HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CHI PHÍ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ĐƯỢC TRỪ VÀ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ

Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là khoản chi phí phân bổ nguyên giá của tài sản vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian sử dụng. Để khoản chi phí này được công nhận là hợp lý khi hạch toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), kế toán cần nắm vững các điều kiện và trường hợp loại trừ theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 45/2013/TT-BTC.

I. ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ KHẤU HAO TSCĐ ĐƯỢC TRỪ

Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với khoản chi khấu hao nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: TSCĐ phải được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Hồ sơ pháp lý đầy đủ: Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi mua tài sản và các giấy tờ chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định dòng tiền thanh toán: Đối với các hóa đơn mua tài sản hoặc chi phí liên quan từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).

II. CÁC TRƯỜNG HỢP CHI PHÍ KHẤU HAO TSCĐ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 10 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp bị loại khỏi chi phí được trừ đối với phần chi khấu hao thuộc các trường hợp sau:

1. TSCĐ không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tài sản không tham gia vào chu trình vận hành tạo ra doanh thu sẽ không được tính khấu hao trừ thuế.

Ví dụ: Xe máy được tặng kèm khi mua ô tô nhưng không dùng cho mục đích chở hàng hay đưa đón nhân viên thì không được trừ chi phí khấu hao.

Ngoại lệ (Tài sản phúc lợi): Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ đối với các TSCĐ phục vụ trực tiếp cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp bao gồm: Nhà nghỉ/nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, trạm y tế, cơ sở đào tạo, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và thiết bị lắp đặt bên trong; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón nhân viên, nhà ở trực tiếp cho người lao động.

2. TSCĐ không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu

Doanh nghiệp không được trừ chi phí khấu hao nếu tài sản không đứng tên doanh nghiệp (ngoại trừ TSCĐ thuê tài chính).

Ví dụ: Ô tô do doanh nghiệp mua và trả tiền nhưng giấy đăng ký xe lại mang tên cá nhân của Giám đốc thì chi phí khấu hao bị loại hoàn toàn.

3. TSCĐ không được quản lý, theo dõi trong sổ sách kế toán

Mọi TSCĐ bắt buộc phải được lập hồ sơ riêng, phân loại, đánh số, có thẻ tài sản riêng và theo dõi chi tiết trên sổ kế toán theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại:

$$text{Giá trị còn lại trên sổ kế toán} = text{Nguyên giá thực tế} - text{Số hao mòn luỹ kế}$$

Doanh nghiệp vẫn phải quản lý, theo dõi và trích khấu hao bình thường đối với các tài sản chưa khấu hao hết nhưng tạm thời không cần dùng hoặc đang chờ thanh lý. Đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia kinh doanh, doanh nghiệp tiếp tục quản lý như tài sản thông thường và không được trích thêm khấu hao.

4. Phần trích khấu hao vượt mức hoặc sai khung thời gian quy định

Mức trích khấu hao phải tuân thủ đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính (Thông tư 45/2013/TT-BTC). Nếu doanh nghiệp trích khấu hao nhanh hoặc tính sai thời điểm, phần vượt mức sẽ bị loại.

Ví dụ 1 (Tính sai thời điểm): Ngày 01/07/2026, doanh nghiệp đưa vào sử dụng 1 máy phát điện nguyên giá 80.000.000 đồng, thời gian khấu hao lựa chọn là 10 năm (khung quy định 7 - 20 năm).

Mức khấu hao tiêu chuẩn 1 năm: 80.000.000 đồng / 10 năm = 8.000.000 đồng/năm.

Mức khấu hao hợp lý cho năm 2026 (6 tháng cuối năm): 8.000.000 đồng x (6 tháng / 12 tháng) = 4.000.000 đồng.

Nếu kế toán hạch toán đủ 8.000.000 đồng vào chi phí năm 2026, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ phần vượt mức là 4.000.000 đồng.

Ví dụ 2 (Trích khấu hao nhanh sai khung quy định): Doanh nghiệp đưa vào sử dụng xe ô tô tải nguyên giá 600.000.000 đồng từ ngày 01/01/2026. Khung quy định cho loại tài sản này là từ 6 đến 10 năm nhưng doanh nghiệp lại chọn trích khấu hao trong 5 năm.

Mức trích thực tế của doanh nghiệp: 600.000.000 đồng / 5 năm = 120.000.000 đồng/năm.

Mức trích tối đa được trừ theo luật thuế (tính theo số năm ngắn nhất trong khung là 6 năm): 600.000.000 đồng / 6 năm = 100.000.000 đồng/năm.

Phần chi phí vượt khung bị loại khi tính thuế TNDN: 120.000.000 - 100.000.000 = 20.000.000 đồng/năm.

Lưu ý về tài sản là công cụ dụng cụ: Đối với các tài sản, công cụ, dụng cụ hoặc bao bì luân chuyển không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ (bao gồm cả tài sản phục vụ người lao động) thì giá trị mua vào được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ với thời gian tối đa không quá 03 năm.

III. QUY ĐỊNH KHẤU HAO ĐỐI VỚI CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC THÙ

Doanh nghiệp của bạn hiện tại có phát sinh khoản chênh lệch nào giữa chi phí khấu hao trên sổ sách kế toán và chi phí khấu hao theo luật thuế TNDN cần hướng dẫn cách kê khai vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán năm không?