CẨM NANG TOÀN DIỆN VỀ CÁC KHOẢN CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN NĂM 2026

(Hệ thống hóa chuyên sâu theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Hệ thống pháp luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 ghi nhận những thay đổi mang tính bước ngoặt về điều kiện dòng tiền và danh mục chi phí đặc thù. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các khoản chi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện chung và nằm trong danh mục chi phí hợp lý được quy định cụ thể dưới đây.

PHẦN I: 3 ĐIỀU KIỆN VÀNG ĐỂ KHOẢN CHI ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Mọi khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp muốn được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý trước hết phải vượt qua "bộ lọc" gồm 3 điều kiện cốt lõi:

1. Điều kiện về bản chất kinh doanh và cơ chế "Siêu khấu trừ R&D"

Khoản chi phải là chi phí thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Đặc biệt, luật thuế mới bổ sung cơ chế khuyến khích công nghệ:

Mức ưu đãi siêu khấu trừ R&D: Các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% giá trị thực tế chi trả.

Hạn mức khống chế ưu đãi: Việc áp dụng mức chi bổ sung (phần chênh lệch ưu đãi) phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ trong kỳ tính thuế.

Phạm vi loại trừ: Không áp dụng ưu đãi này đối với các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc khoản chi đã trích từ Quỹ phát triển khoa học công nghệ, Quỹ đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số của doanh nghiệp.

2. Điều kiện về tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn, doanh nghiệp được phép tự lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 02/TNDN) khi thu mua trực tiếp từ:

Người dân trực tiếp sản xuất, nuôi trồng, đánh bắt và bán ra các sản phẩm nông, lâm, thủy sản.

Người trực tiếp sản xuất thủ công bán ra các sản phẩm làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp.

Người trực tiếp thu nhặt phế liệu lẻ.

Hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra đồ dùng, tài sản cũ của chính họ.

Cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu trong năm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (Từ năm 2026 trở đi ngưỡng này là dưới 500 triệu đồng/năm).

Lưu ý về dòng tiền trên Bảng kê: Nếu tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong cùng một ngày của từng hộ, cá nhân nêu trên từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì Bảng kê mới hợp lệ.

3. Điều kiện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng

Hạn mức bắt buộc chuyển khoản đã được hạ từ 20 triệu đồng xuống còn từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) cho mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác từng lần.

Quy tắc cộng gộp trong ngày: Mua của cùng một người bán nhiều lần trong ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên vẫn bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng.

Cơ chế nhân viên mua hộ (Thẻ cá nhân): Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động trực tiếp quẹt thẻ cá nhân để thanh toán khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên phục vụ kinh doanh, chi phí vẫn được trừ nếu: có hóa đơn mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp; có quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền cho phép nhân viên thanh toán hộ; và doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho nhân viên bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng.

Xử lý công nợ chưa trả (Mua chịu): Tại thời điểm ghi nhận chi phí nếu chưa đến hạn trả tiền, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, đến kỳ thanh toán thực tế nếu doanh nghiệp lại dùng tiền mặt để trả cho hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên đó thì bắt buộc phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc trả tiền mặt.

PHẦN II: DANH MỤC CÁC KHOẢN CHI PHÍ ĐẶC THÙ ĐƯỢC PHÉP KHẤU TRỪ

Bên cạnh các chi phí vận hành cơ bản, doanh nghiệp được quyền tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi thực tế phát sinh sau:

Quốc phòng và An ninh: Chi thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và các nhiệm vụ an ninh khác.

Tổ chức đoàn thể nội bộ: Chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội nằm trong nội bộ doanh nghiệp.

Giáo dục nghề nghiệp và Đào tạo: Chi phí trả cho người dạy, tài liệu, thiết bị, vật liệu thực hành phục vụ hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo lại hoặc bồi dưỡng chuyên môn cho người lao động (bao gồm cả đào tạo tuyển dụng mới). Các khoản này phải được quy định chi tiết trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.

Y tế nơi làm việc: Chi thực hiện phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp (đào tạo cán bộ chuyên trách, tổ chức truyền thông, phí tư vấn, khám, xét nghiệm HIV và hỗ trợ người lao động nhiễm HIV/AIDS của công ty).

Tổn thất không được bồi thường: Phần giá trị thiệt hại thực tế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, thảm họa, tai nạn bất ngờ và các trường hợp bất khả kháng khác sau khi đã trừ đi phần giá trị được cơ quan bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác đền bù theo quy định.

Chi phí nhân sự biệt phái: Khoản chi thực tế cho người được điều động, biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát các tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt hoặc ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc.

Giảm phát thải và Môi trường: Chi phí liên quan trực tiếp đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và đạt mục tiêu net zero, giảm ô nhiễm môi trường gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đóng góp Quỹ bắt buộc: Các khoản doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp vào các Quỹ thành lập theo quyết định của Chính phủ/Thủ tướng Chính phủ (như Quỹ viễn thông công ích, Quỹ phòng chống tác hại thuốc lá, Quỹ bảo vệ môi trường Việt Nam...).

Hỗ trợ công trình công cộng: Khoản chi hỗ trợ xây dựng các công trình công cộng theo đúng quy chuẩn phân loại của pháp luật về xây dựng, đồng thời công trình này có phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

PHẦN III: DANH MỤC DANH DỰ 9 KHOẢN CHI CHƯA CÓ DOANH THU VẪN ĐƯỢC TRỪ

Đây là các khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh nhưng bản chất chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế, doanh nghiệp vẫn được bảo lưu tính vào chi phí hợp lý:

Chi phí đấu thầu thất bại: Toàn bộ các khoản chi phí mà bên tham gia dự thầu bắt buộc phải bỏ ra cho hoạt động dự thầu nhưng kết quả cuối cùng không trúng thầu.

Nghiên cứu sản phẩm/thị trường không thành công: Chi phí nghiên cứu thị trường, sản phẩm, dịch vụ mới hoặc dự án phát triển sản phẩm mới nhưng không thành công hoặc phải dừng triển khai. Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ báo cáo nghiên cứu chi tiết tại đơn vị (hoặc gửi cơ quan quản lý chuyên ngành nếu luật có yêu cầu).

Tiền thuê đất và phí hạ tầng chờ hoạt động: Tiền thuê đất, phí quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng trả cho doanh nghiệp kinh doanh hạ tầng KCN, KKT, khu công nghệ cao... hoặc tiền thuê đất trả cho Nhà nước đối với phần diện tích được xác định là địa điểm, trụ sở sản xuất kinh doanh tương lai nhưng trong kỳ chưa chính thức đi vào hoạt động.

Khấu hao tài sản cho thuê trống khách: Chi phí khấu hao hoặc phân bổ dần đối với các tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp dùng cho mục đích cho thuê nhưng đang trong thời gian trống, chưa tìm được khách thuê.

Chi phí thành lập và hoàn trả hiện trạng: Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh; chi phí khôi phục vận hành sau tạm dừng; chi phí dọn dẹp, phá dỡ để hoàn trả lại hiện trạng mặt bằng theo đúng cam kết hợp đồng trước khi chấm dứt hoạt động kinh doanh.

Marketing giới thiệu sản phẩm trước bán hàng: Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ được thực hiện trước thời điểm doanh nghiệp chính thức tung sản phẩm ra thị trường hoặc trước khi phát sinh doanh thu bán hàng (Doanh nghiệp lưu trữ báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất nội bộ).

Hủy hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời: Chi phí tiêu hủy hàng tồn kho bị hư hỏng do quá trình sinh hóa tự nhiên, lỗi thời kỹ thuật, lạc hậu mốt, hết hạn sử dụng, cấm lưu thông; chi phí hủy nguyên vật liệu, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng. Khoản chi được trừ bao gồm giá vốn hàng hủy (trừ phần đã trích lập dự phòng trước đó) và chi phí phục vụ hoạt động tiêu hủy.

Hủy tài sản cố định hư hỏng: Chi phí tiêu hủy tài sản cố định do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng, bao gồm giá trị còn lại trên sổ sách kế toán của tài sản đó và chi phí liên quan đến hoạt động tiêu hủy.

Hủy phế liệu, phế phẩm sản xuất: Toàn bộ chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình gia công, sản xuất của doanh nghiệp.

PHẦN IV: DANH MỤC CÁC KHOẢN TÀI TRỢ HỢP PHÁP ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ

Doanh nghiệp chỉ được trừ các khoản tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật nếu tài trợ đúng 7 nhóm đối tượng và mục đích được pháp luật quy định:

Tài trợ Giáo dục: Tài trợ cho các trường học thuộc hệ thống giáo dục quốc dân (không mang tính chất góp vốn, mua cổ phần); tài trợ cơ sở vật chất, thiết bị giảng dạy; tài trợ hoạt động thường xuyên của trường; tài trợ học bổng trực tiếp cho học sinh, sinh viên hoặc thông qua tổ chức có chức năng; tài trợ các cuộc thi học thuật của người học; tài trợ lập Quỹ khuyến học.

Tài trợ Y tế: Tài trợ cho các cơ sở y tế hợp pháp (không phải góp vốn kinh doanh); tài trợ thiết bị, dụng cụ y tế, thuốc chữa bệnh; tài trợ hoạt động thường xuyên của đơn vị khám chữa bệnh; tài trợ tiền/thuốc cho người bệnh thông qua tổ chức có chức năng huy động.

Tài trợ Văn hóa: Tài trợ cho bảo tàng, thư viện hoạt động hợp pháp; tài trợ trực tiếp cho các hoạt động thường xuyên của Quỹ bảo tồn di sản văn hóa (trực tiếp hoặc qua tổ chức có chức năng huy động).

Tài trợ Khắc phục thiên tai, dịch bệnh: Tài trợ tiền hoặc hiện vật để phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh trực tiếp cho tổ chức được thành lập theo quy định hoặc tài trợ cho các cá nhân bị thiệt hại thông qua cơ quan, tổ chức có chức năng huy động.

Tài trợ làm nhà tình nghĩa, đại đoàn kết: Tài trợ xây dựng nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách (Người có công; đối tượng bảo trợ xã hội hưởng trợ cấp ngân sách; hộ nghèo, cận nghèo).

Tài trợ địa bàn đặc biệt khó khăn: Tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo đúng chương trình của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (bao gồm cả xây dựng hạ tầng theo Đề án được phê duyệt).

Tài trợ Đổi mới sáng tạo & Chuyển đổi số: Khoản tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số cho các tổ chức, cá nhân đáp ứng đúng tiêu chuẩn của pháp luật chuyên ngành chuyên về khoa học công nghệ và công nghệ số.