CẨM NANG XỬ LÝ CHI PHÍ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI NHẤT (Hệ thống hóa toàn diện về Thuế TNDN, Thuế TNCN và Hạch toán kế toán theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC)

I. THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP (TNDN) - CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động (bao gồm cả đào tạo tuyển dụng mới, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên đang làm việc) được tính toàn bộ vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các phạm vi chi và hồ sơ chứng từ hợp pháp dưới đây.

1. Các khoản chi đào tạo được chấp nhận bao gồm

Chi phí chi trả trực tiếp cho người dạy, giảng viên hoặc tổ chức đào tạo.

Chi phí mua tài liệu học tập, giáo trình, công cụ, thiết bị phục vụ trực tiếp cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp.

Chi phí mua vật liệu thực hành và các khoản chi trực tiếp hỗ trợ cho người học.

Các khoản chi thêm đặc thù cho lao động nữ: Chi phí đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp chuyển đổi công việc do ngành nghề cũ không còn phù hợp với quy hoạch của doanh nghiệp (bao gồm tiền học phí cộng với phần chênh lệch tiền lương ngạch bậc để đảm bảo giữ nguyên 100% lương cho lao động nữ trong thời gian đi học).

2. Bộ hồ sơ chứng từ bắt buộc phải lưu trữ tại doanh nghiệp

Căn cứ theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC, để bảo vệ chi phí đào tạo trước cơ quan thuế, kế toán phải thiết lập đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh bao gồm:

Văn bản quy định nội bộ: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp có ghi nhận rõ ràng điều khoản chi đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên.

Lưu ý về dòng tiền: Quy chế hoặc hợp đồng phải cho phép người lao động được tự thanh toán học phí bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (thẻ cá nhân) sau đó doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản hoàn trả lại cho người lao động bằng tài khoản ngân hàng của công ty.

Quyết định điều động: Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp (Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc) phê duyệt danh sách đích danh những người lao động được cử tham gia khóa học.

Hồ sơ đăng ký: Bản sao hồ sơ đăng ký học, phiếu thu tiền hoặc thông báo nhập học của người lao động tại cơ sở đào tạo.

Hóa đơn tài chính và chứng từ thanh toán: Hóa đơn của đơn vị đào tạo xuất cho doanh nghiệp. Trường hợp giá trị thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (theo quy định áp dụng hiện hành) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng nhận kết quả: Văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận xác nhận kết quả học tập của người lao động sau khi hoàn thành khóa học. Trường hợp khóa ngắn hạn không cấp bằng thì phải có giấy xác nhận của tổ chức đào tạo hoặc danh sách điểm danh người lao động đã tham gia đầy đủ hoạt động đào tạo.

3. Quy tắc phân bổ chi phí đào tạo trước khi hoạt động

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, các khoản chi phí đào tạo nhân viên phát sinh trong giai đoạn trước khi đi vào hoạt động chính thức không bị mất đi mà được phép tập hợp để phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ với thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC).

II. THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN (TNCN) ĐỐI VỚI NGƯỜI ĐI HỌC

Một trong những câu hỏi phổ biến của nhân viên là khoản học phí do công ty chi trả hộ có bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của họ hay không.

Căn cứ theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế:

Khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu khóa học đó phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của họ hoặc nằm trong kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực của đơn vị sử dụng lao động.

Trường hợp nhân viên tự trả trước bằng thẻ cá nhân: Nếu nhân viên chủ động quẹt thẻ cá nhân để thanh toán học phí cho các chương trình chuyên môn (ví dụ như các chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế ACCA, CPA, CFA...), sau đó công ty thực hiện hoàn trả lại tiền vào tài khoản ngân hàng cho nhân viên, khoản tiền hoàn trả này vẫn được miễn thuế TNCN với điều kiện hóa đơn, chứng từ do tổ chức đào tạo phát hành phải mang thông tin tên và mã số thuế của doanh nghiệp (theo hướng dẫn tại Công văn 5249/TCT-TNCN).

III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ ĐÀO TẠO

Chi phí đào tạo nhân viên phục vụ quản lý và vận hành chung của doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ theo chế độ kế toán tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC, kế toán thực hiện định khoản như sau:

1. Trường hợp chi phí đào tạo phát sinh trong kỳ hoạt động thông thường

Khi nhận được hóa đơn và chứng từ chi trả tiền cho khóa đào tạo của nhân viên:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết TK 6428 - Chi phí quản lý bằng tiền khác).

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn tách riêng thuế).

Có các TK 111, 112: Nếu trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản công ty.

Có TK 331: Nếu chưa thanh toán cho đơn vị đào tạo.

Có TK 3388 / TK 112: Nếu hoàn trả lại tiền học phí cho cá nhân người lao động đã ứng trước tiền.

2. Trường hợp chi phí đào tạo phát sinh lớn trước khi doanh nghiệp hoạt động chính thức

Kế toán thực hiện tập hợp vào tài khoản chi phí trả trước để thực hiện phân bổ dần (tối đa không quá 3 năm):

Khi phát sinh chi phí đào tạo trong giai đoạn trước hoạt động:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước.

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

Có các TK 111, 112, 331...

Định kỳ hàng tháng thực hiện phân bổ vào chi phí vận hành:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Có TK 242 - Chi phí trả trước.