QUY ĐỊNH MỚI NHẤT VỀ BẢNG KÊ THU MUA KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN (MẪU 02/TNDN) TRONG NĂM 2026

Đối với các anh chị làm kế toán, đây là một trong những cập nhật quan trọng nhất của năm 2026 liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC chính thức được đưa vào sử dụng để thay thế hoàn toàn cho Mẫu 01/TNDN (thuộc Thông tư 78/2014/TT-BTC cũ).

I. 5 TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC PHÉP LẬP BẢNG KÊ MẪU 02/TNDN

Doanh nghiệp chỉ được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để tính vào chi phí được trừ đối với các trường hợp mua hàng của các đối tượng sau:

Nông, lâm, thủy sản: Mua trực tiếp từ người sản xuất, người đánh bắt trực tiếp bán ra.

Sản phẩm thủ công mỹ nghệ: Mua sản phẩm làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa... hoặc các nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp trực tiếp từ người sản xuất thủ công bán ra.

Phế liệu: Mua trực tiếp của người thu nhặt phế liệu trực tiếp.

Tài sản cũ: Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra (không kinh doanh).

Hộ, cá nhân kinh doanh siêu nhỏ: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (ngoài các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu thấp, dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT).

II. BỘ HỒ SƠ CHỨNG TỪ BẮT BUỘC ĐỂ ĐƯỢC TÍNH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Khi thu mua hàng hóa thuộc các trường hợp trên, doanh nghiệp không cần hóa đơn nhưng bắt buộc phải lưu trữ đủ bộ hồ sơ gồm:

Bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN (mới nhất của Thông tư 20/2026/TT-BTC). Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký tên và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chân thực của số liệu.

Chứng từ chi trả tiền cho người bán (Phiếu chi, ủy nhiệm chi...) được lập đúng theo quy định của pháp luật về kế toán.

⚠️ Quy định đặc biệt về hạn mức thanh toán tiền mặt: Đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong cùng một ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng). Nếu chi bằng tiền mặt, khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

1. Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

2. Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn theo Thông tư 20/2026/TT-BTC:

Cảm ơn bạn vì lưu ý vô cùng chuẩn xác và quan trọng này. Đây là mấu chốt chuyển tiếp về mặt thời gian mà nếu kế toán không phân tách rõ ràng rất dễ áp dụng sai biểu mẫu, dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế quyết toán.

Để giúp các anh chị làm kế toán có một cái nhìn tổng quan và không bị nhầm lẫn giữa hai thời kỳ giao thoa này, chúng ta cùng chốt lại cẩm nang áp dụng biểu mẫu như sau:

BẢNG TRA CỨU MẪU BẢNG KÊ THU MUA KHÔNG HÓA ĐƠN QUA CÁC KỲ TÍNH THUẾ

BA ĐIỂM "SỐNG CÒN" KẾ TOÁN CẦN NHỚ KHI CHUYỂN SANG NĂM 2026

Khi chuyển dịch từ kỳ tính thuế năm 2025 sang năm 2026, bên cạnh việc đổi phông bạt biểu mẫu từ Mẫu 01 sang Mẫu 02, có những thay đổi mang tính chất "bẫy chi phí" mà bạn cần quản trị ngay từ khâu thu mua:

• Hạn mức tiền mặt thu mua trong ngày: Từ năm 2026, nếu tổng giá trị thu mua trong ngày của cùng một cá nhân/hộ kinh doanh từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng (Không dùng tiền mặt). Kế toán cần nhắc nhở bộ phận thu mua/tiếp liệu lưu ý điều này để không làm mất tính hợp lý của chứng từ.

• Chữ ký chịu trách nhiệm: Cả hai mẫu đều yêu cầu người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký và chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, với Mẫu 02/TNDN mới, cơ quan thuế sẽ đối chiếu kỹ hơn về tính chính danh của cá nhân bán hàng (địa chỉ, số định danh/CCCD) để tránh tình trạng doanh nghiệp tự lập bảng kê khống.

• Lưu trữ hồ sơ: Dù dùng mẫu nào, toàn bộ Bảng kê, Chứng từ chi tiền (phiếu chi/ủy nhiệm chi) và các giấy tờ minh chứng đi kèm (như văn bản xác nhận đối tượng dưới ngưỡng thuế GTGT, xác nhận của địa phương nếu là người trực tiếp đánh bắt, thu nhặt...) đều phải lưu tại doanh nghiệp để giải trình khi thanh tra.

Mẹo làm việc cho kế toán:

Khi rà soát hồ sơ quyết toán, hãy tạo riêng 2 folder chứng từ thu mua không hóa đơn: "Folder 2025 - Áp dụng Mẫu 01/TT78" và "Folder 2026 - Áp dụng Mẫu 02/TT20". Việc phân loại cứng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tự tin giải trình và bảo vệ tối đa chi phí hợp lý khi cơ quan thuế vào kiểm tra thực tế.

2. Mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN Ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.

CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC LẬP BẢNG KÊ THU MUA KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN (MẪU 01/TNDN)

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC), doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 01/TNDN để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các trường hợp cụ thể sau đây.

6 TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC PHÉP LẬP BẢNG KÊ MẪU 01/TNDN

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của các đối tượng trực tiếp bán ra không có hóa đơn được phép lập bảng kê trong các trường hợp:

Nông, lâm, thủy sản: Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

Sản phẩm thủ công mỹ nghệ: Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.

Khoáng sản tự khai thác: Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

Phế liệu: Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

Tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh: Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

Hộ, cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng thuế GTGT: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (dưới 100 triệu đồng/năm).

ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI LẬP MẪU 01/TNDN

Để khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ và giá trị như sau:

Hồ sơ bắt buộc đi kèm: Bảng kê Mẫu 01/TNDN phải được lập cùng với chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ (ví dụ: Phiếu chi tiền). Nếu không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán thì khoản chi sẽ bị tính vào chi phí không được trừ.

Trách nhiệm pháp lý: Bảng kê thu mua phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu.

Quy định về dòng tiền thanh toán: Các khoản chi phí này theo luật cũ không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp được phép chi bằng tiền mặt để thanh toán cho người bán mà không bị giới hạn hạn mức dòng tiền dưới 5 triệu đồng như quy định mới.

NGUYÊN TẮC KIỂM TRA GIÁ TRỊ CỦA CƠ QUAN THUẾ

Doanh nghiệp cần lưu ý nguyên tắc đối chiếu giá thị trường của cơ quan quản lý thuế đối với hình thức lập bảng kê tự khai này:

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê do doanh nghiệp lập cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường để xác định lại mức giá. Phần chênh lệch vượt quá giá thị trường sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

(Lưu ý: Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC chỉ được áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025 trở về trước. Bắt đầu từ kỳ tính thuế năm 2026, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang áp dụng Mẫu số 02/TNDN theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC).