Dựa trên quy định tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành áp dụng cho năm tài chính 2026, các điều kiện để ghi nhận một khoản chi vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt, đặc biệt là việc hạ hạn mức bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt xuống còn từ 05 triệu đồng.

Dưới đây là cẩm nang tổng hợp và phân tích chuyên sâu về 3 Điều kiện vàng để tính chi phí được trừ năm 2026 dành cho kế toán:

ĐIỀU KIỆN SỐ 1: BẢN CHẤT KINH DOANH & ƯU ĐÃI SIÊU KHẤU TRỪ R&D (200%)

Khoản chi phải là chi phí thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Đặc biệt, từ năm 2026, chính sách thuế TNDN bổ sung cơ chế khuyến khích nghiên cứu công nghệ:

Siêu khấu trừ chi phí R&D (Tối đa 200%): Các khoản chi liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% giá trị thực tế chi trả.

Điều kiện khống chế ưu đãi R&D:

Không áp dụng cho các khoản chi đã được tài trợ/bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc đã chi từ Quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp.

Sau khi áp dụng mức chi bổ sung (phần chênh lệch ưu đãi), doanh nghiệp không được bị lỗ trong kỳ tính thuế đó.

Hồ sơ kỹ thuật và thực tế phát sinh phải tuân thủ đúng pháp luật về khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

ĐIỀU KIỆN SỐ 2: TÍNH HỢP PHÁP CỦA HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp đặc thù mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn, doanh nghiệp được phép tự lập Bảng kê thu mua (Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC) trong các trường hợp:

Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra.

Mua sản phẩm thủ công (làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, rơm, vỏ dừa...) của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.

Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt lẻ.

Mua đồ dùng, tài sản cũ của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (Từ năm 2026 trở đi ngưỡng này là dưới 500 triệu đồng/năm).

⚠️ Lưu ý điều kiện dòng tiền trên Bảng kê: Đối với các trường hợp lập Bảng kê thu mua nêu trên, nếu tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong cùng một ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) cho cá nhân đó thì bảng kê mới hợp lệ.

ĐIỆN KIỆN SỐ 3: HẠN MỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TỪ 05 TRIỆU ĐỒNG

Đây là thay đổi cốt lõi và quan trọng nhất áp dụng từ ngày 15/12/2025 trở đi (thay thế hoàn toàn mức trần 20 triệu đồng cũ). Mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

4 Kịch bản thực tế kế toán cần kiểm soát chặt chẽ:

Áp dụng đồng bộ cho cả khoản chi KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN (Ví dụ: Tiền lương): Quy định từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản áp dụng cho mọi khoản chi tài chính, bao gồm cả chi phí tiền lương, tiền công. Nhân viên có thu nhập/thực nhận lương từng lần từ 5 triệu đồng trở lên trong đợt chi trả bắt buộc phải nhận qua chuyển khoản ngân hàng, nếu chi tiền mặt doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí TNDN đối với người lao động đó.

Quy tắc cộng gộp mua của một người bán trong ngày: Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán nhiều lần trong cùng một ngày, dù mỗi hóa đơn/lần mua đều dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị cộng gộp cả ngày từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng.

Cơ chế người lao động mua hộ hàng hóa (Thẻ cá nhân): Trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp thanh toán bằng thẻ cá nhân (thẻ tín dụng/thẻ ATM cá nhân) đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, chi phí vẫn được trừ nếu đáp ứng đủ:

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.

Quy chế tài chính hoặc Quyết định ủy quyền nội bộ cho phép người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân phục vụ công ty.

Doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).

Xử lý công nợ chưa thanh toán (Mua chịu): Tại thời điểm ghi nhận chi phí cuối năm, nếu doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn được trích trước tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, đến kỳ thanh toán thực tế, nếu doanh nghiệp lại chi trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc chi tiền mặt đó (kể cả khi cơ quan thuế đã hoặc chưa thanh tra kiểm tra kỳ trước).

BẢNG TỔNG HỢP KIỂM TRA CHỨNG TỪ CHI PHÍ NĂM 2026