Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động qua eTax Mobile 2026

Hướng dẫn thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động trên ứng dụng eTax Mobile theo quy định mới nhất áp dụng trong năm 2026.

1. Căn cứ hướng dẫn về hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động được thực hiện dựa trên các văn bản sau:

• Quyết định số 108/QĐ-TCT ngày 24/01/2025 quy định về quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.
• Công văn số 126/DNL-THNV ngày 14/02/2025 hướng dẫn thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.

2. Các trường hợp được giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động

Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân sẽ được xử lý tự động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tại thời điểm cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế của người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay số thuế TNCN đã khấu trừ, hoặc người nộp thuế là cá nhân đã nộp đầy đủ số thuế TNCN vào ngân sách nhà nước đối với kỳ quyết toán có đề nghị hoàn thuế.
• Hồ sơ hoàn thuế có chỉ tiêu "Tổng thu nhập chịu thuế" trùng khớp với số liệu tổng hợp của kỳ quyết toán theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ; đồng thời chỉ tiêu "Tổng số thuế đề nghị hoàn trả" không được lớn hơn số liệu tổng hợp của kỳ quyết toán theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế tại thời điểm xử lý hồ sơ.
• Thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn thuế của người nộp thuế đã được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế.

3. Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động trên ứng dụng eTax Mobile

Bước 1: Tải, cài đặt và đăng nhập ứng dụng eTax Mobile

eTax Mobile là ứng dụng Thuế điện tử dành cho thiết bị di động sử dụng hệ điều hành iOS và Android.

Nếu điện thoại của bạn chưa cài đặt ứng dụng eTax Mobile, trước tiên cần thực hiện việc tải, cài đặt và đăng nhập tài khoản để sử dụng các chức năng trên ứng dụng.

Bước 2: Tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý

Hiện nay, ứng dụng eTax Mobile đã được nâng cấp nhằm hỗ trợ người nộp thuế với nhiều tiện ích, trong đó có chức năng:

• Tổng hợp và tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý.
• Xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
• Nộp Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý trực tiếp trên ứng dụng.

Căn cứ vào:

• Dữ liệu kê khai của tổ chức trả thu nhập và cá nhân;
• Dữ liệu đăng ký thuế;
• Dữ liệu đăng ký người phụ thuộc;
• Dữ liệu tổng quan về nghĩa vụ thuế;
• Thông tin các khoản nợ thuế của người nộp thuế trên phạm vi toàn quốc;

hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế sẽ tự động tổng hợp thông tin đối với các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN để xác định nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế và tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý đối với cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế.

Việc tổng hợp dữ liệu và tạo tờ khai gợi ý được hệ thống tự động thực hiện ngay sau khi hết thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập.

Người nộp thuế là cá nhân sử dụng ứng dụng eTax Mobile để kiểm tra các thông tin trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý do hệ thống tự động lập.

• Trường hợp đồng ý với toàn bộ thông tin được gợi ý trên tờ khai, người nộp thuế xác nhận và nộp hồ sơ quyết toán trực tiếp trên ứng dụng theo quy định.
• Trường hợp không đồng ý với thông tin được gợi ý, người nộp thuế thực hiện điều chỉnh các chỉ tiêu tương ứng, bổ sung lý do chênh lệch so với dữ liệu do cơ quan thuế gợi ý và nộp hồ sơ quyết toán kèm theo tài liệu chứng minh theo quy định.

Bước 3: Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có đề nghị hoàn thuế

Khi người nộp thuế gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chỉ tiêu "Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế", Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính sẽ tự động:

• Tạo và gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử.
• Tạo và gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (theo Mẫu số 01-1/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 19/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính).

Các thông báo này được gửi đến người nộp thuế ngay sau khi hệ thống tiếp nhận hồ sơ.

Đồng thời, ngay sau khi phát hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế, phân hệ hoàn thuế sẽ tự động tạo hồ sơ đề nghị hoàn thuế để tiếp tục xử lý theo quy định.

Bước 4: Xử lý hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động

1. Kiểm tra điều kiện xử lý hồ sơ tự động

Phân hệ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động sẽ kiểm tra và xác định hồ sơ có đủ điều kiện để xử lý tự động hay không.

Một hồ sơ được xử lý tự động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

(i) Tại thời điểm cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế của người nộp thuế:

• Tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay số thuế TNCN đã khấu trừ; hoặc
• Người nộp thuế là cá nhân đã nộp đầy đủ số thuế TNCN vào ngân sách nhà nước đối với kỳ quyết toán có đề nghị hoàn thuế.

(ii) Hồ sơ hoàn thuế có:

• Chỉ tiêu "Tổng thu nhập chịu thuế" trùng khớp với dữ liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ.
• Chỉ tiêu "Tổng số thuế đề nghị hoàn trả" nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm xử lý.

(iii) Thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn thuế của người nộp thuế đã được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế.

2. Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện

Nếu hồ sơ hoàn thuế của người nộp thuế đáp ứng toàn bộ các điều kiện nêu trên thì phân hệ hoàn thuế tự động sẽ:

• Tạo đề xuất hoàn thuế.
• Lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước).
• Lập Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước).
• Chuyển hồ sơ để Thủ trưởng cơ quan thuế ký điện tử.

Toàn bộ các công việc tại mục 1 và mục 2 được hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế tự động thực hiện ngay sau khi gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho người nộp thuế.

3. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện xử lý tự động

Nếu hồ sơ hoàn thuế không đáp ứng một trong các điều kiện nêu tại mục 1 thì hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế sẽ:

• Tự động phân công hồ sơ.
• Gửi thư điện tử thông báo đến lãnh đạo bộ phận và công chức thuế được giao xử lý.

Căn cứ kết quả kiểm tra, thông tin trên ứng dụng TMS và hồ sơ hoàn thuế cụ thể, bộ phận giải quyết hồ sơ sẽ xử lý theo từng trường hợp sau:

3.1. Hồ sơ đã kèm tài liệu giải trình, bổ sung

Bộ phận giải quyết hồ sơ tiến hành kiểm tra, đối chiếu tài liệu giải trình.

Nếu chấp nhận nội dung giải trình thì thực hiện:

• Lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước).
• Lập Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước).
• Trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký điện tử.

3.2. Hồ sơ cần tiếp tục giải trình, bổ sung

Nếu cần xác minh hoặc làm rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu người nộp thuế kê khai và dữ liệu của cơ quan thuế thì bộ phận giải quyết hồ sơ lập:

Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP) để trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký và gửi cho người nộp thuế.

Sau khi tiếp nhận nội dung giải trình, bộ phận giải quyết hồ sơ thực hiện như sau:

Trường hợp chấp nhận giải trình, bổ sung

Nếu người nộp thuế chứng minh được số thuế đề nghị hoàn là đúng thì bộ phận giải quyết hồ sơ:

• Tạo đề xuất hoàn thuế trên ứng dụng TMS.
• Lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước).
• Lập Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước).
• Trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký ban hành.

Trường hợp không chấp nhận giải trình, bổ sung

Nếu:

• Người nộp thuế đã giải trình nhưng chưa đủ căn cứ xác định thuộc đối tượng được hoàn thuế; hoặc
• Hết thời hạn theo Thông báo mà không thực hiện giải trình, bổ sung; hoặc
• Đã giải trình nhưng vẫn không chứng minh được số thuế khai là đúng;

thì bộ phận giải quyết hồ sơ lập:

Thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (Mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên ứng dụng TMS, trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký và gửi cho người nộp thuế.

3.3. Hồ sơ không thuộc đối tượng được hoàn thuế

Nếu xác định hồ sơ không thuộc đối tượng hoặc không thuộc trường hợp được hoàn thuế thì bộ phận giải quyết hồ sơ lập:

Thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (Mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên ứng dụng TMS, trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký ban hành và gửi cho người nộp thuế.

Thời gian thực hiện các nội dung tại mục 3 không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

4. Ban hành quyết định và thực hiện hoàn thuế

Hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế hỗ trợ tự động tạo dự thảo các Thông báo, Quyết định và Lệnh hoàn theo quy định tại mục 2 và mục 3, sau đó chuyển sang ứng dụng ký điện tử và đồng thời gửi thư điện tử thông báo cho bộ phận giải quyết hồ sơ và Thủ trưởng cơ quan thuế.

4.1. Ký điện tử

Thủ trưởng cơ quan thuế thực hiện ký điện tử đối với các văn bản sau:

• Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước).
• Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước).
• Thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế.
• Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu.

Hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế hỗ trợ ký điện tử hàng loạt. Sau khi ký, văn bản được chuyển đến bộ phận hành chính - văn thư để phát hành theo quy định.

4.2. Thực hiện hoàn thuế

Đối với Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước) và Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước):

• Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chuyển Lệnh hoàn thuế đã được ban hành đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi trả cho người nộp thuế theo quy định.
• Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tiếp nhận, kiểm tra và hạch toán Lệnh hoàn thuế do Kho bạc Nhà nước chuyển đến. Khi thông tin khớp đúng với dữ liệu trên hệ thống, hệ thống sẽ tự động:
• Hạch toán Quyết định hoàn thuế.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ hoàn thuế.
• Chuyển Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước) để gửi cho người nộp thuế.

Trường hợp thông tin trên Lệnh hoàn thuế do Kho bạc Nhà nước chuyển đến không khớp với dữ liệu trên hệ thống thì bộ phận giải quyết hồ sơ thực hiện xử lý theo Danh mục mã lỗi và nguyên tắc xử lý Lệnh hoàn thuế tại Danh mục 2.3 ban hành kèm theo Quy trình hoàn thuế theo Quyết định số 679/QĐ-TCT ngày 31/05/2023 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Bước 5: Kiểm soát sau hoàn thuế thu nhập cá nhân

Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Thuế sẽ định kỳ hàng quý tự động tổng hợp dữ liệu để:

• Cảnh báo các trường hợp cần theo dõi.
• Tự động lập danh sách gửi cơ quan thuế đối với các trường hợp tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện kê khai bổ sung làm thay đổi nghĩa vụ thuế của người nộp thuế là cá nhân đã được hoàn thuế TNCN.

Danh sách này là căn cứ để bộ phận giải quyết hồ sơ thực hiện công tác:

• Kiểm soát sau hoàn thuế.
• Thu hồi tiền hoàn thuế (nếu phát sinh).

Thủ trưởng cơ quan thuế sẽ phân công cụ thể bộ phận giải quyết hồ sơ thực hiện việc kiểm tra sau hoàn và thu hồi tiền hoàn thuế khi cần thiết.

Lưu ý

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024, thay thế Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 hướng dẫn về đăng ký thuế. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 06/02/2025.

Theo quy định tại Thông tư:

• Trường hợp cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/07/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế:
• Không khớp với dữ liệu được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; hoặc
• Chưa đầy đủ;

thì người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế để đảm bảo dữ liệu được đối chiếu chính xác trước khi sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

Người nộp thuế có thể tra cứu kết quả đối chiếu thông tin đăng ký thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tài khoản giao dịch thuế điện tử trên ứng dụng iCanhan hoặc eTax Mobile.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, người nộp thuế cần liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để được cập nhật, điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động

Theo Công văn số 914/TCT-DNNCN ngày 28/02/2025 của Tổng cục Thuế về việc triển khai quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động:

Theo thông báo của Tổng cục Thuế, Quy trình giải quyết hoàn thuế TNCN tự động theo Quyết định số 108/QĐ-TCT ngày 24/01/2025 được áp dụng kể từ kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2024. Chậm nhất đến ngày 31/03/2025, hệ thống công nghệ thông tin sẽ được nâng cấp để đáp ứng việc triển khai quy trình này.

Để việc triển khai hoàn thuế tự động được thực hiện thuận lợi và hiệu quả, Tổng cục Thuế yêu cầu các cơ quan thuế đôn đốc doanh nghiệp thực hiện các nội dung sau:

• Rà soát dữ liệu nợ thuế TNCN trên hệ thống đối với các doanh nghiệp đang quản lý; đồng thời có biện pháp đôn đốc doanh nghiệp nộp đầy đủ số thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động vào ngân sách nhà nước nhằm tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế khi phát sinh số thuế nộp thừa, đề nghị hoàn hoặc bù trừ.
• Đôn đốc doanh nghiệp thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN và nộp thuế đúng thời hạn theo quy định; đồng thời kê khai chính xác theo thực tế phát sinh trả thu nhập, không sử dụng thông tin của cá nhân khác để kê khai quyết toán khi thực tế không phát sinh việc chi trả thu nhập cho cá nhân đó.
• Thực hiện hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 về việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay cho từng cá nhân.
• Hướng dẫn người nộp thuế bổ sung thông tin số định danh cá nhân theo quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC, nhằm đảm bảo dữ liệu giữa mã số thuế và số định danh cá nhân được đối chiếu chính xác. Đồng thời hướng dẫn bổ sung số định danh cá nhân khi kê khai giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc trên Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571