CẨM NANG XỬ LÝ CHI PHÍ THUÊ NHÀ, THUÊ XE CỦA CÁ NHÂN KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

Khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân (như thuê nhà làm văn phòng, thuê nhà xưởng, thuê xe ô tô của Giám đốc hoặc cá nhân khác), cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản. Do đó, để đưa khoản chi này vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ theo đúng các mốc thời gian giao thoa pháp lý dưới đây.

I. MỐC THỜI GIAN ÁP DỤNG HỒ SƠ CHỨNG TỪ THUÊ TÀI SẢN

Căn cứ vào điều khoản chuyển tiếp của Thông tư số 20/2026/TT-BTC, bộ hồ sơ giải trình chi phí thuê tài sản của cá nhân được phân tách rõ ràng theo hai thời kỳ:

Kỳ tính thuế năm 2025: Tiếp tục áp dụng theo quy định tại Khoản 2.5 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

Từ kỳ tính thuế năm 2026 trở đi: Bắt buộc áp dụng theo quy định mới tại Điểm d Khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

II. CHI TIẾT BỘ HỒ SƠ HỢP LỆ CHO TỪNG GIAI ĐOẠN

1. Bộ hồ sơ áp dụng từ năm tài chính 2026 trở đi (Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC)

Quy định mới đã tối giản hóa việc phân loại hồ sơ, tập trung thẳng vào thỏa thuận nghĩa vụ thuế trên hợp đồng:

Hợp đồng thuê tài sản: Hợp đồng thuê nhà hoặc thuê xe ký giữa doanh nghiệp và cá nhân chủ tài sản. Văn bản này thể hiện rõ giá thuê, thời hạn thuê và thỏa thuận về nghĩa vụ nộp thuế.

Chứng từ chi trả tiền thuê: Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi qua ngân hàng.

Chứng từ nộp thuế thay (Nếu có): Áp dụng khi hợp đồng thỏa thuận giá thuê là giá chưa bao gồm thuế (giá Net) và doanh nghiệp chịu trách nhiệm khai nộp thuế thay (thuế GTGT, thuế TNCN) cho cá nhân. Doanh nghiệp sẽ được tính gộp cả phần tiền thuế nộp thay này vào chi phí được trừ khi có chứng từ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước.

2. Bộ hồ sơ áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025 (Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC)

Kế toán phân loại hồ sơ quyết toán năm 2025 dựa trên đối tượng đứng tên nộp thuế theo thỏa thuận:

Trường hợp 1: Cá nhân (bên cho thuê) tự nộp thuế

Hợp đồng thuê tài sản.

Chứng từ chi trả tiền thuê tài sản phát sinh trong kỳ.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ tài sản

Hợp đồng thuê tài sản.

Chứng từ chi trả tiền thuê tài sản.

Chứng từ nộp các loại thuế thay cho cá nhân vào ngân sách.

III. BA LƯU Ý PHÁP LÝ QUAN TRỌNG KHI BẢO VỆ CHI PHÍ THUÊ TÀI SẢN

Để đảm bảo tính an toàn tuyệt đối cho chi phí thuê nhà và thuê xe khi cơ quan thuế vào kiểm tra, kế toán cần kiểm soát chặt chẽ ba nguyên tắc sau:

1. Quy định về công chứng hợp đồng: Pháp luật hiện hành không bắt buộc hợp đồng thuê tài sản (thuê nhà, văn phòng, xe ô tô) ký với cá nhân phải có chứng nhận công chứng của cơ quan nhà nước thì mới được coi là chứng từ hợp lệ. Hợp đồng chỉ cần có đầy đủ chữ ký, con dấu (của DN) và các điều khoản ràng buộc rõ ràng.

2. Ngưỡng chịu thuế của cá nhân cho thuê: Doanh nghiệp chỉ phải khai nộp thuế thay cho cá nhân khi tổng doanh thu cho thuê tài sản trong năm dương lịch của cá nhân đó vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Nếu tổng doanh thu thuê tài sản trong năm từ ngưỡng chịu thuế trở xuống, doanh nghiệp hoàn toàn không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế thay, chi phí được trừ chỉ cần Hợp đồng và Chứng từ trả tiền.

3. Nguyên tắc dòng tiền thanh toán: Hãy lưu ý điều khoản dòng tiền khống chế tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đối với các khoản thanh toán tiền thuê tài sản từng lần hoặc tổng số tiền chi trả cho một cá nhân trong cùng một ngày có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên thực hiện chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty sang tài khoản của cá nhân cho thuê để đảm bảo điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.