Cẩm nang tổng hợp và hướng dẫn xử lý chi phí tiền ăn cho người lao động được hệ thống hóa lại một cách khoa học và trực quan, cập nhật theo đúng quy định tại Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

I. ĐIỂM MỚI QUAN TRỌNG: BÃI BỎ HOÀN TOÀN HẠN MỨC KHỐNG CHẾ 730.000 ĐỒNG

Trước ngày 15/06/2025, mức 730.000 đồng/người/tháng thường được kế toán dùng làm mốc khống chế để xác định phần thu nhập được miễn thuế TNCN cho người lao động.

Tuy nhiên, từ ngày 15/06/2025 trở đi, Thông tư 003/2025/TT-BNV chính thức có hiệu lực và thay thế Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH, bãi bỏ hoàn toàn hạn mức khống chế này. Do đó quy định hiện hành quy định như sau:

Về Thuế TNDN: Không khống chế mức chi tối đa đối với chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca của người lao động.

Về Thuế TNCN: Không áp dụng mức trần 730.000 đồng để tính miễn thuế nữa. Toàn bộ khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa sẽ được miễn thuế TNCN nếu chi đúng theo mức quy định tại Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp. Phần chi vượt quá mức quy định nội bộ này (nếu có) mới phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân.

II. ĐIỀU KIỆN ĐỂ TIỀN ĂN ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ THUẾ TNDN

Tùy thuộc vào phương thức tổ chức bữa ăn cho nhân viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị và đáp ứng các điều kiện chứng từ tương ứng:

III. XỬ LÝ CHI PHÍ ĂN LIÊN HOAN, TIỆC TẤT NIÊN LỄ TẾT

Khoản chi ăn uống nhân các dịp lễ, Tết, liên hoan cuối năm, Giáng sinh... được phân loại vào nhóm Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động.

Doanh nghiệp được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Khoản chi có đầy đủ hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp của đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống, nhà hàng.

Thực hiện đúng quy định về dòng tiền thanh toán (từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản qua ngân hàng).

Giới hạn tổng mức chi tối đa: Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi (bao gồm tiệc tất niên, liên hoan, hiếu hỷ, nghỉ mát...) trong năm không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

IV. XỬ LÝ TIỀN ĂN KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐI CÔNG TÁC (CÔNG TÁC PHÍ)

Khoản tiền ăn phát sinh trong quá trình đi công tác được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp theo một trong hai cách thức quản lý:

Hình thức nhận hóa đơn thực tế: Doanh nghiệp tính theo số thực tế phát sinh dựa trên hóa đơn ăn uống, dịch vụ lưu trú. Nếu hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng thẻ công ty (hoặc thẻ cá nhân nhưng được quy định rõ trong quy chế cho phép cá nhân thanh toán trước rồi công ty thanh toán lại bằng chuyển khoản kèm theo quyết định cử đi công tác).

Hình thức khoán chi (Lump-sum): Doanh nghiệp thực hiện khoán chi một mức cố định tiền ăn, tiền đi lại, tiền ở cho người lao động theo đúng mức quy định rõ tại Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính thẳng khoản khoán này vào chi phí được trừ mà không cần hóa đơn ăn uống lẻ của từng bữa ăn.