VAI TRÒ VÀ QUY ĐỊNH LẬP BẢNG KÊ MUA VÀO, BÁN RA THUẾ GTGT

Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra từng là thành phần không thể tách rời trong hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, các văn bản pháp luật hiện hành đã có những thay đổi căn bản về trách nhiệm nộp biểu mẫu này.

Dưới đây là tổng hợp quy định pháp lý và vai trò thực tế của bảng kê mua vào, bán ra giúp kế toán quản lý số liệu thuế một cách tối ưu và đúng luật.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LÝ VỀ VIỆC BÃI BỎ NỘP BẢNG KÊ

Căn cứ theo quy định tại Điểm c, Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 26/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính đã chính thức bãi bỏ quy định nộp bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra trong hồ sơ khai thuế GTGT của doanh nghiệp.

Thời điểm áp dụng: Quy định này có hiệu lực từ kỳ tính thuế Tháng 1 năm 2015 (đối với doanh nghiệp khai thuế theo tháng) hoặc kỳ tính thuế Quý 1 năm 2015 (đối với doanh nghiệp khai thuế theo quý).

Hồ sơ lược bỏ: Doanh nghiệp không còn phải nộp Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra (Mẫu số 01-1/GTGT) và Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào (Mẫu số 01-2/GTGT) đính kèm theo Tờ khai chính số 01/GTGT nữa.

Lưu ý về văn bản mới: Vì nghĩa vụ nộp bảng kê đã được bãi bỏ từ lâu, nên trong Thông tư số 80/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính không ban hành bất kỳ mẫu bảng kê mua vào, bán ra nào. Mẫu bảng kê chính thức cuối cùng được ghi nhận trong văn bản pháp luật là theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC.

II. VAI TRÒ THỰC TẾ CỦA BẢNG KÊ TẠI DOANH NGHIỆP

Dù cơ quan thuế đã cắt giảm thủ tục hành chính và không yêu cầu nộp, bảng kê mua vào, bán ra vẫn là một công cụ nội bộ bắt buộc phải có của mỗi kế toán thuế vì các lý do sau:

Cơ sở lập tờ khai: Bảng kê là nơi tập hợp, phân loại toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra phát sinh trong kỳ. Kế toán sử dụng số liệu tổng cộng từ các nhóm chỉ tiêu trên bảng kê này để điền chính xác vào các chỉ tiêu tương ứng trên Tờ khai thuế GTGT (chẳng hạn như các chỉ tiêu [23], [24], [25] cho đầu vào và [26] đến [33] cho đầu ra).

Lưu trữ và đối chiếu: Bảng kê đóng vai trò là sổ chi tiết, giúp kế toán dễ dàng đối chiếu giữa số liệu thuế đã khai báo trên hệ thống Etax với số dư trên sổ cái tài khoản kế toán (TK 133, TK 3331) và phần mềm kế toán của doanh nghiệp.

Giải trình số liệu khi thanh kiểm tra: Khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán hoặc yêu cầu giải trình về các dấu hiệu rủi ro hóa đơn, doanh nghiệp phải xuất trình được bảng kê chi tiết này để chứng minh tính hợp pháp và cơ sở tính toán của các con số trên tờ khai.

Cốt lõi kế toán cần nhớ: Doanh nghiệp tuyệt đối không phải nộp bảng kê mua vào, bán ra về Cơ quan Thuế qua mạng. Trách nhiệm của kế toán là lập, hoàn thiện và lưu trữ nội bộ file bảng kê này tại doanh nghiệp kèm theo tệp hóa đơn giấy/hóa đơn điện tử tương ứng của từng kỳ tính thuế.

1. Mẫu số 01-1/GTGT - Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra

1.2. Mẫu số 01-2/GTGT - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào: