Hướng dẫn lập tờ khai thuế TNCN theo quý bằng mẫu 05/KK-TNCN trên phần mềm HTKK

Mẫu 05/KK-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và sử dụng để kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Dưới đây là hướng dẫn thực hiện trên phần mềm HTKK.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK và thực hiện các thao tác sau:

• Nhập mã số thuế của doanh nghiệp cần kê khai.
• Sau khi lựa chọn đúng mã số thuế, nhấn "Đồng ý" để đăng nhập.

Bước 2: Chọn tờ khai

Thực hiện theo trình tự:

(1) Chọn mục "Thuế Thu nhập cá nhân".

(2) Chọn "05/KK-TNCN - Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021)".

Đây là mẫu tờ khai áp dụng đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Lưu ý: Dù doanh nghiệp thực hiện kê khai theo tháng (đối với các kỳ trước đây) hay theo quý thì đều sử dụng mẫu 05/KK-TNCN.

Bước 3: Lựa chọn kỳ tính thuế

Sau khi chọn 05/KK-TNCN, phần mềm HTKK sẽ hiển thị cửa sổ để lựa chọn kỳ kê khai.

(1) Chọn kỳ kê khai

Chọn kỳ kê khai theo quý.

Lưu ý từ kỳ tính thuế tháng 04/2026

Kể từ kỳ tính thuế tháng 04/2026, phần mềm HTKK không còn cho phép kê khai theo tháng.

Nếu nhập kỳ tháng từ 04/2026 trở đi, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo:

"Kể từ kỳ tính thuế tháng 4/2026, người nộp thuế gửi tờ khai quý theo quy định tại Phụ lục I.9 ban hành kèm theo Nghị quyết số 66.16/2026/NQ-CP (bỏ tờ khai tháng)."

Theo thông báo nâng cấp phần mềm HTKK phiên bản 5.6.8 ngày 22/05/2026, việc kê khai mẫu 05/KK-TNCN được điều chỉnh như sau:

Kể từ ngày 21/05/2026, doanh nghiệp phải sử dụng HTKK phiên bản 5.6.8 khi lập các hồ sơ khai thuế có liên quan đến nội dung nâng cấp này.

Theo quy định mới:

• Từ 15/04/2026, tất cả doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN theo quý.
• Những đơn vị trước đây kê khai theo tháng sẽ chuyển sang kê khai theo quý.
• Kỳ kê khai đầu tiên áp dụng là Quý II/2026.

Cụ thể:

• Tháng 04/2026 được tổng hợp vào tờ khai Quý II/2026.
• Nếu doanh nghiệp đã nộp tờ khai tháng 04/2026 thì thực hiện nộp tờ khai thay thế theo Quý II/2026.
• Không lập tờ khai riêng cho tháng 05 và tháng 06/2026 mà tổng hợp vào tờ khai Quý II/2026.
• Hạn nộp tờ khai Quý II/2026 là 31/07/2026.

Hướng dẫn của cơ quan thuế

Theo Công văn 4021/CT-NVT ngày 16/06/2026, trường hợp doanh nghiệp đã được cơ quan thuế chấp nhận tờ khai tháng 04/2026 thì thực hiện như sau:

• Khi lập tờ khai Quý II/2026, chỉ tổng hợp số liệu phát sinh của tháng 05 và tháng 06/2026.
• Không tổng hợp lại nghĩa vụ thuế đã kê khai tại tờ khai tháng 04/2026 để tránh tính trùng số thuế.
• Nếu phát hiện sai sót trên tờ khai tháng 04/2026 thì thực hiện kê khai bổ sung riêng cho tháng 04/2026.
• Số thuế TNCN phát sinh của tháng 04/2026 (nếu có) được nộp theo thời hạn của tờ khai Quý II/2026, tức 31/07/2026.

(2) Chọn trạng thái tờ khai

Có hai trường hợp:

Tờ khai lần đầu

Chọn "Tờ khai lần đầu" nếu doanh nghiệp thực hiện kê khai lần đầu đối với kỳ tính thuế đó.

Tờ khai bổ sung

Chọn "Tờ khai bổ sung" khi đáp ứng đồng thời các điều kiện:

• Doanh nghiệp đã nộp tờ khai lần đầu.
• Đã nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế của cơ quan thuế.
• Sau đó phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót và cần điều chỉnh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh các nội dung sai.

(3) Chọn phụ lục kê khai (nếu có)

Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN là bảng xác định số thuế TNCN phải nộp đối với:

• Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Thu nhập từ trúng thưởng.

Đối tượng phải lập phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN

Doanh nghiệp phải tích chọn phụ lục này nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Có khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động làm việc tại chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc ở tỉnh khác, nhưng tiền lương do trụ sở chính chi trả.

Trong trường hợp này:

• Trụ sở chính có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN.
• Đồng thời phải lập phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN để xác định số thuế phải phân bổ cho từng địa phương nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Ngoài ra, phụ lục này còn áp dụng đối với:

• Công ty xổ số điện toán thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập trúng thưởng.

Kết luận

• Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng phải kê khai phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN: tích chọn phụ lục này.
• Nếu không thuộc đối tượng áp dụng: không tích chọn phụ lục.

(4) Mở giao diện tờ khai

Sau khi hoàn tất các lựa chọn ở trên, nhấn "Đồng ý" để chuyển sang giao diện kê khai mẫu 05/KK-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Bước 4: Lập tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN

Căn cứ để lập tờ khai thuế TNCN

Việc lập tờ khai thuế TNCN được thực hiện dựa trên các bảng tính thuế tương ứng với kỳ kê khai:

• Đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng: Căn cứ vào Bảng tính thuế TNCN theo tháng của tháng cần kê khai để lấy số liệu đưa vào tờ khai.
• Đối với doanh nghiệp kê khai theo quý: Căn cứ vào Bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý của quý cần kê khai để tổng hợp số liệu và lập tờ khai.

Lưu ý:

Thời điểm xác định thuế TNCN là thời điểm chi trả thu nhập.

Ví dụ:

Tiền lương tháng 03/2026 nhưng doanh nghiệp thanh toán vào ngày 05/04/2026 thì:

• Thu nhập này được tính thuế TNCN vào tháng 04/2026.
• Nếu doanh nghiệp kê khai theo tháng thì kê khai vào tờ khai tháng 04/2026.
• Nếu kê khai theo quý thì kê khai vào tờ khai Quý II/2026.

Hướng dẫn kê khai từng chỉ tiêu trên mẫu 05/KK-TNCN

Chỉ tiêu [16] - Tổng số người lao động

Là tổng số cá nhân đã được doanh nghiệp chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ kê khai.

Bao gồm toàn bộ người lao động, không phân biệt:

• Có bị khấu trừ thuế TNCN hay không.
• Loại hợp đồng lao động.
• Cá nhân cư trú hay không cư trú.
• Đã nghỉ việc hay vẫn đang làm việc.

Chỉ cần được trả lương trong kỳ thì đều được tính vào chỉ tiêu này.

Ví dụ

Trong Quý I/2026, Công ty Minh Phát có tình hình lao động như sau:

• Tháng 01/2026: Có 5 nhân viên ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Tháng 02/2026:
• Tuyển thêm 1 nhân viên thử việc.
• Có 1 nhân viên hợp đồng không xác định thời hạn nghỉ việc.
• Tháng 03/2026:
• Tuyển thêm 2 nhân viên:
• 1 người ký hợp đồng lao động 24 tháng.
• 1 người ký hợp đồng thử việc.

=> Chỉ tiêu [16] = 8 người.

Giải thích:

Mặc dù có 1 nhân viên nghỉ việc trong tháng 02 nhưng doanh nghiệp vẫn đã trả lương cho người này trong tháng 01 và tháng 02 nên vẫn phải tính vào tổng số lao động.

Ngoài ra:

• Tuyển mới tháng 02: cộng thêm 1 người.
• Tuyển mới tháng 03: cộng thêm 2 người.

Chỉ tiêu [17] - Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Là tổng số cá nhân cư trú được doanh nghiệp trả thu nhập theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên trong kỳ kê khai.

Nói cách khác:

Trong tháng hoặc quý, nếu doanh nghiệp trả thu nhập cho bao nhiêu cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì kê khai toàn bộ số người đó vào chỉ tiêu này.

Ví dụ

Trong Quý I/2026:

• Có 6 nhân viên ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
• Có 1 nhân viên đang thử việc.

=> Chỉ tiêu [17] = 6 người.

Chỉ tiêu [18] - Tổng số cá nhân đã bị khấu trừ thuế

Được phần mềm HTKK tự động tổng hợp theo công thức:

Chỉ tiêu [18] = Chỉ tiêu [19] + Chỉ tiêu [20]

Chỉ tiêu [19] - Cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là số cá nhân cư trú đã bị doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN trong kỳ kê khai.

Chỉ tiêu này cần đặc biệt lưu ý:

• Nếu người lao động đã bị khấu trừ thuế TNCN thì đưa vào chỉ tiêu này.
• Nếu không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không kê khai tại chỉ tiêu này.

Ví dụ

Trong Quý I/2026:

• Tổng số lao động: 8 người.
• Có 5 người bị khấu trừ thuế TNCN.

=> Chỉ tiêu [19] = 5 người.

Chỉ tiêu [20] - Cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã bị doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN trong kỳ.

Chỉ tiêu [21] - Tổng thu nhập chịu thuế đã trả trong kỳ

Chỉ tiêu này được HTKK tự động tính theo công thức:

Chỉ tiêu [21] = Chỉ tiêu [22] + Chỉ tiêu [23]

Chỉ tiêu [22] - Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.

Thu nhập chịu thuế được xác định như sau:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập nhận được − Các khoản được miễn thuế TNCN

Trong đó:

• Tổng thu nhập nhận được là toàn bộ tiền lương, tiền công và các khoản thưởng (bao gồm thưởng lễ, Tết...) được chi trả trong kỳ. Thu nhập được tính vào đúng thời điểm doanh nghiệp thực tế chi trả.
• Các khoản được miễn thuế gồm những khoản phụ cấp, hỗ trợ được miễn theo quy định như:
• Tiền ăn giữa ca.
• Phụ cấp điện thoại.
• Công tác phí.
• Tiền làm thêm giờ được miễn thuế theo quy định.
• Các khoản miễn thuế khác theo quy định hiện hành.

Lưu ý:

Đối với doanh nghiệp kê khai theo quý thì thu nhập chịu thuế của quý được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế của ba tháng trong quý.

Thông thường, mỗi tháng doanh nghiệp lập một bảng tính thuế TNCN, sau đó tổng hợp số liệu của cả ba tháng để đưa lên tờ khai quý.

Chỉ tiêu [23] - Thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú

Kê khai tổng thu nhập chịu thuế đã trả cho các cá nhân không cư trú trong kỳ kê khai.

Chỉ tiêu [24] - Thu nhập chịu thuế từ phí bảo hiểm do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài cung cấp

Là khoản tiền doanh nghiệp mua:

• Bảo hiểm nhân thọ.
• Hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy về phí bảo hiểm

của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Chỉ tiêu [25] - Thu nhập chịu thuế được miễn theo hợp đồng dầu khí

Là tổng số thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của hợp đồng dầu khí (nếu có).

Chỉ tiêu [25.1] - Thu nhập được miễn thuế theo nghị quyết

Là khoản thu nhập được miễn thuế TNCN theo các chính sách miễn thuế quy định tại các nghị quyết của Quốc hội.

Ví dụ:

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, chuyên gia và nhà khoa học làm việc tại doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo, trung tâm nghiên cứu phát triển, trung tâm đổi mới sáng tạo hoặc tổ chức trung gian hỗ trợ khởi nghiệp đổi mới sáng tạo được:

• Miễn thuế TNCN trong 02 năm đầu.
• Giảm 50% số thuế phải nộp trong 04 năm tiếp theo đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Chỉ tiêu [26] - Thu nhập chịu thuế của các cá nhân đã bị khấu trừ thuế

HTKK tự động xác định theo công thức:

Chỉ tiêu [26] = Chỉ tiêu [27] + Chỉ tiêu [28]

Chỉ tiêu [27] - Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công đã trả cho các cá nhân cư trú thuộc diện bị khấu trừ thuế TNCN trong kỳ kê khai.

Lưu ý quan trọng:

Chỉ đưa vào chỉ tiêu này thu nhập của những người lao động đã thực tế bị khấu trừ thuế TNCN.

Không đưa vào chỉ tiêu này thu nhập của những người lao động không phát sinh khấu trừ thuế TNCN, dù họ vẫn được trả lương trong kỳ.

Phân biệt chỉ tiêu 22 và chỉ tiêu 27 trên tờ khai mẫu 05/KK-TNCN

Hai chỉ tiêu 22 và 27 trên tờ khai 05/KK-TNCN đều phản ánh thu nhập chịu thuế, tuy nhiên phạm vi kê khai của từng chỉ tiêu là khác nhau.

Ví dụ

Trong quý I/2026, Công ty Minh Phát chi trả tiền lương cho 03 người lao động.

• Tại chỉ tiêu 22: Kê khai toàn bộ thu nhập chịu thuế của cả 03 người lao động trong quý I/2026, không xét việc cá nhân đó có bị khấu trừ thuế TNCN hay không.

=> Chỉ tiêu 22 = 97.500.000 đồng.

• Tại chỉ tiêu 27: Chỉ kê khai thu nhập chịu thuế của những cá nhân đã bị khấu trừ thuế TNCN.

Trong ví dụ này, nhân viên Lê Văn Nam không phát sinh khấu trừ thuế TNCN nên không đưa thu nhập của người này vào chỉ tiêu 27. Chỉ cộng thu nhập của hai nhân viên Trần Minh Quân và Phạm Thị Hương.

=> Chỉ tiêu 27 = 79.500.000 đồng.

Chỉ tiêu 28: Thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế

Chỉ tiêu này dùng để kê khai thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú và đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo quy định.

Lưu ý đối với các chỉ tiêu 26, 27 và 28

Trường hợp trong cùng một quý, người lao động có tháng bị khấu trừ thuế TNCN và có tháng không bị khấu trừ thì khi kê khai các chỉ tiêu 26, 27 hoặc 28 vẫn phải tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế của cả 03 tháng của người lao động đó, bao gồm cả các tháng không phát sinh khấu trừ thuế.

Chỉ tiêu 29: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Chỉ tiêu 29 = Chỉ tiêu 30 + Chỉ tiêu 31

Phần mềm HTKK sẽ tự động tính chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu 30: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân cư trú

Đây là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà đơn vị trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ kê khai.

Hiểu đơn giản, đây là tổng số tiền thuế TNCN đã khấu trừ của toàn bộ người lao động trong tháng hoặc quý.

Ví dụ:

Trong quý I/2026, doanh nghiệp có 05 người lao động phát sinh nghĩa vụ nộp thuế TNCN.

=> Chỉ tiêu 30 được xác định bằng tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cả 05 người lao động.

Lưu ý: Đối với lao động thời vụ, lao động thử việc hoặc các đối tượng khác nếu bị khấu trừ thuế TNCN thì số thuế đã khấu trừ cũng phải cộng vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu 31: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân không cư trú

Là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ kê khai.

Chỉ tiêu 32: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động

Chỉ tiêu này phản ánh số thuế TNCN đã khấu trừ trên khoản phí bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy phí do doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam mua cho người lao động.

Phần mềm HTKK sẽ tự động xác định:

Chỉ tiêu 32 = Chỉ tiêu 24 × 10%

Hoàn thành và kết xuất tờ khai

Sau khi nhập đầy đủ số liệu, nhấn "Ghi" để kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai.

• Nếu phần mềm hiển thị thông báo "Thông tin kê khai sai có ghi lại không", chọn "Có", rà soát và điều chỉnh các chỉ tiêu bị sai, sau đó thực hiện ghi lại.
• Nếu xuất hiện thông báo "Đã ghi dữ liệu thành công", tiến hành kết xuất tờ khai định dạng XML để nộp qua cổng thuế điện tử.

Xác định nghĩa vụ nộp tờ khai và tiền thuế

1. Thời hạn nộp tờ khai

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

Đối với tờ khai quý I/2026, thời hạn nộp ban đầu là 30/04/2026. Tuy nhiên, do ngày này trùng với kỳ nghỉ lễ nên thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định tại Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Năm 2026, kỳ nghỉ lễ 30/4 và 1/5 kéo dài 04 ngày liên tục, từ ngày 30/04/2026 đến hết ngày 03/05/2026.

Do đó:

Hạn nộp tờ khai thuế TNCN quý I/2026 là chậm nhất ngày 04/05/2026.

2. Xác định số thuế phải nộp

Số thuế TNCN phải nộp chính là số phát sinh tại Chỉ tiêu 29 – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ.

Thời hạn nộp tiền thuế trùng với thời hạn nộp tờ khai.

Ví dụ

Tại tờ khai thuế TNCN quý I/2026 của Công ty An Khang, số thuế phát sinh tại Chỉ tiêu 29 là 1.718.038 đồng.

=> Đây là số tiền doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Hạn nộp tiền thuế: Chậm nhất ngày 04/05/2026.

Lưu ý

Khi doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN phải nộp (đã khấu trừ và đã nộp thay người lao động vào ngân sách nhà nước), căn cứ vào chứng từ nộp thuế, doanh nghiệp phải lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Danh sách này dùng để cung cấp đầy đủ thông tin của từng cá nhân được khấu trừ và nộp thay, bao gồm:

• Mã số thuế.
• Họ và tên người nộp thuế.
• Số thuế đã khấu trừ.
• Số tiền đã nộp vào ngân sách nhà nước.
• Số thuế nộp thừa của kỳ trước được bù trừ (nếu có).

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571