Quy định pháp lý và cách xử lý chi phí mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động đối với sắc thuế TNDN và TNCN được phân tách và hệ thống hóa chi tiết như sau:

I. THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP (TNDN) - CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Chính sách thuế TNDN phân chia hai nhóm bảo hiểm này thành hai khoản chi khác nhau với các mức khống chế riêng biệt:

1. Đối với Bảo hiểm nhân thọ (và Bảo hiểm hưu trí tự nguyện)

Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

Mức chi khống chế: Không vượt quá 03 triệu đồng/tháng/người (tương đương tối đa 36 triệu đồng/năm/người). Nếu chi vượt mức 03 triệu đồng, phần vượt mức sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Hồ sơ quy định: Phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ nhân sự của công ty như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng.

Nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc: Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (BHXH, BHYT, BHTN). Nếu doanh nghiệp đang nợ tiền bảo hiểm bắt buộc, toàn bộ chi phí mua bảo hiểm nhân thọ tự nguyện trong thời gian đó sẽ không được trừ.

2. Đối với Bảo hiểm sức khỏe (Bảo hiểm không tích lũy về phí)

Khoản chi mua bảo hiểm sức khỏe (hoặc bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tử kỳ thuần túy không hoàn phí) được cơ quan thuế phân loại vào nhóm Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.

Mức chi khống chế: Không bị khống chế theo mức 3 triệu đồng/tháng như bảo hiểm nhân thọ. Tuy nhiên, khoản chi này nằm trong tổng các khoản chi phúc lợi (gồm nghỉ mát, hiếu hỷ, liên hoan...) và bị khống chế tổng mức không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Hồ sơ quy định: Hợp đồng mua bảo hiểm với đơn vị bảo hiểm, danh sách người lao động được tham gia, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng và chứng từ thanh toán (nếu tổng hóa đơn trong ngày từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản ngân hàng).

II. THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN (TNCN) - THU NHẬP CHỊU THUẾ

Nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động phụ thuộc hoàn toàn vào đặc tính của sản phẩm bảo hiểm là Có tích lũy về phí hay Không có tích lũy về phí.

Bảng tổng hợp quy định thuế TNCN đối với từng loại bảo hiểm:

III. CÁC NGUYÊN TẮC CỐT LÕI KHI TÍNH THUẾ TNCN BẢO HIỂM NHÂN THỌ

Doanh nghiệp và kế toán cần nắm vững 3 nguyên tắc xử lý dòng tiền sau để giải trình và thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN:

Căn cứ tính thuế khi đáo hạn (đối với bảo hiểm trong nước): Thuế 10% chỉ đánh trên phần phí tích lũy do người sử dụng lao động mua thay cho người lao động. Doanh nghiệp bảo hiểm có trách nhiệm theo dõi riêng phần phí này trên hệ thống để làm căn cứ khấu trừ. Phần phí do cá nhân người lao động tự bỏ tiền túi ra mua (nếu có) sẽ không bị đánh thuế.

Miễn thuế đối với tiền lãi: Trường hợp người lao động nhận được khoản tiền lãi phát sinh từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, khoản tiền lãi này là thu nhập được miễn thuế TNCN theo quy định.

Trường hợp rút trước hạn hoặc chuyển nhượng: Nếu người lao động rút một phần giá trị hợp đồng hoặc hủy hợp đồng nhận lại phí tích lũy trước khi đáo hạn, doanh nghiệp bảo hiểm vẫn phải thực hiện khấu trừ 10% trên phần phí tích lũy mà doanh nghiệp đã đóng hộ tại thời điểm chi trả.

IV. TÓM TẮT BỘ HỒ SƠ TỐI ƯU CHO KẾ TOÁN

Để bảo vệ đồng thời chi phí được trừ (TNDN) và giải trình phần miễn thuế/chưa thu thuế (TNCN), kế toán lưu trữ bộ hồ sơ gồm:

Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của công ty (có điều khoản quy định rõ chức danh/đối tượng được hưởng chế độ mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ và mức hưởng cụ thể).

Quyết định của Hội đồng thành viên/Ban giám đốc về việc phê duyệt danh sách nhân viên được mua bảo hiểm trong năm tài chính.

Hợp đồng bảo hiểm ký với công ty bảo hiểm đính kèm danh sách nhân viên tham gia.

Hóa đơn tài chính do công ty bảo hiểm xuất cho doanh nghiệp.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi ngân hàng) của doanh nghiệp trả cho công ty bảo hiểm.

Bảng thanh toán bảo hiểm bắt buộc của cơ quan BHXH gửi về hàng tháng (để chứng minh doanh nghiệp không nợ đọng bảo hiểm bắt buộc khi giải trình chi phí bảo hiểm nhân thọ).