuyển), sau đó nộp lại bộ BCTC điều chỉnh kèm giải trình sang cơ quan thuế.

III. NGUYÊN TẮC LƯU TRỮ HỒ SƠ QUẢN TRỊ

Thông điệp cốt lõi từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Đối với tất cả các khoản chi chưa có doanh thu tương ứng nhưng được trừ nêu tại Mục I, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ, nguyên nhân, báo cáo chủ trương nội bộ ngay tại thời điểm phát sinh chi phí. Nếu đến kỳ thanh tra, doanh nghiệp mới cuống cuồng lập hồ sơ "hợp thức hóa" mà không chứng minh được tính liên tục và có thật của chiến dịch (như báo cáo R&D, biên bản hủy hàng thực tế tại thời điểm đó), cơ quan thuế hoàn toàn có quyền từ chối ghi nhận chi phí được trừ.

Hotline: 0983 542 571