Để xác định đúng cách tính thuế TNCN cho nhân sự đang trong thời gian thử thách, các bên cần làm rõ dạng văn bản thỏa thuận đã xác lập với đơn vị chi trả thu nhập: Giao kết độc lập hợp đồng thử việc hay lồng ghép thời gian thử thách bên trong hợp đồng lao động. Tương ứng với từng hình thức văn bản, cơ chế trích thu thuế TNCN sẽ được áp dụng phù hợp.

Trước khi thực hiện tính toán số thuế cho nhân sự thử thách, bộ phận kế toán cần nắm vững hai nội dung cốt lõi sau:

1. Phân loại các hình thức giao kết thử việc

Căn cứ quy định tại Điều 24 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, có hai phương thức để người sử dụng lao động và người lao động thiết lập thỏa thuận về nội dung cũng như thời gian thử thách:

• Phương án 1: Ký kết riêng biệt một hợp đồng thử việc (Văn bản này chỉ tập trung điều chỉnh các nội dung trong giai đoạn thử thách).
• Phương án 2: Ghi nhận thời gian thử thách trực tiếp như một điều khoản bên trong hợp đồng lao động.

2. Nguyên tắc tính thuế TNCN đối với cá nhân cư trú

Căn cứ theo Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, tùy thuộc vào loại hình văn bản được ký kết để áp dụng phương thức khấu trừ thuế tương ứng:

• Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Cơ quan, tổ chức chi trả thu nhập tiến hành trích khấu trừ thuế dựa theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, áp dụng cho cả tình huống nhân sự ký kết hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại nhiều đơn vị khác nhau (Theo điểm b, khoản 1, điều 25).
• Đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Những khoản chi trả thù lao, tiền công, tiền chi khác có tổng mức từ 2.000.000đ/lần trở lên bắt buộc phải trích giữ thuế theo tỷ lệ cố định 10% trên tổng thu nhập trước khi giải ngân. Trường hợp cá nhân chỉ phát sinh duy nhất nguồn thu nhập thuộc diện trích thuế theo tỷ lệ này nhưng tự ước lượng tổng thu nhập chịu thuế của mình (sau khi giảm trừ gia cảnh) chưa chạm ngưỡng phải nộp thuế, thì được phép lập văn bản cam đoan (Mẫu 08/CK-TNCN) gửi đơn vị chi trả để làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế (Theo điểm i, khoản 1, điều 25).

Trường hợp 1: Xác lập độc lập Hợp đồng thử việc

Do tính chất văn bản thử việc riêng biệt không phải là hợp đồng lao động, cơ chế trích tính thuế TNCN cho người lao động trong tình huống này tuân thủ đúng nội dung tại điểm i, khoản 1, điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Nếu thù lao thử việc dưới 2.000.000đ/lần: Nhân sự không bị trích khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp thực hiện thanh toán trọn vẹn số tiền cho người lao động.

Ví dụ 1: Công ty Kế Toán Thiên Ưng giao kết hợp đồng thử việc với anh Thành tại vị trí Nhân viên bảo vệ. Thời gian thử thách là 5 ngày (Từ 15/01/2026 đến hết 19/01/2026) với mức thù lao 300.000đ/ngày.

Khi kết thúc kỳ hạn vào ngày 19/01/2026, khoản thu nhập của anh Thành được tính là: 300.000đ × 5 ngày = 1.500.000đ. Do mức thù lao này nhỏ hơn 2.000.000đ nên anh Thành nhận đủ 1.500.000đ mà không bị trích giữ thuế TNCN.

• Nếu thù lao thử việc từ 2.000.000đ/lần trở lên: Nhân sự sẽ bị trích khấu trừ 10% thuế trên thu nhập. Ngoại trừ tình huống người lao động đáp ứng đủ điều kiện và lập bản cam kết thu nhập thấp theo Mẫu 08/CK-TNCN nộp cho đơn vị chi trả để tạm thời nhận đủ tiền lương.

Ví dụ 2 (Có lập văn bản cam kết): Công ty Kế Toán Thiên Ưng ký hợp đồng thử việc 1 tháng với chị Yến tại vị trí Kế toán tổng hợp (Từ 01/05/2026 đến hết 31/05/2026). Thỏa thuận gồm: Lương chính 9.000.000đ/tháng và phụ cấp trách nhiệm 1.000.000đ/tháng dựa trên khung 26 ngày công thực tế. Lịch làm việc từ thứ 2 đến thứ 7.

Trong tháng 05/2026, chị Yến có 24 ngày làm việc thực tế (nghỉ việc riêng 2 ngày). Khoản thù lao nhận được vào ngày 31/05/2026 là: (9.000.000đ + 1.000.000đ) × 24 / 26 = 9.230.769đ.

Mặc dù khoản thu nhập này vượt ngưỡng 2.000.000đ, nhưng vì chị Yến thỏa mãn toàn bộ các điều kiện pháp lý và đã hoàn tất nộp Mẫu 08/CK-TNCN cho công ty, công ty Thiên Ưng tiến hành giải ngân trọn vẹn số tiền 9.230.769đ cho chị Yến mà không trích khấu trừ thuế.

Ví dụ 3 (Không được lập văn bản cam kết): Công ty Kế Toán Thiên Ưng ký hợp đồng thử việc 30 ngày với anh Long tại vị trí Nhân viên kinh doanh (Từ 15/02/2026 đến hết 16/03/2026). Thỏa thuận gồm: Lương chính 6.000.000đ/tháng tính theo 26 ngày công và hưởng hoa hồng 5% doanh số.

Trong kỳ thử việc, anh Long có 20 ngày đi làm thực tế, mang về doanh số 40.000.000đ. Trước đó, từ ngày 01/01/2026 đến ngày 13/02/2026, anh Long từng làm việc tại công ty Bảo An dưới dạng hợp đồng lao động thời hạn 36 tháng.

Ngày 16/03/2026, tổng thu nhập của anh Long được tổng hợp gồm: Lương chính = 6.000.000đ × (20 + 2 ngày nghỉ lễ được tính lương) / 26 = 5.076.923đ. Tiền thưởng hoa hồng = 40.000.000đ × 5% = 2.000.000đ. Tổng thu nhập đạt: 7.076.923đ.

Do trước đó trong năm 2026 anh Long đã phát sinh thu nhập tính theo biểu lũy tiến từng phần từ hợp đồng dài hạn tại nơi khác, anh không đủ điều kiện lập văn bản cam kết thu nhập duy nhất. Do đó, công ty Thiên Ưng buộc phải trích giữ 10% thuế TNCN: 7.076.923đ × 10% = 707.692đ. Số tiền thực tế chi trả cho anh Long là: 7.076.923đ - 707.692đ = 6.369.231đ. Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp khoản thuế 707.692đ này vào ngân sách nhà nước.

Lưu ý nghiệp vụ: Khoản thù lao nhận được dưới 2.000.000đ/tháng thì mặc nhiên không bị giữ thuế, do đó không cần thiết phải thiết lập văn bản cam kết 08/CK-TNCN.

Trường hợp 2: Ghi nhận thời gian thử thách chung trong Hợp đồng lao động

Để áp dụng đúng phương thức trích tính thuế TNCN cho thu nhập phát sinh trong kỳ thử thách đối với hình thức này, bộ phận kế toán cần đối chiếu thời hạn tổng thể ghi trên hợp đồng lao động:

• Nếu Hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên: (Ví dụ: Các loại hợp đồng kỳ hạn 12 tháng, 24 tháng, 36 tháng hoặc vô thời hạn), toàn bộ thu nhập phát sinh trong cả giai đoạn chạy thử thách và giai đoạn chính thức đều được gộp chung để tính toán trích thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Nếu Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng: Khoản thù lao phát sinh trong thời gian thử thách sẽ áp dụng cơ chế tính tương tự như Trường hợp 1 (trích giữ theo tỷ lệ 10% đối với các lượt chi trả từ 2.000.000đ trở lên, hoặc áp dụng Mẫu 08/CK-TNCN nếu nhân sự có đủ điều kiện).

Hệ thống các Công văn hướng dẫn nghiệp vụ đáng chú ý