Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK

Đầu năm 2026, doanh nghiệp thực hiện lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập đã chi trả cho người lao động trong năm 2025.

Nội dung dưới đây hướng dẫn cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 05/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK.

1. Tổng quan về nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp (đơn vị chi trả thu nhập)

Trong năm tính thuế, nếu doanh nghiệp có phát sinh việc chi trả thu nhập (trả lương) thì phải lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với toàn bộ khoản thu nhập đã chi trả trong năm.

Việc lập tờ khai được thực hiện không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có phát sinh số thuế TNCN phải nộp hoặc có thực hiện khấu trừ thuế của người lao động hay không.

Nói cách khác, chỉ cần doanh nghiệp có trả lương trong năm thì đều phải lập tờ khai quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập đã chi trả.

Ngược lại, nếu trong năm tính thuế không phát sinh việc chi trả thu nhập (không trả lương) thì doanh nghiệp không phải lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Lưu ý

• Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyết toán thay đối với những người lao động có Giấy ủy quyền quyết toán thuế theo đúng quy định.
• Doanh nghiệp chỉ quyết toán đối với khoản thu nhập do chính doanh nghiệp chi trả.
• Doanh nghiệp không được tổng hợp thu nhập mà người lao động nhận từ các đơn vị khác vào tờ khai quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp mình, kể cả trong trường hợp người lao động có ủy quyền quyết toán.

Điều này đồng nghĩa với việc:

• Không cộng thêm tiền lương, tiền công mà người lao động nhận từ doanh nghiệp khác vào hồ sơ quyết toán của doanh nghiệp.
• Mỗi doanh nghiệp chỉ kê khai và quyết toán đối với phần thu nhập do chính doanh nghiệp đã chi trả.

Riêng trường hợp cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế, người nộp thuế phải tổng hợp toàn bộ thu nhập phát sinh tại tất cả các nơi trả thu nhập để kê khai trên tờ khai quyết toán của mình.

2. Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Bước 1. Đăng nhập phần mềm HTKK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của doanh nghiệp.

Thực hiện như sau:

• Nhập mã số thuế của doanh nghiệp cần kê khai.
• Chọn "Đồng ý" để đăng nhập.

Bước 2. Chọn tờ khai quyết toán

Trên giao diện phần mềm:

• Chọn mục "Thuế thu nhập cá nhân".
• Tiếp tục chọn "05/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TT80/2021)" để bắt đầu kê khai.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Lưu ý khi lựa chọn trạng thái tờ khai

• Trường hợp doanh nghiệp lần đầu thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế thì chọn "Tờ khai lần đầu".
• Trường hợp doanh nghiệp đã nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN lần đầu và đã nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế từ cơ quan thuế, nhưng sau đó phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót thì phải lập hồ sơ điều chỉnh.

Khi thực hiện kê khai điều chỉnh cho tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp, doanh nghiệp chọn "Tờ khai bổ sung" và kê khai theo số thứ tự của từng lần bổ sung.

Sau khi lựa chọn đúng trạng thái tờ khai, nhấn "Đồng ý" để truy cập giao diện của Mẫu số 05/QTT-TNCN cùng các phụ lục đi kèm, bao gồm:

• Phụ lục 05-1/BK-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Phụ lục 05-2/BK-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu thuế toàn phần.
• Phụ lục 05-3/BK-TNCN: Bảng kê người phụ thuộc.

Trình tự lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Quy trình lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm HTKK được thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Lập các phụ lục trước khi lập tờ khai

Kèm theo Mẫu số 05/QTT-TNCN có 03 phụ lục, bao gồm:

• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Phụ lục này sử dụng để kê khai thu nhập của người lao động là cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, đã được tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN – Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Phụ lục này dùng để kê khai thu nhập của:
• Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động, đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.
• Cá nhân không cư trú, đã tính thuế theo thuế suất 20%.
• Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN – Bảng kê người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Phụ lục này dùng để kê khai toàn bộ người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động trong năm.

Doanh nghiệp cần lập các phụ lục trước, sau đó phần mềm HTKK sẽ tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 05/QTT-TNCN.

Bước 2. Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 05/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC

Thực hiện xác định chỉ tiêu [16] – Tổng số người lao động, là tổng số người lao động đã được doanh nghiệp chi trả thu nhập (trả lương) trong năm quyết toán.

Hướng dẫn chi tiết từng bước lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Bước 1. Lập các phụ lục 05-1/BK-TNCN, 05-2/BK-TNCN và 05-3/BK-TNCN

Có 02 cách để thực hiện lập các phụ lục của tờ khai quyết toán thuế TNCN.

Cách 1. Nhập trực tiếp dữ liệu trên phần mềm HTKK

Người sử dụng nhập trực tiếp thông tin của từng người lao động vào từng bảng kê.

• Muốn thêm dòng, nhấn phím F5 hoặc tổ hợp Fn + F5.
• Muốn xóa dòng, nhấn phím F6 hoặc tổ hợp Fn + F6.

Cách 2. Nhập dữ liệu từ file Excel

Thực hiện tải mẫu bảng kê Excel từ phần mềm HTKK, nhập đầy đủ thông tin vào file Excel, sau đó tải ngược dữ liệu từ file Excel lên phần mềm.

2.1. Lập Phụ lục 05-3/BK-TNCN – Bảng kê người phụ thuộc

Tổng quan về Phụ lục 05-3/BK-TNCN

• Mỗi người phụ thuộc được kê khai trên một dòng riêng. Trường hợp một người lao động có nhiều người phụ thuộc thì phải khai trên nhiều dòng tương ứng, bảo đảm nguyên tắc mỗi người phụ thuộc chỉ xuất hiện trên một dòng.
• Đối tượng kê khai trên Phụ lục 05-3/BK-TNCN là toàn bộ người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh cho cá nhân (người lao động) trong năm tính thuế.

Ngoài ra, phụ lục này còn áp dụng đối với trường hợp được quy định tại điểm c.2 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cụ thể:

Trường hợp trong năm tính thuế, người nộp thuế chưa thực hiện giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì khi quyết toán thuế, nếu đã đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định, vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Ví dụ

Chị Lan sinh con vào tháng 8/2025.

Trong suốt năm 2025, chị Lan chưa đăng ký người phụ thuộc nên doanh nghiệp Công ty TNHH Minh Phát chưa thực hiện giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc của chị trong năm tính thuế 2025.

Đến tháng 03/2026, khi Công ty TNHH Minh Phát thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho năm 2025, chị Lan đã làm giấy ủy quyền quyết toán thuế và nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để đăng ký giảm trừ từ tháng 08/2025, là thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Sau đó, doanh nghiệp đã hoàn tất việc đăng ký người phụ thuộc thành công cho chị Lan.

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025, Công ty TNHH Minh Phát sẽ kê khai người phụ thuộc của chị Lan trên Phụ lục Bảng kê 05-3/BK-TNCN.

Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu trên Phụ lục 05-3/BK-TNCN (Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh)

Chỉ tiêu [06] – Số thứ tự

Ghi số thứ tự theo dãy số tự nhiên tăng dần (1, 2, 3,...).

Trên phần mềm HTKK:

Phần mềm sẽ tự động đánh số thứ tự khi người sử dụng thêm dòng mới.

Chỉ tiêu [07] – Họ và tên người nộp thuế là người lao động tại tổ chức trả thu nhập

Ghi đầy đủ họ và tên của từng người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Cho phép nhập dữ liệu dạng văn bản (Text).
• Đây là chỉ tiêu bắt buộc.
• Số lượng ký tự tối đa là 100 ký tự.

Chỉ tiêu [08] – Mã số thuế của người nộp thuế là người lao động tại tổ chức trả thu nhập

Kê khai đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Bắt buộc phải nhập.
• Tối đa 10 ký tự.
• Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của cấu trúc mã số thuế.

Chỉ tiêu [09] – Họ và tên người phụ thuộc

Ghi đầy đủ họ và tên của người phụ thuộc theo hồ sơ đăng ký mã số thuế hoặc theo Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Cho phép nhập dữ liệu dạng văn bản (Text).
• Là chỉ tiêu bắt buộc.
• Tối đa 100 ký tự.

Chỉ tiêu [10] – Ngày sinh của người phụ thuộc

Khai đầy đủ ngày, tháng, năm sinh của người phụ thuộc.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập theo định dạng dd/mm/yyyy.
• Ngày sinh không được lớn hơn ngày hiện tại.
• Ngày sinh phải nhỏ hơn hoặc bằng tháng bắt đầu tính giảm trừ.

Chỉ tiêu [11] – Mã số thuế của người phụ thuộc

Kê khai đầy đủ mã số thuế của người phụ thuộc theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập tối đa 10 ký tự.
• Phần mềm sẽ kiểm tra đúng cấu trúc mã số thuế.
• Mã số thuế của người phụ thuộc không được trùng với mã số thuế của người nộp thuế. Nếu phát hiện trùng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.

Lưu ý:

• Nếu đã kê khai mã số thuế của người phụ thuộc tại chỉ tiêu [11] thì không bắt buộc phải nhập chỉ tiêu [12] – Loại giấy tờ và chỉ tiêu [13] – Số giấy tờ.
• Nếu không kê khai mã số thuế tại chỉ tiêu [11] thì bắt buộc phải khai đầy đủ chỉ tiêu [12] – Loại giấy tờ và chỉ tiêu [13] – Số giấy tờ.

Chỉ tiêu "Người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có mã định danh"

Cho phép tích chọn đối với trường hợp người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài và chưa được cấp mã định danh.

Lưu ý

• Trường hợp không tích chọn ô "Người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có mã định danh" thì tại chỉ tiêu Loại giấy tờ phải lựa chọn "Thẻ CCCD/Số định danh cá nhân".
• Trường hợp có tích chọn ô "Người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có mã định danh" thì tại chỉ tiêu Loại giấy tờ phải chọn "Hộ chiếu".

Chỉ tiêu [12] – Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh) của người phụ thuộc

Khai loại giấy tờ dùng để chứng minh thông tin của từng người phụ thuộc, bao gồm: CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Đây là chỉ tiêu bắt buộc nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
• Chọn một trong các loại giấy tờ sau:
• Thẻ CCCD/Số định danh cá nhân.

• Hộ chiếu.

Lưu ý: Nếu người phụ thuộc đã được khai mã số thuế tại chỉ tiêu [11] thì không bắt buộc phải nhập chỉ tiêu [12].

Chỉ tiêu [13] – Số giấy tờ

Khai đầy đủ số CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh của người phụ thuộc tương ứng với loại giấy tờ đã lựa chọn.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Bắt buộc nhập khi người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
• Nếu đã khai mã số thuế tại chỉ tiêu [11] thì không bắt buộc nhập chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [14] – Quan hệ với người nộp thuế

Ghi rõ mối quan hệ giữa người phụ thuộc và người nộp thuế.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Đây là chỉ tiêu bắt buộc.
• Người sử dụng lựa chọn theo danh mục có sẵn trên phần mềm.

Chỉ tiêu [15] – Từ tháng

Ghi thời điểm bắt đầu được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế theo đúng thời điểm phát sinh trên thực tế.

Trường hợp trong năm tính thuế người nộp thuế chưa đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo đúng thời điểm phát sinh thì khi thực hiện quyết toán thuế vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện đã hoàn thành thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo quy định.

Nếu trong năm người nộp thuế đã đăng ký giảm trừ gia cảnh nhưng đến cuối năm có nhu cầu điều chỉnh lại theo thực tế phát sinh thì phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập theo định dạng MM/YYYY.
• Thời gian nhập phải nằm trong kỳ quyết toán.

Chỉ tiêu [16] – Đến tháng

Ghi thời điểm kết thúc được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập theo định dạng MM/YYYY.
• Thời gian phải thuộc kỳ quyết toán.
• Phần mềm kiểm tra điều kiện Đến tháng phải lớn hơn hoặc bằng Từ tháng.

Lưu ý

Thời gian kê khai tại chỉ tiêu [15] – Từ tháng và [16] – Đến tháng phải nằm trong phạm vi của kỳ quyết toán thuế.

Ví dụ:

Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho năm 2025.

Khi đó, thời gian kê khai tại chỉ tiêu [15] và [16] chỉ được phép nằm trong khoảng từ tháng 01/2025 đến tháng 12/2025. Nếu nhập thời gian ngoài năm 2025 thì phần mềm HTKK sẽ hiển thị thông báo lỗi.

2.2. Hướng dẫn lập Phụ lục 05-2/BK-TNCN – Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần

Đối tượng kê khai trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN

Phụ lục 05-2/BK-TNCN dùng để kê khai thông tin của các cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.

Đối tượng kê khai gồm 02 nhóm sau:

• Nhóm 1: Người lao động thuộc diện tính thuế TNCN theo thuế suất 10%, bao gồm cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động (ký hợp đồng khoán việc, thử việc, dịch vụ, đào tạo, học nghề, thực tập,...).
• Nhóm 2: Người lao động thuộc diện tính thuế TNCN theo thuế suất 20%, là các cá nhân không cư trú.

Lưu ý

Không phân biệt cá nhân:

• Có bị khấu trừ thuế TNCN hay không.
• Có phát sinh số thuế TNCN phải nộp hay không.
• Đã nghỉ việc hay vẫn đang làm việc.

Chỉ cần trong năm doanh nghiệp có chi trả thu nhập thì phải kê khai thông tin và thu nhập của cá nhân vào đúng phụ lục tương ứng khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Thu nhập dùng để kê khai

Thu nhập được kê khai là toàn bộ khoản tiền lương, tiền công đã chi trả trong khoảng thời gian từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm quyết toán.

Ví dụ:

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho năm 2025, doanh nghiệp chỉ kê khai các khoản thu nhập đã chi trả trong khoảng thời gian từ ngày 01/01/2025 đến hết ngày 31/12/2025.

Những khoản thu nhập được chi trả ngoài khoảng thời gian này sẽ không được đưa vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN của năm 2025.

Hướng dẫn kê khai từng chỉ tiêu trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN

Chỉ tiêu [06] – Số thứ tự

Đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên (1, 2, 3,...).

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm tự động tăng số thứ tự khi thêm dòng mới.

Chỉ tiêu [07] – Họ và tên

Ghi đầy đủ họ và tên của:

• Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng được đơn vị chi trả thu nhập, kể cả trường hợp chưa đến mức phải khấu trừ thuế.
• Cá nhân không cư trú được trả thu nhập.
• Cá nhân được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam trong kỳ, bao gồm cả trường hợp có hoặc không có hợp đồng lao động.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Cho phép người sử dụng nhập thông tin.

Chỉ tiêu [08] – Mã số thuế

Khai đầy đủ mã số thuế của cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Bắt buộc nhập nếu có đánh dấu tại chỉ tiêu [10] hoặc [11].

Chỉ tiêu [09] – Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (trường hợp chưa có mã số thuế)

Đối với cá nhân chưa được cấp mã số thuế thì khai số giấy tờ tùy thân theo quy định.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Chỉ tiêu [09a]:
• Bắt buộc nhập khi chưa có mã số thuế tại chỉ tiêu [08].
• Chọn một trong các loại giấy tờ:
• CMND;
• CCCD;
• Hộ chiếu;
• Khác.
• Chỉ tiêu [09]:
• Bắt buộc nhập khi chưa có mã số thuế tại chỉ tiêu [08].

Chỉ tiêu [10] – Cá nhân không cư trú

Nếu người được kê khai là cá nhân không cư trú thì đánh dấu "X" vào chỉ tiêu này.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Cho phép người sử dụng tích chọn.

Chỉ tiêu [11] – Tổng số thu nhập chịu thuế (TNCT)

Ghi tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã chi trả trong kỳ cho:

• Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng.
• Cá nhân không cư trú.
• Các khoản tiền lương, tiền công được miễn hoặc giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần hoặc theo quy định của Hợp đồng dầu khí.
• Khoản phí doanh nghiệp đã chi để mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập dữ liệu dạng số.
• Không được nhập số âm.
• Giá trị mặc định là 0.
• Tối đa 16 chữ số.

Chỉ tiêu [12] – Thu nhập chịu thuế từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động

Khai khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã chi để mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Giá trị tại chỉ tiêu [12] phải nhỏ hơn tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [11] trên Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập dữ liệu dạng số.
• Không được nhập số âm.
• Giá trị mặc định là 0.
• Tối đa 16 chữ số.
• Giá trị nhập phải ≤ chỉ tiêu [11].

Chỉ tiêu [13] – Thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định

Khai các khoản thu nhập chịu thuế được miễn hoặc giảm thuế theo quy định của Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập dữ liệu dạng số.
• Không được nhập số âm.
• Giá trị mặc định là 0.
• Tối đa 16 chữ số.
• Giá trị nhập phải ≤ chỉ tiêu [11].

Chỉ tiêu [14] – Thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí

Khai các khoản thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh).

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập dữ liệu dạng số.
• Không được nhập số âm.
• Giá trị mặc định là 0.
• Tối đa 16 chữ số.
• Giá trị nhập phải ≤ chỉ tiêu [11].

Chỉ tiêu [15] – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Khai tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của từng cá nhân trong kỳ.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Nhập dữ liệu dạng số.
• Không được nhập số âm.
• Giá trị mặc định là 0.
• Tối đa 13 chữ số.

Chỉ tiêu [16] – Số thuế từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động

Khai số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trên khoản phí mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Tổng số thuế tại chỉ tiêu [16] phải nhỏ hơn tổng số thuế tại chỉ tiêu [15] và được xác định bằng:

Chỉ tiêu [16] = Chỉ tiêu [12] × 10%

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm tự động tính theo công thức:

[16] = [12] × 10%

• Cho phép chỉnh sửa giá trị dạng số (≥ 0).
• Hệ thống kiểm tra giá trị nhập phải ≤ chỉ tiêu [15].

2.3. Hướng dẫn lập Phụ lục 05-1/BK-TNCN – Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần

Đối tượng kê khai trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN

Phụ lục 05-1/BK-TNCN dùng để kê khai các cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và được tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Lưu ý:

Không phân biệt:

• Có phát sinh khấu trừ thuế TNCN hay không.
• Người lao động còn làm việc hay đã nghỉ việc.

Chỉ cần thuộc đối tượng tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần thì đều phải kê khai trên phụ lục này.

Thu nhập dùng để kê khai

Thu nhập được kê khai là toàn bộ khoản tiền lương, tiền công đã chi trả cho người lao động trong khoảng thời gian từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm tính thuế.

Ví dụ:

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho năm 2025, doanh nghiệp sẽ kê khai toàn bộ thu nhập đã chi trả cho người lao động trong khoảng thời gian từ ngày 01/01/2025 đến hết ngày 31/12/2025.

Những khoản thu nhập được chi trả ngoài khoảng thời gian này sẽ không được đưa vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN của năm 2025.

Cách kê khai từng cột chỉ tiêu trên Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (Bảng kê cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần)

Chỉ tiêu [06] – Số thứ tự

Số thứ tự được đánh theo dãy số tự nhiên (1, 2, 3,...).

Trên phần mềm HTKK: Khi thêm dòng mới, phần mềm sẽ tự động đánh số thứ tự.

Chỉ tiêu [07] – Họ và tên

Ghi đầy đủ họ và tên của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, bao gồm:

• Người lao động chưa đến mức phải khấu trừ thuế.
• Người lao động đã nghỉ việc tại thời điểm lập tờ khai.

Thông tin được ghi theo hồ sơ đăng ký mã số thuế hoặc giấy tờ tùy thân của cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu).

Trên phần mềm HTKK: Người sử dụng tự nhập.

Chỉ tiêu [08] – Mã số thuế

Khai đầy đủ mã số thuế của cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Trên phần mềm HTKK:

• Bắt buộc nhập nếu có đánh dấu tại chỉ tiêu [10] hoặc [11].

Chỉ tiêu [09] – Số CMND/Hộ chiếu (trường hợp chưa có MST)

Nếu cá nhân chưa được cấp mã số thuế thì khai số giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD hoặc Hộ chiếu).

Trên phần mềm HTKK:

• Bắt buộc nhập khi không có thông tin tại chỉ tiêu [08].

Chỉ tiêu [10] – Cá nhân ủy quyền quyết toán thay

Đánh dấu "X" đối với cá nhân đủ điều kiện ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay.

Trên phần mềm HTKK: Cho phép tích chọn.

Chỉ tiêu [11] – Cá nhân nước ngoài ủy quyền quyết toán dưới 12 tháng

Đánh dấu "X" nếu cá nhân là người nước ngoài đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế dưới 12 tháng.

Trên phần mềm HTKK: Cho phép tích chọn.

Chỉ tiêu [12] – Tổng thu nhập chịu thuế

Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã chi trả trong kỳ cho cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, bao gồm:

• Thu nhập chịu thuế tại đơn vị trước khi điều chuyển.
• Thu nhập được miễn, giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
• Thu nhập được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí.

Trên phần mềm HTKK:

• Nhập số không âm.
• Giá trị được phép nhập nhỏ hơn hoặc bằng giới hạn phần mềm quy định.
• Chỉ được nhập khác 0 khi đã đánh dấu chỉ tiêu [04] trên Tờ khai 05/QTT-TNCN.

Cách xác định thu nhập chịu thuế

 

Chỉ tiêu [13] – Thu nhập chịu thuế tại tổ chức trước khi điều chuyển

(Áp dụng khi đã đánh dấu chỉ tiêu [04] trên Tờ khai 05/QTT-TNCN)

Là khoản thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị trước khi người lao động được điều chuyển.

Trên phần mềm HTKK:

• Nhập số không âm.
• Không vượt quá giá trị tại chỉ tiêu [12].
• Chỉ được nhập khi đã đánh dấu chỉ tiêu [04] trên tờ khai.

Chỉ tiêu [14] – Thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định

Là phần thu nhập chịu thuế thuộc diện được miễn hoặc giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Trên phần mềm HTKK:

• Nhập số không âm.
• Mặc định bằng 0.
• Không lớn hơn giá trị tại chỉ tiêu [12].

Chỉ tiêu [15] – Thu nhập chịu thuế được miễn theo Hợp đồng dầu khí

Là khoản thu nhập được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh).

Trên phần mềm HTKK:

• Nhập số không âm.
• Mặc định bằng 0.
• Không lớn hơn giá trị tại chỉ tiêu [12].

Chỉ tiêu [16] – Số lượng người phụ thuộc được tính giảm trừ

Là tổng số người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ gia cảnh của cá nhân trong năm.

Giá trị tại chỉ tiêu này phải bằng tổng số người phụ thuộc đã khai trên Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN.

Trên phần mềm HTKK:

• Nhập số không âm.
• Phần mềm tự đếm số lượng người phụ thuộc theo từng mã số thuế từ Phụ lục 05-3.

Chỉ tiêu [17] – Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh

Là tổng các khoản giảm trừ gia cảnh gồm:

• Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế.
• Giảm trừ đối với người phụ thuộc theo quy định trong kỳ tính thuế.

Trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm mặc định tính bằng:

Giảm trừ bản thân + Giảm trừ người phụ thuộc

• Người sử dụng được phép điều chỉnh nhưng không được nhập vượt quá số liệu phần mềm đã tự tính.

Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu trên Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN

Chỉ tiêu [17] – Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh

Đây là tổng số tiền giảm trừ gia cảnh của người lao động trong kỳ tính thuế, bao gồm:

• Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế.
• Giảm trừ đối với người phụ thuộc theo đúng quy định.

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm mặc định tính bằng:
• Giảm trừ bản thân;
• Cộng (+) giảm trừ người phụ thuộc.
• Người sử dụng được phép điều chỉnh nhưng giá trị nhập không được lớn hơn số tiền phần mềm đã tính mặc định.

Cách xác định số tiền giảm trừ gia cảnh khi lập quyết toán thuế TNCN năm 2025

1. Giảm trừ cho bản thân

• Mức giảm trừ áp dụng là 11.000.000 đồng/tháng, tương đương 132.000.000 đồng/năm nếu được tính đủ 12 tháng.

Theo tiết c.1.3 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Trường hợp trong năm cá nhân cư trú chưa được tính giảm trừ cho bản thân hoặc chưa được tính đủ 12 tháng thì khi thực hiện quyết toán thuế sẽ được tính đủ 12 tháng nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Việc xác định số tiền giảm trừ thực hiện như sau:

 

2. Giảm trừ đối với người phụ thuộc

• Mức giảm trừ áp dụng: 4.400.000 đồng/người/tháng, tương đương 52.800.000 đồng/năm nếu được tính đủ 12 tháng.

Cách xác định như sau:

Lưu ý:

Nếu nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trong năm và không đủ 12 tháng (ví dụ phát sinh từ tháng 7/2025) thì người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ từ tháng 7/2025 đến hết năm, tương ứng 6 tháng.

Từ năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh đã được điều chỉnh tăng theo quy định mới.

Chỉ tiêu [18] – Từ thiện, nhân đạo, khuyến học

Ghi tổng số tiền người lao động đã đóng góp vào các quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo hoặc quỹ khuyến học được phép giảm trừ trong kỳ tính thuế.

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập số.
• Không được âm.
• Mặc định bằng 0.
• Tối đa 16 chữ số.

Chỉ tiêu [19] – Bảo hiểm được trừ

Phản ánh tổng các khoản bảo hiểm bắt buộc đã khấu trừ vào thu nhập của người lao động trong năm, bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH).
• Bảo hiểm y tế (BHYT).
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp (nếu thuộc đối tượng bắt buộc).

Đối với trường hợp người lao động được điều chuyển trong cùng hệ thống và ủy quyền quyết toán cho đơn vị mới thì chỉ tiêu này bao gồm cả khoản bảo hiểm đã đóng tại đơn vị cũ (nếu có).

Hiện nay tỷ lệ trích vào lương của người lao động là:

• BHXH: 8%
• BHYT: 1,5%
• BHTN: 1%

Tổng cộng: 10,5%

Lưu ý: Đây là phần bảo hiểm người lao động tự đóng, không phải phần doanh nghiệp đóng.

Ví dụ

Anh Minh làm việc từ tháng 01 đến tháng 12/2025.

• Mức tiền lương tham gia bảo hiểm: 5.000.000 đồng/tháng.
• Số tiền bảo hiểm khấu trừ mỗi tháng:

5.000.000 × 10,5% = 525.000 đồng

=> Chỉ tiêu [19] trên phụ lục:

525.000 × 12 = 6.300.000 đồng

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập số.
• Không được âm.
• Mặc định bằng 0.
• Tối đa 16 chữ số.

Chỉ tiêu [20] – Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ

Ghi tổng số tiền đã đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện trong năm.

Khoản được tính giảm trừ tối đa:

• 1.000.000 đồng/tháng.
• Tương ứng 12.000.000 đồng/năm.

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập số.
• Không được âm.
• Mặc định bằng 0.
• Tối đa 16 chữ số.
• Không vượt quá 12.000.000 đồng.

Chỉ tiêu [21] – Thu nhập tính thuế

Được xác định theo công thức:

[21] = [12] – [14] – [15] – [17] – [18] – [19] – [20]

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Nếu kết quả nhỏ hơn 0 thì hiển thị bằng 0.
• Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [22] – Số thuế TNCN đã khấu trừ

Là tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ của người lao động có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên trong năm.

Nếu người lao động được điều chuyển trong cùng hệ thống và ủy quyền quyết toán thì bao gồm cả số thuế đã khấu trừ tại đơn vị cũ (nếu có).

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập số.
• Không được âm.
• Mặc định bằng 0.
• Tối đa 13 chữ số.

Chỉ tiêu [23] – Thuế đã khấu trừ tại đơn vị trước khi điều chuyển

Áp dụng đối với trường hợp đã đánh dấu chỉ tiêu [04] trên Tờ khai 05/QTT-TNCN.

Ghi số thuế đã khấu trừ tại đơn vị cũ trước khi người lao động được điều chuyển.

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập số.
• Không được âm.
• Không lớn hơn chỉ tiêu [22].
• Chỉ được nhập khi đã đánh dấu chỉ tiêu [04].

Chỉ tiêu [24] – Tổng số thuế phải nộp

Là tổng số thuế phải nộp của người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

Được xác định theo biểu thuế lũy tiến từng phần căn cứ vào thu nhập tính thuế.

Yêu cầu trên HTKK

• Nếu tích chỉ tiêu [10]:
• Phần mềm tự tính theo biểu lũy tiến.
• Không được sửa.
• Nếu tích chỉ tiêu [11]:
• Phần mềm tự tính.
• Cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [25] – Số thuế đã nộp thừa

Đây là số thuế nộp thừa của cá nhân đã ủy quyền quyết toán.

Điều kiện:

[25] = [22] + [23] – [24] > 0

Yêu cầu trên HTKK

• Nếu tích chỉ tiêu [10]:
• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.
• Nếu tích chỉ tiêu [11]:
• Phần mềm tự động tính.
• Cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [26] – Số thuế còn phải nộp

Là số thuế người lao động còn phải nộp sau quyết toán.

Điều kiện:

[26] = [24] – [22] – [23] > 0

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính theo công thức.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [27] – Cá nhân được miễn thuế do số thuế còn phải nộp không quá 50.000 đồng

Đối với cá nhân có số thuế còn phải nộp từ 50.000 đồng trở xuống và thuộc diện được miễn theo quy định thì đánh dấu "X" vào chỉ tiêu này.

Yêu cầu trên HTKK

• Chỉ được tích chọn khi giá trị tại chỉ tiêu [26] nhỏ hơn 50.000 đồng.

2.4. Lưu ý đối với người lao động thử việc sau đó ký hợp đồng lao động chính thức

Trường hợp trong cùng một năm, người lao động phát sinh từ hai loại hợp đồng trở lên tại cùng một doanh nghiệp, cụ thể:

• Có thu nhập từ hợp đồng thử việc, thuế TNCN được tính theo thuế suất 10%.
• Đồng thời có thu nhập từ hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên, thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Khi lập quyết toán thuế TNCN, việc kê khai trên các phụ lục 05-1/BK-TNCN và 05-2/BK-TNCN được thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Người lao động không ủy quyền quyết toán thay

(Do không đủ điều kiện hoặc đủ điều kiện nhưng không lập giấy ủy quyền)

• Thu nhập phát sinh từ hợp đồng thử việc đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% được kê khai trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN.
• Thu nhập từ hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên đã tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần được kê khai trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Trường hợp 2: Người lao động có ủy quyền quyết toán thay

(Đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định)

Toàn bộ thu nhập của người lao động, bao gồm:

• Thu nhập từ hợp đồng thử việc;
• Thu nhập từ hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên;

đều được kê khai trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Bước 2: Lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN

Chỉ tiêu [16] – Tổng số người lao động

Là tổng số cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công tại đơn vị chi trả trong kỳ quyết toán.

Cách xác định:

Chỉ tiêu [16] = Tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-1 + Tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-2 – Số cá nhân bị trùng trên cả hai phụ lục

Trong đó, số cá nhân bị trùng là những người lao động:

• Có hai loại hợp đồng trong cùng năm;
• Không thực hiện ủy quyền quyết toán;
• Được kê khai đồng thời trên cả Phụ lục 05-1 và Phụ lục 05-2.

Yêu cầu trên HTKK

• Nhập kiểu số.
• Không được âm.
• Mặc định bằng 0.
• Tối đa 13 chữ số.

Chỉ tiêu [17] – Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động

Là tổng số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên nhận thu nhập tại đơn vị trong năm.

Giá trị của chỉ tiêu này bằng tổng số cá nhân đã kê khai trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động lấy bằng tổng số dòng trên Phụ lục 05-1.
• Cho phép chỉnh sửa.
• Kiểm tra điều kiện: [17] ≤ [16].

Chỉ tiêu [18] – Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế

Được xác định theo công thức:

[18] = [19] + [20]

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [19] – Cá nhân cư trú

Là tổng số cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế TNCN trong năm.

Chỉ tiêu này bao gồm:

• Số cá nhân trên Phụ lục 05-1 có chỉ tiêu [22] > 0;
• Cộng với số cá nhân cư trú trên Phụ lục 05-2 không đánh dấu tại chỉ tiêu [10] và có chỉ tiêu [15] > 0.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính theo công thức:

• Tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-1 có chỉ tiêu [22] lớn hơn 0;
• Cộng với tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-2 có chỉ tiêu [15] lớn hơn 0 và không tích chỉ tiêu [10].

Cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [20] – Cá nhân không cư trú

Là tổng số cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế TNCN trong năm.

Được xác định bằng tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-2:

• Có đánh dấu tại chỉ tiêu [10];
• Đồng thời chỉ tiêu [15] lớn hơn 0.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính và không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [21] – Tổng số cá nhân được miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần

Là tổng số cá nhân có thu nhập thuộc diện được miễn hoặc giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Được xác định bằng:

• Tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-1 có chỉ tiêu [14] > 0;
• Cộng với tổng số cá nhân trên Phụ lục 05-2 có chỉ tiêu [13] > 0.

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Kiểm tra điều kiện: [21] ≤ [18].

Chỉ tiêu [22] – Tổng số cá nhân giảm trừ gia cảnh

Là tổng số người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định.

Chỉ tiêu này bằng tổng số người phụ thuộc tại chỉ tiêu [16] của Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [23] – Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân

Được xác định theo công thức:

[23] = [24] + [25]

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [24] – Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú

Bao gồm:

• Tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [12] trên Phụ lục 05-1;
• Trừ (-) thu nhập chịu thuế tại đơn vị trước khi điều chuyển đã kê khai tại chỉ tiêu [13];
• Cộng (+) tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [11] của Phụ lục 05-2 đối với các cá nhân không đánh dấu tại chỉ tiêu [10].

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[24] = Tổng ([12] − [13]) trên Phụ lục 05-1 + Tổng chỉ tiêu [11] trên Phụ lục 05-2 (không tích chỉ tiêu [10])

Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [25] – Thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [11] trên Phụ lục 05-2 của các cá nhân có đánh dấu tại chỉ tiêu [10].

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [26] – Tổng thu nhập chịu thuế từ phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam

Là tổng khoản phí doanh nghiệp đã chi trả để mua:

• Bảo hiểm nhân thọ;
• Bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí;

cho người lao động tại doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam.

Giá trị của chỉ tiêu này bằng tổng chỉ tiêu [12] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.
• Kiểm tra điều kiện: [26] ≤ [23].

Chỉ tiêu [27] – Trong đó: Tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí

Chỉ tiêu này phản ánh tổng số thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu phát sinh).

Giá trị của chỉ tiêu [27] được xác định bằng:

• Tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [15] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN;
• Cộng với tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [14] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính theo công thức:

[27] = Tổng cột [15] trên Phụ lục 05-1 + Tổng cột [14] trên Phụ lục 05-2

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [28] – Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế

Được xác định theo công thức:

[28] = [29] + [30]

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [29] – Cá nhân cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế của các cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.

Giá trị chỉ tiêu này bao gồm:

• Tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [12] của các dòng có chỉ tiêu [22] > 0 trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN;
• Cộng với tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [11] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN, đối với các cá nhân:
• Không đánh dấu tại chỉ tiêu [10];
• Có chỉ tiêu [15] lớn hơn 0.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[29] = Tổng cột [12] của các dòng có [22] > 0 trên Phụ lục 05-1 + Tổng cột [11] trên Phụ lục 05-2 (không đánh dấu [10] và có [15] > 0)

Không cho phép chỉnh sửa

Chỉ tiêu [30] – Cá nhân không cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế của các cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.

Được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế tại chỉ tiêu [11] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN, với điều kiện:

• Có đánh dấu tại chỉ tiêu [10];
• Chỉ tiêu [15] lớn hơn 0.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[30] = Tổng cột [11] trên Phụ lục 05-2 của các dòng có đánh dấu [10] và có [15] > 0

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [31] – Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

Được xác định theo công thức:

[31] = [32] + [33]

Yêu cầu trên HTKK

• Phần mềm tự động tính.
• Không cho phép sửa.

Chỉ tiêu [32] – Cá nhân cư trú

Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ.

Được xác định bằng:

• Tổng giá trị ([22] − [23]) trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN;
• Cộng với tổng giá trị chỉ tiêu [15] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN của các cá nhân:
• Không đánh dấu tại chỉ tiêu [10].

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[32] = Tổng ([22] − [23]) trên Phụ lục 05-1 + Tổng cột [15] trên Phụ lục 05-2 (không đánh dấu [10])

Không cho phép chỉnh sửa

Chỉ tiêu [33] – Cá nhân không cư trú

Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú.

Được xác định bằng tổng giá trị tại chỉ tiêu [15] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [10].

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[33] = Tổng cột [15] trên Phụ lục 05-2 của các dòng có đánh dấu [10]

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [34] – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên khoản phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam

Chỉ tiêu này phản ánh tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên khoản phí bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam.

Giá trị chỉ tiêu [34]:

• Bằng tổng chỉ tiêu [16] trên Phụ lục 05-2/BK-TNCN;
• Hoặc bằng chỉ tiêu [26] trên Tờ khai 05/QTT-TNCN × 10%.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[34] = Tổng cột [16] trên Phụ lục 05-2

Đồng thời kiểm tra:

• [34] = [26] × 10%
• [34] ≤ [31]

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [35] – Tổng số cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay

Là tổng số cá nhân đã lập giấy ủy quyền quyết toán cho đơn vị chi trả thu nhập.

Giá trị chỉ tiêu này bằng tổng số dòng trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN có đánh dấu tại chỉ tiêu [10].

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[35] = Tổng số dòng trên Phụ lục 05-1 có đánh dấu [10] hoặc [11]

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [36] – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của các cá nhân ủy quyền quyết toán.

Giá trị chỉ tiêu này bằng tổng chỉ tiêu [22] của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [10] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[36] = Tổng chỉ tiêu [22] của các dòng có đánh dấu [10] hoặc [11] trên Phụ lục 05-1

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [37] – Trong đó: Số thuế TNCN đã khấu trừ tại đơn vị trước khi điều chuyển

Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ tại đơn vị cũ trước khi người lao động được điều chuyển.

Giá trị của chỉ tiêu này bằng tổng chỉ tiêu [23] của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [10] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[37] = Tổng chỉ tiêu [23] của các dòng có đánh dấu [10] hoặc [11] trên Phụ lục 05-1

Đồng thời kiểm tra:

[37] ≤ [36]

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [38] – Tổng số thuế TNCN phải nộp

Là tổng số thuế TNCN phải nộp của các cá nhân đã ủy quyền quyết toán.

Giá trị của chỉ tiêu này bằng tổng chỉ tiêu [24] của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [10] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[38] = Tổng chỉ tiêu [24] của các dòng có đánh dấu [10] hoặc [11] trên Phụ lục 05-1

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [39] – Tổng số thuế TNCN được miễn do cá nhân có số thuế còn phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống

Là tổng số thuế được miễn đối với các cá nhân có số thuế còn phải nộp sau quyết toán không vượt quá 50.000 đồng.

Giá trị chỉ tiêu này bằng tổng chỉ tiêu [26] của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [27] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Yêu cầu trên HTKK

Phần mềm tự động tính:

[39] = Tổng cột [26] của các dòng có đánh dấu tại chỉ tiêu [27] trên Phụ lục 05-1

Không cho phép chỉnh sửa.

Chỉ tiêu [40] – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp vào NSNN

Đây là tổng số thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp của các cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.

Công thức xác định:

Chỉ tiêu [40] = ([38] - [36] - [39]) ≥ 0

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm tự động tính theo công thức:

[40] = ([38] – [36] – [39]) nếu ([38] – [36] – [39]) ≥ 0.

• Người sử dụng không được phép chỉnh sửa chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [41] – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa

Đây là tổng số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa của các cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay.

Công thức xác định:

Chỉ tiêu [41] = ([38] - [36] - [39]) < 0

Yêu cầu trên phần mềm HTKK:

• Phần mềm tự động tính bằng giá trị tuyệt đối của ([38] – [36] – [39]) nếu kết quả nhỏ hơn 0.
• Người sử dụng không được phép chỉnh sửa.

3. Xác định và xử lý kết quả của tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN

Xác định kết quả quyết toán thay cho cá nhân đã ủy quyền

Kết quả quyết toán được xác định tại Phần II của tờ khai 05/QTT-TNCN.

Đồng thời, chi tiết kết quả của từng cá nhân đã ủy quyền được thể hiện tại các chỉ tiêu [24], [25] và [26] trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Đồng thời, chi tiết của từng cá nhân được thể hiện tại các chỉ tiêu 24, 25 và 26 trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Xử lý kết quả trên tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN

Để xác định doanh nghiệp phải xử lý như thế nào sau khi quyết toán, cần căn cứ vào:

• Chỉ tiêu [40]: Tổng số thuế TNCN còn phải nộp
• Chỉ tiêu [41]: Số thuế TNCN đã nộp thừa

Trường hợp phát sinh số tiền tại chỉ tiêu [40] – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp

Đây là trường hợp doanh nghiệp đã nộp thiếu thuế TNCN, tức là:

Số thuế đã nộp trong năm < Số thuế phải nộp theo quyết toán.

Khi đó, doanh nghiệp phải nộp bổ sung số tiền còn thiếu theo đúng số liệu tại chỉ tiêu [40] vào Ngân sách Nhà nước.

Thời hạn nộp tiền: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 3 năm liền sau năm quyết toán (tức ngày 31/03 của năm kế tiếp).

Ví dụ:

Doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025, sau khi lập tờ khai 05/QTT-TNCN xác định:

• Chỉ tiêu [40] = 3.000.000 đồng

Khi đó, doanh nghiệp phải nộp bổ sung 3.000.000 đồng vào Ngân sách Nhà nước, thời hạn chậm nhất là 31/03/2026.

Trường hợp phát sinh số tiền tại chỉ tiêu [41] – Số thuế TNCN đã nộp thừa

Nếu phát sinh số liệu tại chỉ tiêu [41], doanh nghiệp không phải nộp thêm thuế.

Đối với khoản thuế đã nộp thừa, có thể lựa chọn một trong hai phương án xử lý sau:

Cách 1: Thực hiện thủ tục hoàn thuế

Tiến hành thủ tục hoàn thuế theo Điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng đối với trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền.

Cách 2: Chuyển số thuế nộp thừa sang kỳ sau để bù trừ

Doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào.

Chỉ cần theo dõi số thuế TNCN đã nộp thừa để thực hiện bù trừ vào nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo. Khoản thuế này không phải kê khai trên tờ khai thuế TNCN tháng, quý hoặc hồ sơ quyết toán năm.

Ví dụ:

Sau khi quyết toán thuế TNCN năm 2025, doanh nghiệp xác định:

• Chỉ tiêu [41] = 2.000.000 đồng

Đến Quý I/2026, số thuế TNCN phải nộp phát sinh là:

• 3.000.000 đồng

Khi thực hiện bù trừ:

3.000.000 – 2.000.000 = 1.000.000 đồng

Như vậy, số thuế TNCN doanh nghiệp còn phải nộp trong Quý I/2026 chỉ còn 1.000.000 đồng.

Lưu ý

Nếu trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN đồng thời phát sinh:

• Chỉ tiêu [25] – Số thuế đã nộp thừa, và
• Chỉ tiêu [26] – Số thuế còn phải nộp

thì doanh nghiệp sẽ tự thực hiện bù trừ nội bộ, bằng cách thu phần thuế còn thiếu của người phải nộp để hoàn trả cho người đã nộp thừa.

4. Kết xuất và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN

Sau khi hoàn thành việc kê khai, thực hiện các bước sau:

• Nhấn "Ghi" để kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Kết xuất tờ khai dưới định dạng XML.
• Nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống khai thuế.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.

Ví dụ:

Đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025, thời hạn nộp chậm nhất là ngày 31/03/2026.