TỔNG HỢP CÁCH XỬ LÝ CHI PHÍ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO ĐƯỢC TRỪ MỚI NHẤT

Trong hoạt động vận hành hằng ngày của doanh nghiệp, việc thu mua vật tư, hàng hóa từ người dân hoặc thuê mướn lao động, dịch vụ nhỏ lẻ từ các cá nhân không kinh doanh là nghiệp vụ phát sinh rất thường xuyên. Do các đối tượng này không thể xuất hóa đơn đầu vào, kế toán cần nắm vững quy trình tập hợp chứng từ thay thế để bảo vệ chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Dưới đây là cẩm nang tổng hợp các quy định pháp lý, thành phần hồ sơ và cách quản trị rủi ro đối với các khoản chi không có hóa đơn, cập nhật theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

BẢNG TRA CỨU TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ CHI PHÍ KHÔNG HÓA ĐƠN

I. 5 NHÓM CHI PHÍ KHÔNG HÓA ĐƠN ĐƯỢC PHÉP TỰ LẬP BẢNG KÊ

Căn cứ theo quy định mới, doanh nghiệp được phép tự lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 02/TNDN để ghi nhận chi phí được trừ đối với các trường hợp thu mua trực tiếp của các đối tượng sau:

Nông, lâm, thủy sản: Mua các sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người dân trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hoặc đánh bắt bán ra.

Sản phẩm thủ công mỹ nghệ: Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp của người trực tiếp sản xuất thủ công không kinh doanh bán ra.

Khoáng sản tự khai thác: Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

Phế liệu tự nhiên: Mua phế liệu của những người trực tiếp đi thu nhặt.

Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân dưới ngưỡng thuế: Mua đồ dùng, tài sản hoặc các khoản chi về dịch vụ thuê nhân công ngoài, thuê xe ôm, xe ba gác, thuê dịch vụ vận chuyển lẻ, thuê nhà, thuê xe của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh có mức doanh thu trong năm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (từ năm 2026 là từ 500 triệu đồng/năm trở xuống).

II. THÀNH PHẦN HỒ SƠ CHỨNG TỪ BẮT BUỘC THEO QUY ĐỊNH MỚI

Để cơ quan thuế chấp nhận toàn bộ giá trị chi phí không có hóa đơn khi thanh tra, kiểm tra, bộ hồ sơ giải trình tại doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các chứng từ sau:

1. Bảng kê thu mua Mẫu số 02/TNDN

Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng biểu mẫu mới ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Trên bảng kê phải điền đầy đủ, chính xác thông tin định danh của người bán bao gồm: Họ và tên, địa chỉ cư trú, số Căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân.

Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp trực tiếp ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu.

2. Chứng từ chi trả tiền cho người bán

Doanh nghiệp thực hiện phân loại dòng tiền theo giá trị giao dịch phát sinh trong ngày:

Trường hợp chi dưới 05 triệu đồng/ngày/cá nhân: Doanh nghiệp được phép lập Phiếu chi và thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp cho người bán.

Trường hợp chi từ 05 triệu đồng/ngày/cá nhân trở lên: Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua dịch vụ không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty sang tài khoản ngân hàng cá nhân của người bán).

3. Hợp đồng dân sự và Biên bản nghiệm thu (Đối với nhóm dịch vụ, thuê tài sản)

Riêng đối với các khoản chi thuê nhân công ngoài, thuê vận chuyển hoặc thuê nhà, thuê xe của cá nhân không kinh doanh, bên cạnh Bảng kê và Chứng từ chi tiền, doanh nghiệp cần thiết lập thêm:

Hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng khoán việc, đơn đặt hàng dịch vụ.

Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành hoặc biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ kinh tế.

III. BA NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ RỦI RO KẾ TOÁN CẦN NẮM VỮNG

1. Kiểm soát quy tắc cộng gộp dòng tiền trong ngày: Tiêu chuẩn thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên được tính dựa trên tổng giá trị các lần giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ trong cùng một ngày của cùng một cá nhân. Kế toán cần nhắc nhở bộ phận tiếp liệu, thu mua không được xé nhỏ hóa đơn chi tiền mặt nhiều lần trong ngày cho cùng một người để lách luật, vì cơ quan thuế sẽ gộp tổng tiền phát sinh trong ngày để kiểm tra điều kiện chuyển khoản.

2. Khấu trừ thuế TNCN tại nguồn đối với nhân công ngoài: Đối với các khoản chi thuê lao động thời vụ, nhân công ngoài hoặc thuê dịch vụ của cá nhân không ký hợp đồng lao động có mức chi trả từ 02 triệu đồng/lần hoặc tháng trở lên, doanh nghiệp vẫn chịu sự điều phối của luật thuế TNCN. Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả thu nhập, trừ trường hợp cá nhân đó làm bản cam kết thu nhập chưa đến mức chịu thuế theo mẫu quy định.

3. Kiểm tra tính chính danh của thông tin trên bảng kê: Cơ quan quản lý thuế hiện nay ứng dụng công nghệ đối chiếu chéo dữ liệu dân cư rất chặt chẽ. Doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý "mượn" hoặc lấy thông tin Căn cước công dân của những người không liên quan để lập khống Mẫu 02/TNDN nhằm nâng khống chi phí. Việc sai lệch thông tin cá nhân hoặc thông tin người bán không có thật sẽ dẫn đến rủi ro bị loại toàn bộ chi phí được trừ và bị xử phạt vi phạm hành chính nghiêm trọng về thuế.