Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Kế toán Thuế Đà Nẵng về cách xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn (như thuê xe ôm, xe ba gác, cá nhân vận chuyển) vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, cập nhật theo đúng các quy định mới nhất áp dụng cho năm tài chính 2026.

I. PHÂN BIỆT RÕ: THUÊ DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VS. THUÊ TÀI SẢN CỦA CÁ NHÂN

Trước khi lập hồ sơ, kế toán cần phân biệt rõ hai bản chất nghiệp vụ này vì cách xử lý chứng từ hoàn toàn khác nhau:

Thuê dịch vụ vận chuyển của cá nhân: Doanh nghiệp thuê xe ôm, xe ba gác, hoặc cá nhân tự chở hàng phục vụ kinh doanh (gọi là thuê dịch vụ). Trường hợp này áp dụng hướng dẫn lập Bảng kê dưới đây.

Thuê tài sản của cá nhân: Doanh nghiệp thuê xe ô tô (ví dụ thuê xe của Giám đốc, xe của cá nhân khác) để công ty tự vận hành, tự lái phục vụ đi lại, công tác hoặc chở hàng. Trường hợp này xử lý theo quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân (tương tự như thuê nhà).

II. QUY ĐỊNH PHÁP LÝ NỀN TẢNG ÁP DỤNG CHO NĂM 2026

Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 12/03/2026), chính sách đối với việc mua dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn có những thay đổi lớn như sau:

Ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT: Năm 2025 trở về trước là từ 100 triệu đồng/năm trở xuống. Từ năm 2026 trở đi, ngưỡng này được nâng lên mức từ 500 triệu đồng/năm trở xuống.

Biểu mẫu áp dụng: Bắt đầu từ kỳ tính thuế năm 2026, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Mẫu bảng kê số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC (thay thế hoàn toàn cho Mẫu 01/TNDN cũ).

Hạn mức thanh toán tiền mặt: Đối với các khoản thu mua dịch vụ của cá nhân trong ngày, nếu giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản).

III. HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CHI PHÍ VẬN CHUYỂN KHÔNG HÓA ĐƠN THEO TỪNG TRƯỜNG HỢP (NĂM 2026)

Tùy vào mức chi trả và tổng doanh thu năm của cá nhân vận chuyển, kế toán thực hiện xây dựng bộ hồ sơ như sau:

Trường hợp 1: Thuê cá nhân vận chuyển có giá trị dưới 2 triệu đồng/lần hoặc tháng

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Hợp đồng vận chuyển (dạng hợp đồng giao khoán, thời vụ hoặc đơn đặt hàng).

Căn cước công dân của cá nhân (bản photo).

Biên bản nghiệm thu hoàn thành dịch vụ vận chuyển.

Chứng từ thanh toán: Phiếu chi tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền (do giá trị dưới 5 triệu đồng/ngày).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC).

Ví dụ: Công ty thuê xe ôm chuyển tài liệu khẩn cho khách hàng, giá thuê là 150.000 đồng thì doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ gồm phiếu chi, biên bản giao nhận và đưa vào Bảng kê Mẫu 02/TNDN cuối tháng.

Trường hợp 2: Thuê cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/lần hoặc tháng đến dưới 500 triệu đồng/năm

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Hợp đồng vận chuyển/Hợp đồng giao khoán dịch vụ.

Biên bản nghiệm thu khối lượng dịch vụ hoàn thành.

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN.

Chứng từ thanh toán:

Nếu chi trả dưới 5 triệu đồng/ngày: Có thể dùng Phiếu chi tiền mặt.

Nếu chi trả từ 5 triệu đồng/ngày trở lên: Bắt buộc phải có chứng từ chuyển khoản ngân hàng.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mức 10%: Do mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên thuộc đối tượng phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả thu nhập (theo Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Lưu ý về cam kết Thuế TNCN: Nếu cá nhân đó ước tính tổng thu nhập trong năm sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, và cá nhân đã có mã số thuế tại thời điểm cam kết, thì họ được lập Bản cam kết (theo mẫu quy định) gửi doanh nghiệp để tạm thời chưa khấu trừ 10% thuế TNCN.

Trường hợp 3: Thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 500 triệu đồng/năm trở lên

Trường hợp này cá nhân vận chuyển đã vượt ngưỡng doanh thu chịu thuế, được xác định là cá nhân kinh doanh vận tải chuyên nghiệp. Hồ sơ cần có:

Hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển ký với cá nhân kinh doanh.

Biên bản nghiệm thu khối lượng vận chuyển.

Hóa đơn bán hàng: Doanh nghiệp yêu cầu cá nhân này đến Chi cục Thuế nơi cư trú để kê khai, nộp thuế và mua hóa đơn lẻ (hóa đơn bán hàng) cấp cho doanh nghiệp.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của cá nhân).

IV. BẮT BUỘC PHẢI CHỨNG MINH TÍNH CHÂN THỰC CỦA NGHIỆP VỤ

Đối với Trường hợp 1 và Trường hợp 2, do doanh nghiệp tự lập Bảng kê Mẫu 02/TNDN nên cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ tính có thật của nghiệp vụ vận chuyển nội bộ này. Ngoài bộ hồ sơ chứng từ nêu trên, kế toán bắt buộc phải lưu trữ kèm theo các minh chứng thực tế:

Nếu thuê chở hàng từ kho công ty đi giao cho khách hàng: Phải có Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng cho khách hàng đó, hoặc Biên bản giao hàng có ký nhận của khách hàng tại điểm đến để chứng minh hàng hóa thực tế đã được vận chuyển đi.

Nếu thuê chở hàng từ bến xe, bến cảng về kho công ty: Phải chứng minh được ngày hôm đó công ty có nhập lô hàng này bằng cách đính kèm Hóa đơn mua hàng của bên bán, Phiếu nhập kho của công ty, thông tin nhà xe gửi hàng... tương ứng với ngày thuê xe ba gác, xe ôm vận chuyển.