Cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng trên Cổng Dịch vụ công

Hướng dẫn đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân trên Cổng Dịch vụ công mới nhất

1. Một số thông tin cần biết về mã số thuế thu nhập cá nhân từ ngày 01/07/2025

Kể từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân được sử dụng thay thế cho mã số thuế của cá nhân.

Theo quy định, số định danh cá nhân do Bộ Công an cấp theo pháp luật về căn cước là dãy số gồm 12 chữ số và được sử dụng thay cho mã số thuế của:

• Người nộp thuế là cá nhân.
• Người phụ thuộc.
• Người đại diện hộ gia đình.
• Người đại diện hộ kinh doanh.
• Cá nhân kinh doanh.

Đồng thời, số định danh cá nhân của người đại diện hộ gia đình, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cũng được sử dụng thay cho mã số thuế của các đối tượng này theo quy định tại điểm k, l, n khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Lưu ý: Số định danh cá nhân (12 số trên căn cước công dân) chỉ được sử dụng làm mã số thuế khi đã thực hiện đăng ký thuế theo quy định.

Các trường hợp liên quan đến mã số thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp 1: Cá nhân chưa từng được cấp mã số thuế trước ngày 01/07/2025

Đối với cá nhân chưa có mã số thuế trước ngày 01/07/2025, cần thực hiện đăng ký thuế trước khi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Chi tiết thủ tục đăng ký sẽ được hướng dẫn ở phần sau của bài viết.

Trường hợp 2: Cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/07/2025

Trường hợp 2.1: Thông tin đăng ký thuế đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Nếu thông tin đăng ký thuế đã trùng khớp với dữ liệu dân cư thì:

• Cá nhân không phải thực hiện thêm bất kỳ thủ tục hành chính nào.
• Mã số thuế đã được cấp trước ngày 01/07/2025 sẽ được cơ quan thuế tự động chuyển đổi sang số định danh cá nhân.
• Từ ngày 01/07/2025, cá nhân sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế trong mọi giao dịch thuế, bao gồm cả việc điều chỉnh hoặc bổ sung các nghĩa vụ thuế đã kê khai trước đây.
• Cơ quan thuế quản lý toàn bộ dữ liệu thuế cũng như dữ liệu đăng ký người phụ thuộc theo số định danh cá nhân.

Trường hợp 2.2: Thông tin đăng ký thuế chưa khớp với dữ liệu dân cư

Nếu thông tin đăng ký thuế không trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì:

• Cơ quan thuế sẽ cập nhật mã số thuế sang trạng thái 10 – MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân.
• Cá nhân phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo khoản 1 và khoản 4 Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC để đồng bộ dữ liệu.

Sau khi thông tin được cập nhật chính xác:

• Cá nhân sẽ sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền thông báo kết quả đối chiếu thành công hoặc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh điều chỉnh (nếu thuộc trường hợp hộ kinh doanh).
• Việc sử dụng số định danh cá nhân cũng áp dụng đối với các nghĩa vụ thuế đã kê khai trước đây.
• Cơ quan thuế tiếp tục quản lý toàn bộ dữ liệu thuế và dữ liệu người phụ thuộc bằng số định danh cá nhân.

Trường hợp 2.3: Cá nhân đã được cấp nhiều mã số thuế

Nếu cá nhân đang có nhiều mã số thuế thì cần thực hiện cập nhật thông tin số định danh cá nhân đối với các mã số thuế đã được cấp để cơ quan thuế hợp nhất dữ liệu.

Sau khi hoàn thành:

• Những mã số thuế có thông tin khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân mà không phát sinh thêm thủ tục hành chính.
• Người nộp thuế có thể tra cứu toàn bộ các mã số thuế đã được cấp trước đây cũng như nghĩa vụ thuế tương ứng khi đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2.
• Các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và giấy tờ pháp lý đã lập trước đây có sử dụng mã số thuế cũ vẫn tiếp tục có giá trị để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế và chứng minh nghĩa vụ thuế mà không phải điều chỉnh sang số định danh cá nhân.

Lưu ý: Các nội dung trên được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 2065/CT-NVT ngày 26/06/2025 về việc triển khai sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế và sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức trong giao dịch thuế điện tử.

2. Tổng quan về đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Đối tượng phải đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Theo điểm k và điểm l khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC, đối tượng thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế gồm:

Điều 4. Đối tượng đăng ký thuế

2. Người nộp thuế thuộc đối tượng thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, bao gồm:

• k) Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân.
• l) Cá nhân là người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

Thời hạn đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Theo khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn đăng ký thuế được quy định như sau:

• Đối với doanh nghiệp: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.
• Đối với cá nhân: Nếu tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế thì thời hạn thực hiện là 10 ngày làm việc kể từ một trong các thời điểm sau:
• Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
• Phát sinh yêu cầu hoàn thuế.

Không đăng ký hoặc đăng ký mã số thuế chậm có bị xử phạt không?

Theo Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại điểm b khoản 8 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/01/2026), mức xử phạt đối với hành vi chậm nộp hồ sơ đăng ký thuế được quy định như sau:

 

Mã số thuế thu nhập cá nhân được sử dụng để làm gì?

Mã số thuế thu nhập cá nhân được sử dụng cho các mục đích sau:

• Là căn cứ để cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ thuế của cá nhân.
• Dùng khi kê khai, nộp thuế và thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân.
• Là điều kiện bắt buộc đối với nhiều thủ tục hành chính về thuế như:
• Lập cam kết thu nhập thấp.
• Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh.
• Kê khai thuế.
• Hoàn thuế.
• Và các thủ tục khác theo quy định.

Các hình thức đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Hiện nay có 02 cách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân:

• Cách 1: Ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký.
• Cách 2: Cá nhân tự chuẩn bị hồ sơ và đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

3. Cách đăng ký thuế đối với cá nhân chưa có mã số thuế thu nhập cá nhân

Lưu ý: Thủ tục này chỉ áp dụng đối với cá nhân chưa từng được đăng ký thuế, tức là chưa được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân.

Làm sao để biết cá nhân đã có mã số thuế hay chưa?

Để xác định một cá nhân đã được cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (CCCD 12 số) đã được đăng ký thuế hay chưa, cần thực hiện tra cứu thông tin trên:

• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế.
• Hoặc Cổng thông tin Thuế điện tử dành cho cá nhân.

Sau khi tra cứu sẽ xác định được cá nhân đã có mã số thuế hay chưa để lựa chọn thủ tục phù hợp.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký thuế

Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ và trình tự đăng ký thuế sẽ được thực hiện theo quy định tương ứng.

3.1. Trường hợp cá nhân tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế

(Áp dụng đối với trường hợp cá nhân không ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế.)

Việc đăng ký thuế được thực hiện theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cụ thể như sau:

Hồ sơ đăng ký thuế

Cá nhân chuẩn bị Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT được ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Nơi nộp hồ sơ

Cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Chi cục Thuế hoặc Chi cục Thuế khu vực nơi cư trú.

Một số trường hợp đặc biệt

Ngoài quy định nêu trên, một số đối tượng sẽ thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan thuế khác, cụ thể:

• Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng đơn vị chi trả không thực hiện khấu trừ thuế, hồ sơ đăng ký thuế được nộp tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc.
• Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài chi trả, hồ sơ đăng ký thuế được nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam.

3.2. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) đăng ký thuế

Theo điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, việc đăng ký thuế theo hình thức ủy quyền được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Cá nhân (người lao động) lập hồ sơ ủy quyền đăng ký thuế

Người lao động chuẩn bị Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Sau khi hoàn thành, cá nhân nộp văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp (đơn vị chi trả thu nhập) để doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thuế thay.

Tham khảo và tải về: Mẫu số 41/UQ-ĐKT - Văn bản ủy quyền đăng ký thuế theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Lưu ý đối với cá nhân có thu nhập tại nhiều nơi

• Nếu cá nhân chưa từng đăng ký thuế (chưa có mã số thuế TNCN):
• Chỉ thực hiện ủy quyền đăng ký thuế tại một đơn vị chi trả thu nhập.
• Đồng thời, thông báo số định danh cá nhân cho các đơn vị còn lại để phục vụ việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định.
• Nếu cá nhân đã được đăng ký thuế (đã có mã số thuế TNCN):
• Không cần đăng ký thuế lại.
• Chỉ cần cung cấp số định danh cá nhân cho các đơn vị phát sinh thu nhập để sử dụng trong quá trình khấu trừ, kê khai và nộp thuế.

Ví dụ

Tháng 02/2026, anh Nguyễn Văn Nam đã ủy quyền cho Công ty Hưng Phát đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân và đã được cấp mã số thuế.

Đến tháng 08/2026, anh Nam chấm dứt hợp đồng với Công ty Hưng Phát và chuyển sang làm việc tại Công ty An Khang.

Trong trường hợp này, tại Công ty An Khang, anh Nam không cần thực hiện đăng ký thuế lại, mà chỉ cần cung cấp số định danh cá nhân để doanh nghiệp sử dụng cho việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký thuế gửi cơ quan thuế

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người lao động vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, sau đó gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị chi trả thu nhập.

Tham khảo và tải về: Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Sau khi hoàn tất tờ khai, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Khi việc đăng ký thuế được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sẽ sử dụng số định danh cá nhân của người lao động để thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Các cách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân qua mạng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:

Cách 1: Lập tờ khai đăng ký thuế trên phần mềm HTKK, kết xuất file XML, sau đó nộp tờ khai điện tử qua trang Dịch vụ công.

Cách 2: Thực hiện kê khai trực tuyến ngay trên Cổng Dịch vụ công, sau đó ký điện tử và nộp hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.

Quy trình lập tờ khai đăng ký thuế và nộp qua mạng

Cách 1: Lập tờ khai đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của doanh nghiệp thực hiện kê khai.

Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký mã số thuế TNCN

Trên giao diện phần mềm, thực hiện theo các bước sau:

• Chọn Thuế Thu Nhập Cá Nhân.
• Chọn tờ khai 05-ĐK-TH-TCT – Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT86/2024).

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Phần mềm HTKK sẽ tự động lấy thông tin ngày, tháng, năm theo thời gian cài đặt trên máy tính. Trường hợp cần thiết, người dùng có thể chỉnh sửa lại thông tin này.

Sau khi kiểm tra hoặc điều chỉnh xong kỳ tính thuế, nhấn Đồng ý để chuyển sang giao diện kê khai.

Bước 4: Lập tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TH-TCT

Doanh nghiệp căn cứ vào Giấy ủy quyền cùng các hồ sơ, giấy tờ do cá nhân cung cấp để nhập đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TH-TCT.

Lưu ý khi lựa chọn chỉ tiêu "Đăng ký thuế" hoặc "Thay đổi thông tin đăng ký thuế":

Doanh nghiệp chỉ được tích chọn một trong hai chỉ tiêu sau, phù hợp với hồ sơ cá nhân đã được ủy quyền:

1. Đăng ký thuế: Áp dụng đối với trường hợp cá nhân đăng ký thuế lần đầu.
2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế: Áp dụng khi cá nhân đã có đăng ký thuế trước đó và phát sinh nhu cầu thay đổi thông tin đăng ký.

Việc lựa chọn chỉ tiêu phải đúng với tình trạng thực tế của hồ sơ đăng ký thuế.

Bước 5: Kết xuất tờ khai XML

Sau khi hoàn tất việc kê khai và kiểm tra thông tin trên tờ khai, thực hiện kết xuất tờ khai dưới định dạng XML để chuẩn bị nộp hồ sơ điện tử qua mạng.

Bước 6: Nộp tờ khai XML từ HTKK qua mạng trên trang Dịch vụ công

Bước 1: Truy cập hệ thống

Truy cập vào website:

https://dichvucong.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

Thực hiện đăng nhập vào hệ thống theo các bước sau:

1. Chọn loại tài khoản muốn sử dụng để đăng nhập.
2. Tại mục Đối tượng đăng nhập, chọn Doanh nghiệp.
3. Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu của doanh nghiệp.
4. Nhập Mã Captcha.
5. Nhấn Đăng nhập để truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 3: Chọn thủ tục hành chính đăng ký thuế

Sau khi đăng nhập thành công, thực hiện lựa chọn thủ tục hành chính đăng ký thuế tương ứng để tiếp tục nộp tờ khai XML.

Lưu ý

• Mẹo tìm nhanh tờ khai 05-ĐK-TH-TCT: Tại ô tìm kiếm, nhập "05-" để hệ thống hiển thị tờ khai 05-ĐK-TH-TCT. Khi lựa chọn, lưu ý chọn dòng tờ khai dành cho cơ quan chi trả thu nhập.
• Trường hợp người lao động chưa có mã số thuế thu nhập cá nhân (đăng ký thuế lần đầu) thì lựa chọn dòng 1.
• Trường hợp người lao động đã được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân thì lựa chọn dòng 2 để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Bước 4. Chọn hồ sơ kê khai

Sau khi nhấn vào biểu tượng mũi tên tại cột "Nộp hồ sơ", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ chọn hồ sơ kê khai để bạn tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 5. Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ

Sau khi nhấn "Tiếp tục", hệ thống sẽ hiển thị màn hình chọn hình thức nộp hồ sơ.

Lưu ý

• Trường hợp chưa lập tờ khai trên phần mềm HTKK, đồng nghĩa chưa có tệp XML, bạn giữ nguyên lựa chọn "Kê khai trực tuyến" để hệ thống hiển thị tờ khai và thực hiện kê khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công.
• Trường hợp đã lập tờ khai trên HTKK và đã kết xuất tệp XML, bạn chọn "Nộp XML" như hướng dẫn trên màn hình để tải tệp XML từ máy tính lên hệ thống.

Bước 6. Tải hồ sơ

Sau khi chọn hình thức nộp hồ sơ, tiến hành tải tệp hồ sơ lên hệ thống.

Tiếp theo, nhấn "Kiểm tra hồ sơ" để hệ thống kiểm tra thông tin đã kê khai.

Sau khi kiểm tra, màn hình sẽ hiển thị chức năng "Tra cứu hồ sơ lưu tạm".

Nhấn vào "Tra cứu hồ sơ lưu tạm", hệ thống sẽ chuyển sang giao diện tra cứu, tại đây bạn lựa chọn các thông tin cần tra cứu để xem hồ sơ đã lưu.

Lưu ý

Doanh nghiệp chỉ được thực hiện bước nộp hồ sơ khi trạng thái hồ sơ hiển thị:

"TTHC - Đã kiểm tra thông tin kê khai"

Chỉ khi hồ sơ ở trạng thái trên, hệ thống mới cho phép thực hiện chức năng "Nộp hồ sơ".

Nếu trạng thái vẫn là:

"TTHC - Đang kiểm tra thông tin kê khai"

thì cần chờ hệ thống hoàn tất việc kiểm tra thông tin trước khi tiếp tục.

Trường hợp tài khoản bị đăng xuất hoặc đăng nhập lại sau đó, có thể tra cứu hồ sơ lưu tạm theo đường dẫn sau:

• Đăng nhập vào Hệ thống Dịch vụ công.
• Chọn "Tra cứu hồ sơ".
• Tiếp tục chọn "Tra cứu hồ sơ lưu tạm".

Sau đó thực hiện lựa chọn các tiêu chí tra cứu tương tự như các bước hướng dẫn trước.

Bước 7. Nộp hồ sơ

Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra và đạt yêu cầu, tại cột "Nộp hồ sơ" sẽ xuất hiện nút "Nộp hồ sơ".

Thực hiện nhấn "Nộp hồ sơ", hệ thống sẽ hiển thị nội dung tờ khai.

Tiếp theo, chọn "Hoàn thành kê khai".

Sau đó nhấn "Ký điện tử và nộp hồ sơ", nhập mã PIN của chữ ký số để thực hiện ký điện tử và gửi hồ sơ qua mạng.

Khi quá trình ký số và gửi hồ sơ hoàn tất thành công, việc nộp tờ khai đăng ký thuế điện tử cũng được hoàn thành.

Cách tra cứu kết quả cấp mã số thuế thu nhập cá nhân

Để kiểm tra chi tiết kết quả cấp mã số thuế thu nhập cá nhân, thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thành công, Hệ thống Thuế điện tử sẽ gửi 02 email thông báo, bao gồm:

• Email thứ nhất: Thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
• Email thứ hai: Thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Sau khi nhận được email thứ hai, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung thông báo để xác định hồ sơ đăng ký thuế đã được xử lý thành công hay chưa, đồng thời xem có phát sinh lỗi hoặc yêu cầu bổ sung thông tin (nếu có).

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công của cơ quan thuế để tra cứu chi tiết kết quả đăng ký thuế theo hướng dẫn trên hệ thống.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571