Giai đoạn trước khi thành lập công ty luôn phát sinh rất nhiều khoản chi thực tế nhằm chuẩn bị cơ sở vật chất và nhân lực như tiền thuê văn phòng, nhà xưởng, sửa chữa mặt bằng, hoặc tiền lương cho nhân sự tiếp liệu. Để các hóa đơn này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp cần hoàn thiện chặt chẽ chuỗi hồ sơ từ khâu ủy quyền đến dòng tiền thanh toán.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hệ thống hóa theo các quy định pháp lý mới nhất áp dụng cho kỳ tính thuế hiện hành.

I. ĐIỀU KIỆN KHẤU TRỪ THUẾ GTGT ĐẦU VÀO

Đối với các hóa đơn GTGT phát sinh trước khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai khấu trừ thuế đầu vào dưới hình thức mua hàng ủy quyền nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Phải có văn bản ủy quyền: Trước khi thành lập, các sáng lập viên bắt buộc phải có văn bản ủy quyền cho một tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện chi hộ các khoản chi mua sắm hàng hóa, vật tư và các chi phí khác liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp.

Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn GTGT đầu vào được phép mang tên của tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền chi hộ đó.

Yêu cầu về dòng tiền: Doanh nghiệp sau khi thành lập phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty) hoàn trả cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền đối với những hóa đơn có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên.

II. ĐIỀU KIỆN TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN

Các khoản chi thuê văn phòng, nhà xưởng, tiền lương phát sinh trước khi thành lập được luật thuế TNDN phân loại vào nhóm chi phí thành lập doanh nghiệp (khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ).

Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi hạch toán thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện cốt lõi về chứng từ và dòng tiền như sau:

Hồ sơ chứng từ gốc: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên cá nhân/tổ chức được ủy quyền. Trường hợp thu mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng thuế GTGT thì doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua kèm theo chứng từ chi trả tiền.

Hạn mức thanh toán không dùng tiền mặt: Mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy tắc cộng gộp trong ngày: Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán nhiều lần trong cùng một ngày, dù mỗi hóa đơn lẻ đều dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị cả ngày từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giao nhân viên mua hộ: Nếu doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp thanh toán trước bằng thẻ cá nhân đối với các hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi được trừ phải có đủ: Hóa đơn chứng từ hợp pháp, Quy chế tài chính hoặc Quyết định ủy quyền cho phép nhân viên thanh toán trước, và chứng từ ngân hàng công ty chuyển khoản hoàn trả lại tiền cho người lao động.

Hồ sơ pháp lý đính kèm: Khi giải trình quyết toán thuế cho khoản chi này, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ kèm theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy phép hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tương ứng).

III. THỜI GIAN PHÂN BỔ CHI PHÍ TRƯỚC THÀNH LẬP

Căn cứ theo các quy định về quản lý tài sản, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp như chi phí thành lập, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo trước hoạt động... không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình.

Toàn bộ các khoản chi này sẽ được tập hợp và thực hiện phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

IV. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, các khoản chi phí phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Kế toán thực hiện định khoản như sau:

Ghi nhận chi phí vận hành: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK 111, 112, 152, 153, 331...

Mẹo xử lý cho kế toán: Mặc dù chế độ kế toán hướng dẫn hạch toán thẳng vào TK 642 trong kỳ, nhưng để đồng bộ với tiến độ phân bổ chi phí tối đa 3 năm của luật thuế TNDN nhằm tránh biến động lớn đến kết quả kinh doanh của năm đầu tiên, kế toán nên treo tổng chi phí thành lập phát sinh lớn vào tài khoản 242 (Chi phí trả trước), sau đó trích phân bổ dần sang TK 642 hàng tháng.

V. TÍNH PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG KÝ TRƯỚC THÀNH LẬP

Người thành lập doanh nghiệp (sáng lập viên) có đầy đủ quyền hợp pháp để ký kết các hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký kinh doanh. Trách nhiệm thực hiện hợp đồng sau đó được xử lý theo hai hướng cụ thể:

Trường hợp được cấp ERC: Doanh nghiệp sau khi thành lập có nghĩa vụ tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng trước đó đã ký kết. Các bên tham gia phải làm thủ tục bàn giao, chuyển giao quyền và nghĩa vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Trường hợp không được cấp ERC: Người trực tiếp đứng tên ký kết hợp đồng sẽ phải tự chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Nếu có nhiều sáng lập viên cùng tham gia thành lập công ty thì các thành viên này phải cùng liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó