Cách đăng ký người phụ thuộc trên Dịch Vụ Công

Cách đăng ký người phụ thuộc trên Dịch vụ công

I. Quy định về đăng ký người phụ thuộc

Việc đăng ký người phụ thuộc được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

II. Tổng quan về việc đăng ký thuế cho người phụ thuộc

1. Mục đích của việc đăng ký người phụ thuộc

Đăng ký người phụ thuộc nhằm được hưởng giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc với mức 6.200.000 đồng/người/tháng khi xác định thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Việc được tính giảm trừ sẽ giúp giảm thu nhập tính thuế, từ đó làm giảm số thuế TNCN phải nộp.

Lưu ý: Muốn được tính giảm trừ người phụ thuộc tại doanh nghiệp nào thì người lao động phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc tại chính doanh nghiệp đó.

2. Thời điểm cần đăng ký người phụ thuộc

Người lao động nên đăng ký người phụ thuộc khi:

Thu nhập chịu thuế - Giảm trừ bản thân > 0

Nói cách khác, nếu thu nhập chịu thuế của cá nhân vượt 15,5 triệu đồng/tháng thì khi có người phụ thuộc, người lao động nên thực hiện đăng ký để được tính giảm trừ gia cảnh.

Lưu ý: Thu nhập chịu thuế được xác định theo công thức:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản thu nhập được miễn thuế

Đối với trường hợp người lao động có thu nhập chịu thuế nhỏ hơn mức giảm trừ bản thân (15,5 triệu đồng/tháng) thì không phát sinh thuế TNCN phải khấu trừ. Vì vậy, không bắt buộc phải đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh.

Tuy nhiên, nếu người lao động vẫn đăng ký hoặc đã đăng ký người phụ thuộc từ trước thì khi tính thuế TNCN vẫn được tính giảm trừ và khi lập hồ sơ quyết toán thuế vẫn kê khai thông tin người phụ thuộc trên phụ lục 05-3/BK-TNCN.

Lưu ý về số lần đăng ký người phụ thuộc

Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh đối với mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Riêng trường hợp người lao động chuyển sang đơn vị công tác mới thì phải thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như đăng ký lần đầu tại đơn vị mới.

Ví dụ

Tháng 3/2025, chị Nguyễn Thu Hà đăng ký người phụ thuộc là con nhỏ Lê Minh Anh tại Công ty Đại Phát.

Sang năm 2026, chị Thu Hà vẫn tiếp tục làm việc tại Công ty Đại Phát nên không cần đăng ký lại người phụ thuộc này. Doanh nghiệp vẫn tiếp tục tính giảm trừ gia cảnh cho chị.
Đến tháng 7/2027, chị Thu Hà nghỉ việc tại Công ty Đại Phát và ký hợp đồng lao động với Công ty Hưng Thịnh.

Trong trường hợp muốn tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh cho con nhỏ Lê Minh Anh tại Công ty Hưng Thịnh thì chị Thu Hà phải thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tại doanh nghiệp mới.

3. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc

3.1. Đối với người nộp thuế

Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

Điều này đồng nghĩa với việc cá nhân có thu nhập phải có mã số thuế thu nhập cá nhân trước khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc.

3.2. Đối với người phụ thuộc

Người phụ thuộc phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Thuộc đối tượng được xác định là người phụ thuộc theo quy định.
Đáp ứng đầy đủ điều kiện để được tính là người phụ thuộc.
Trong cùng năm tính thuế chưa được đăng ký giảm trừ cho người nộp thuế khác.
Việc đăng ký được thực hiện đúng thời hạn theo quy định.

Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng năm tính thuế. Nếu nhiều người cùng có trách nhiệm nuôi dưỡng thì các bên phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ cho một người.

3.2.1. Đối tượng và điều kiện của người phụ thuộc

Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng.

Một số đối tượng phổ biến gồm:

Con.
Vợ hoặc chồng.
Cha mẹ.
Anh, chị, em ruột.
Ông bà nội, ông bà ngoại.
Cô, dì, chú, bác ruột...

3.2.2. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc

Đối với các đối tượng gồm:

Con.
Vợ hoặc chồng.
Cha mẹ đẻ.
Cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng.
Cha dượng, mẹ kế.
Cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp.

Đối với các trường hợp này không giới hạn thời điểm đăng ký để được tính giảm trừ.

Ví dụ:

Muốn tính giảm trừ cho con đẻ trong kỳ tính thuế năm 2026 thì chỉ cần đến thời điểm doanh nghiệp hoặc cá nhân nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026 đã hoàn thành việc đăng ký người phụ thuộc. Kể cả việc đăng ký được thực hiện sau ngày 31/12/2026 thì vẫn được tính giảm trừ nếu đã kê khai đầy đủ trên hồ sơ quyết toán.

Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng

Bao gồm:

Anh ruột, chị ruột, em ruột.
Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; cô, dì, cậu, chú, bác ruột.
Cháu ruột là con của anh, chị hoặc em ruột.
Các cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Đối với nhóm đối tượng này, thời hạn đăng ký để được tính giảm trừ gia cảnh là chậm nhất ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu đăng ký sau thời điểm này thì không được tính giảm trừ cho năm đó.

Ví dụ

Người lao động có người phụ thuộc là ông ngoại và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Muốn được tính giảm trừ cho năm tính thuế 2026 thì phải hoàn thành đăng ký chậm nhất vào ngày 31/12/2026.
Nếu đến ngày 01/01/2027 mới thực hiện đăng ký thì sẽ không được tính giảm trừ cho năm 2026 mà chỉ được tính từ năm 2027 trở đi.

4. Các hình thức đăng ký người phụ thuộc

Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký người phụ thuộc.
Cách 2: Cá nhân trực tiếp lập hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo Thông tư 86/2024/TT-BTC

4.1. Cá nhân trực tiếp đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế

Đối với trường hợp người nộp thuế không đăng ký thông qua đơn vị chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký, thủ tục được thực hiện theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Nơi nộp hồ sơ:

Chi cục Thuế hoặc Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú.

Đối với một số trường hợp đặc biệt:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng các tổ chức này không thực hiện khấu trừ thuế thì nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc.
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài chi trả thì nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam.

4.2. Cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc

Trường hợp người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký người phụ thuộc thì thực hiện theo điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 1: Người lao động chuẩn bị hồ sơ gửi doanh nghiệp

Người lao động lập Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC và gửi cho doanh nghiệp.

Lưu ý:

Ngoài hồ sơ đăng ký thuế nêu trên, người lao động còn phải nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho doanh nghiệp.

Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:

Trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc.

Nếu quá thời hạn này mà người nộp thuế chưa nộp hồ sơ chứng minh thì:

Không được tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc.
Phải điều chỉnh lại số thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo quy định.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký với cơ quan thuế

Doanh nghiệp lập Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp tờ khai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị chi trả thu nhập.

Sau khi đăng ký thành công

Khi việc đăng ký người phụ thuộc được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sử dụng số định danh cá nhân của người phụ thuộc để thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Cách doanh nghiệp lập tờ khai đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc.

Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký người phụ thuộc

Thực hiện theo các bước sau:

Chọn mục Thuế Thu nhập cá nhân.
Chọn tờ khai 20-ĐK-TH-TCT - Đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Phần mềm HTKK sẽ tự động hiển thị ngày, tháng, năm theo thiết lập trên máy tính.

Trường hợp cần thay đổi, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa lại thông tin kỳ tính thuế.
Sau khi kiểm tra xong, bấm Đồng ý để mở giao diện tờ khai.

Bước 4: Kê khai thông tin trên tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc

Doanh nghiệp căn cứ vào Giấy ủy quyền cùng các hồ sơ do người lao động cung cấp để nhập đầy đủ thông tin lên tờ khai đăng ký người phụ thuộc.

Lựa chọn giữa "Đăng ký thuế" và "Thay đổi thông tin đăng ký thuế"

Doanh nghiệp chỉ được chọn một trong hai chỉ tiêu sau:

Đăng ký thuế
Thay đổi thông tin đăng ký thuế

Việc lựa chọn phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ của người phụ thuộc.

Nếu người phụ thuộc đăng ký lần đầu, tích vào Đăng ký thuế.
Nếu người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế trước đó, tích vào Thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Ví dụ:

Căn cứ vào Giấy ủy quyền Mẫu số 41/UQ-ĐKT mà ông Nguyễn Văn Long gửi cho Công ty Minh Phát, người phụ thuộc đang được đăng ký thuế lần đầu.

Do đó, doanh nghiệp sẽ tích chọn vào chỉ tiêu Đăng ký thuế.

Đối với trường hợp người lao động đã đăng ký người phụ thuộc tại doanh nghiệp cũ và chuyển sang nơi làm việc mới thì khi đăng ký tại doanh nghiệp mới sẽ tích chọn Thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Hướng dẫn kê khai chỉ tiêu [21] và [22] về thời gian tính giảm trừ

Chỉ tiêu [21] - Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)

Trường hợp 1: Đăng ký lần đầu

Ghi tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng đầu tiên của năm đăng ký, trừ các trường hợp đặc biệt dưới đây.

Tình huống 1: Nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trong năm

Ví dụ:

Chị Nguyễn Thị Lan sinh con vào tháng 06/2026, đồng thời phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng từ thời điểm này.

Đến tháng 10/2026, chị Lan thực hiện đăng ký người phụ thuộc.

=> Chỉ tiêu [21] ghi: 06/2026.

Tình huống 2: Nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh từ các năm trước

Ví dụ:

Người phụ thuộc sinh ngày 30/11/2024, nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh từ tháng 11/2024.

Đến năm 2026 mới thực hiện đăng ký người phụ thuộc.

=> Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ tại chỉ tiêu [21] ghi là 01/2026, tức tháng đầu tiên của năm đăng ký.

Trường hợp 2: Đăng ký giảm trừ cho các năm trước

Ví dụ:

Hiện tại là năm 2026, người lao động muốn quyết toán lại thuế năm 2024 để được tính giảm trừ người phụ thuộc kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng là 03/2024.

=> Chỉ tiêu [21] khai: 03/2024.

Trường hợp người lao động chuyển nơi làm việc

Khai theo thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc tại doanh nghiệp mới.

Ví dụ:

Chị Phạm Thu Hà có một người phụ thuộc là con ruột.

Khi làm việc tại Công ty Hưng Thịnh, chị đã đăng ký giảm trừ cho người con này đến hết tháng 03/2026.
Tháng 04/2026, chị chuyển sang Công ty An Phúc.

=> Khi đăng ký lại tại Công ty An Phúc, chỉ tiêu [21] ghi: 04/2026

Trường hợp chuyển người phụ thuộc từ người lao động này sang người lao động khác

Ví dụ:

Hai vợ chồng có chung một người con sinh tháng 06/2025.

Trong năm 2025, người vợ đăng ký giảm trừ cho người con.
Theo quy định, cùng một năm tính thuế không được đồng thời tính giảm trừ cho cả hai vợ chồng.

Đến tháng 01/2026, thực hiện chuyển quyền giảm trừ sang người chồng.

=> Khi người chồng đăng ký tại doanh nghiệp của mình, chỉ tiêu [21] khai là 01/2026.

Chỉ tiêu [22] - Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)

Nếu chưa xác định được thời điểm kết thúc giảm trừ thì để trống chỉ tiêu này.
Khi phát sinh việc kết thúc giảm trừ, kể cả trước đây đã khai hoặc chưa khai chỉ tiêu [22], người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật đúng thời điểm thực tế.

Bước 5: Kết xuất tờ khai

Sau khi hoàn thành việc kê khai, kết xuất tờ khai đăng ký người phụ thuộc dưới định dạng XML để gửi qua hệ thống khai thuế điện tử.

Cách nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc qua mạng

Doanh nghiệp thực hiện nộp Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC) thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công của cơ quan thuế.

Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống

Mở trình duyệt và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

Thực hiện lần lượt các thao tác:

Chọn loại tài khoản sử dụng để đăng nhập.
Tại mục Đối tượng đăng nhập, chọn Doanh nghiệp.
Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của doanh nghiệp.
Nhập mã Captcha theo yêu cầu của hệ thống.
Nhấn Đăng nhập để truy cập vào hệ thống.

Bước 3: Tra cứu và lựa chọn thủ tục hành chính

Sau khi đăng nhập thành công, tiến hành tra cứu và chọn mã thủ tục hành chính tương ứng với Tờ khai đăng ký người phụ thuộc Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT để thực hiện nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc qua mạng.

Sau khi đăng nhập vào hệ thống Dịch vụ công

Sau khi đăng nhập thành công vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, thực hiện các bước sau để nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc:

Bước 1: Tra cứu thủ tục hành chính

Thực hiện lần lượt như sau:

Chọn chức năng THỦ TỤC HÀNH CHÍNH để tìm mã thủ tục cần thực hiện.
Tại mục Tờ khai, nhập từ khóa 20- vào ô tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiển thị Mẫu 20-ĐK-TH-TCT - Tờ khai đăng ký người phụ thuộc dành cho cơ quan chi trả thu nhập.
Nhấn Tìm kiếm để tra cứu thủ tục hành chính tương ứng.

Bước 2: Chọn hình thức nộp hồ sơ

Lựa chọn đúng thủ tục theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Trường hợp đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc chưa có mã số thuế

Chọn mục 4.1.

Nếu doanh nghiệp đã lập tờ khai trên phần mềm HTKK và đã kết xuất file XML thì chọn Nộp XML để tải tờ khai lên hệ thống.
Nếu chưa có file XML thì chọn Kê khai trực tuyến để thực hiện khai báo ngay trên Cổng Dịch vụ công.

Trường hợp thay đổi thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc

Chọn mục 4.2.

Tiếp theo lựa chọn hình thức thực hiện:

Nếu đã có tờ khai XML được kết xuất từ HTKK thì chọn Nộp XML.
Nếu chưa có file XML thì chọn Kê khai trực tuyến để kê khai trực tiếp trên hệ thống.

Bước 4: Tải tờ khai XML lên hệ thống

Sau khi chọn hình thức Nộp XML, thực hiện như sau:

Nhấn Chọn tệp để tìm đến vị trí lưu file XML của Tờ khai 20-ĐK-TH-TCT đã được kết xuất từ phần mềm HTKK và tải file lên hệ thống.
Chọn Kiểm tra hồ sơ để hệ thống kiểm tra thông tin trên tờ khai.

Sau khi hoàn thành bước này, hệ thống sẽ hiển thị kết quả kiểm tra hồ sơ trên màn hình.

Lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Doanh nghiệp chỉ thực hiện nhấn "Nộp hồ sơ" khi hồ sơ đã có trạng thái:

TTHC - Đã kiểm tra thông tin kê khai

Chỉ khi trạng thái của tờ khai hiển thị TTHC - Đã kiểm tra thông tin kê khai, hệ thống mới cho phép thực hiện việc nộp hồ sơ.

Nếu trạng thái vẫn đang hiển thị:

TTHC - Đang kiểm tra thông tin kê khai

thì doanh nghiệp cần chờ hệ thống hoàn tất quá trình kiểm tra dữ liệu đã kê khai trước khi tiếp tục.

Tra cứu hồ sơ lưu tạm

Trường hợp doanh nghiệp đã đăng xuất khỏi hệ thống hoặc đăng nhập lại vào thời điểm khác, có thể tra cứu hồ sơ đã lưu tạm theo trình tự sau:

Đăng nhập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Chọn chức năng TRA CỨU HỒ SƠ.
Tiếp tục chọn TRA CỨU HỒ SƠ LƯU TẠM để xem lại các hồ sơ đã lưu.

Sau khi truy cập chức năng Tra cứu hồ sơ lưu tạm, doanh nghiệp lựa chọn các tiêu chí tra cứu tương tự như các bước đã thực hiện trước đó.

Bước 5: Nộp hồ sơ

Khi hệ thống hoàn tất việc kiểm tra và hồ sơ đáp ứng yêu cầu, tại cột Nộp hồ sơ sẽ xuất hiện nút Nộp hồ sơ.

Thực hiện theo trình tự sau:

Nhấn Nộp hồ sơ, hệ thống sẽ hiển thị tờ khai đã lập.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên tờ khai.
Chọn Hoàn thành kê khai.
Tiếp tục nhấn Ký điện tử và nộp hồ sơ, sau đó nhập mã PIN của chữ ký số để thực hiện ký điện tử và gửi hồ sơ qua mạng.

Sau khi ký và gửi thành công, việc nộp tờ khai đăng ký thuế được xem là hoàn tất.

Thời hạn giải quyết hồ sơ

Cơ quan thuế giải quyết thủ tục trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký thuế điện tử theo quy định thông qua Cổng thông tin điện tử.

Bước 6: Kiểm tra kết quả đăng ký

Doanh nghiệp theo dõi kết quả xử lý thông qua địa chỉ email đã đăng ký nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Hệ thống sẽ gửi 02 email gồm:

Email thứ nhất: Thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
Email thứ hai: Thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Sau khi nhận được email thứ hai, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung thông báo để xác định:

Hồ sơ đã được đăng ký thành công hay chưa.
Có phát sinh lỗi hoặc yêu cầu bổ sung, điều chỉnh thông tin hay không.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để tra cứu chi tiết kết quả đăng ký người phụ thuộc.

Hotline: 0983 542 571