CHẾ ĐỘ XỬ LÝ CHI PHÍ VÈ MÁY BAY HỢP LÝ THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Để quản trị tốt rủi ro chi phí vé máy bay phục vụ sản xuất kinh doanh, kế toán cần đặc biệt lưu ý một điểm cốt lõi: Hạn mức bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt đã được điều chỉnh giảm theo Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (thay vì mức 20 triệu đồng theo quy định cũ), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xây dựng bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ cho từng trường hợp cụ thể.

I. HỒ SƠ CHỨNG TỪ VÉ MÁY BAY ĐI CÔNG TÁC THEO HÌNH THỨC MUA

1. Doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý hàng không

Khi doanh nghiệp đứng tên mua trực tiếp từ các đại lý hoặc văn phòng bán vé tại Việt Nam, bộ hồ sơ giải trình gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp do đại lý xuất cho doanh nghiệp.

Vé máy bay hoặc cuống vé điện tử ghi nhận thông tin hành trình.

Thẻ lên máy bay (Boarding pass) của nhân viên trực tiếp tham gia chuyến bay để chứng minh nghiệp vụ công tác thực tế có diễn ra.

Chứng từ thanh toán: Nếu tổng giá trị mua trong ngày của từng đại lý từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của công ty.

2. Doanh nghiệp mua vé qua website thương mại điện tử (E-commerce)

Trường hợp đặt vé trực tuyến qua trang mạng của hãng hàng không, chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ bao gồm:

Vé máy bay điện tử (đây được xác định là hóa đơn hợp pháp).

Thẻ lên máy bay (Boarding pass).

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (Ủy nhiệm chi hoặc thẻ tín dụng đứng tên doanh nghiệp).

Trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay thế gồm Vé máy bay điện tử, Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, và Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

II. QUY ĐỊNH KHI THANH TOÁN VÉ MÁY BAY QUA THẺ CÁ NHÂN

Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động tự đặt mua vé máy bay, tự thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ATM mang tên cá nhân, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại tiền, bộ hồ sơ được tính vào chi phí hợp lý phải đáp ứng đủ các chứng từ sau:

Vé máy bay (hoặc vé máy bay điện tử).

Thẻ lên máy bay (Boarding pass).

Quyết định hoặc văn bản điều động cử người lao động đi công tác có phê duyệt của Ban giám đốc.

Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp: Văn bản này phải có điều khoản quy định rõ ràng cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ, sau đó doanh nghiệp sẽ thanh toán lại cho người lao động.

Chứng từ thanh toán tiền của doanh nghiệp hoàn trả lại cho cá nhân bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển thực hiện với hãng hàng không hoặc đại lý (như sao kê tài khoản thẻ, biên nhận chuyển khoản của cá nhân).

III. CHI PHÍ VÉ MÁY BAY CHO CHUYÊN GIA NƯỚC NGOÀI

Nghĩa vụ các sắc thuế liên quan đến tiền vé máy bay do doanh nghiệp chi trả cho nhân sự hoặc chuyên gia nước ngoài được phân tách như sau:

1. Về Thuế TNCN

Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp trả thay hoặc thanh toán cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam về phép thăm gia đình được miễn thuế TNCN tối đa 01 lần trong năm.

Hướng bay hợp lệ: Tính từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch (hoặc nơi gia đình họ đang sinh sống) và ngược lại.

Phần tính thuế: Nếu theo thỏa thuận hợp đồng, doanh nghiệp chi trả nhiều hơn 01 lần/năm, thì kể từ lần về phép thứ 2 trở đi, toàn bộ chi phí vé máy bay cùng các khoản chi ăn uống, đi lại đi kèm phải tính gộp vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia.

2. Về Thuế TNDN

Toàn bộ chi phí vé máy bay khứ hồi về phép của chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp chi trả (bao gồm cả lần được miễn thuế TNCN và các lần phải tính thuế TNCN) đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện khoản chi này được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động và phù hợp với các quy định của Bộ luật Lao động.

IV. CÁC TRƯỜNG HỢP VÉ MÁY BAY ĐẶC BIỆT CẦN LƯU Ý

1. Mua vé của hãng hàng không nước ngoài không có đại lý tại Việt Nam

Khi doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi công tác nước ngoài trực tiếp trên website của các hãng hàng không quốc tế không có văn phòng đại lý tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu:

Doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thay thuế nhà thầu TNDN theo tỷ lệ 2% trên doanh thu.

Hoạt động vận tải quốc tế thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT nên doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế nhà thầu đối với sắc thuế GTGT.

2. Vé máy bay cho Giám đốc điều hành là Chủ công ty TNHH một thành viên

Đối với mô hình công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, tiền vé máy bay và lưu trú khách sạn phục vụ công tác của chính chủ sở hữu này được xử lý như sau:

Về thuế TNDN và thuế GTGT: Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (do chủ doanh nghiệp không phát sinh quan hệ tiền lương, tiền công được trừ với chính mình).

Về thuế TNCN: Khoản lợi ích về tiền vé máy bay và lưu trú công tác này không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chủ công ty.

V. BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ THEO TỪNG TRƯỜNG HỢP