Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online năm 2026

Hướng dẫn tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online năm 2026 đối với thu nhập phát sinh trong năm 2025

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại thuế trực thu được tính trên phần thu nhập mà cá nhân nhận được trong một kỳ tính thuế nhất định.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế thu nhập cá nhân được thực hiện quyết toán theo kỳ tính thuế năm.

I. Các văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn quyết toán thuế TNCN đối với kỳ tính thuế năm 2025

• Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Thông tư 92/2015/TT-BTC.
• Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Những điểm cần lưu ý khi quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế năm 2025

Đầu năm 2026, các doanh nghiệp sẽ thực hiện hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2025. Vì vậy, khi quyết toán thuế TNCN của năm 2025 vẫn áp dụng các mức quy định hiện hành như sau:

Từ kỳ tính thuế năm 2026 trở đi sẽ áp dụng theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15. Theo đó:

• Mức giảm trừ gia cảnh đối với bản thân được nâng lên 15.500.000 đồng/tháng.
• Mức giảm trừ gia cảnh đối với mỗi người phụ thuộc được điều chỉnh lên 6.200.000 đồng/người/tháng.

II. Hướng dẫn cá nhân quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong năm 2025

1. Những trường hợp cá nhân phải quyết toán thuế TNCN

Các trường hợp bắt buộc và không bắt buộc quyết toán thuế TNCN

Lưu ý

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại từ hai nơi trở lên, nhưng không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định (các trường hợp được ủy quyền nêu tại điểm 3 Mục I của công văn), thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Đối với cá nhân có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam đạt từ 183 ngày trở lên, thì kỳ quyết toán đầu tiên được xác định theo khoảng thời gian 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
• Cá nhân là người nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp chưa trực tiếp quyết toán thì được phép ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác thực hiện quyết toán theo quy định. Nếu tổ chức hoặc cá nhân nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm đối với số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn của cá nhân.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do đơn vị ở nước ngoài chi trả, hoặc được các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế trong năm thì phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện được xem xét giảm thuế do ảnh hưởng của thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo làm ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay mà phải trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

Ngoài ra

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai tại các nơi khác với mức bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, nếu không có yêu cầu quyết toán thì không phải quyết toán đối với khoản thu nhập vãng lai này.
• Trường hợp người lao động được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm, mà doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên phần phí bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng cho người lao động, thì người lao động không phải quyết toán thuế TNCN đối với khoản thu nhập này.

Cách thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Cách 1: Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế

Người nộp thuế tự thực hiện hồ sơ quyết toán và nộp trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý.

Hồ sơ quyết toán gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Bảng kê người phụ thuộc).

Nơi nộp hồ sơ

Trường hợp cá nhân tự quyết toán thì hồ sơ được nộp tại cơ quan thuế theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Cách 2: Ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay

Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình.

Tuy nhiên, để được ủy quyền, cá nhân phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

2. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online năm 2026 đối với thu nhập phát sinh trong năm 2025

Bước 1: Xác định căn cứ để kê khai quyết toán thuế TNCN

[1] Tổng hợp toàn bộ thu nhập

Trong năm 2026, cá nhân thực hiện quyết toán đối với thu nhập đã nhận trong năm 2025.

Vì vậy, cần tổng hợp đầy đủ tiền lương, tiền công đã nhận từ tất cả các đơn vị chi trả thu nhập trong khoảng thời gian từ 01/01/2025 đến hết ngày 31/12/2025.

Đây là toàn bộ khoản thu nhập được sử dụng làm căn cứ để quyết toán thuế.

[2] Phân loại thu nhập để xác định thu nhập chịu thuế

Sau khi tổng hợp thu nhập, cá nhân cần phân loại rõ:

• Khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN.
• Khoản thu nhập không tính thuế hoặc được miễn thuế.

Việc phân loại này nhằm xác định đúng thu nhập chịu thuế, theo công thức:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập − Các khoản thu nhập được miễn thuế hoặc không tính thuế

Thu nhập chịu thuế là một trong các chỉ tiêu bắt buộc phải kê khai trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN, do đó cá nhân cần xác định chính xác số tiền của cả năm trước khi lập tờ khai.

[3] Xác định các khoản được giảm trừ

Đối với giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần xác định theo các nội dung sau:

3.1. Mức giảm trừ gia cảnh

Theo quy định tại Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ gia cảnh được áp dụng như sau:

• Giảm trừ đối với bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (tương đương 132 triệu đồng/năm).
• Giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.

3.2. Giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc

Muốn được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc theo đúng quy định.

Trường hợp trong năm tính thuế chưa thực hiện giảm trừ cho người phụ thuộc thì khi quyết toán thuế, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện đã hoàn thành việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Đối với trường hợp phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng người phụ thuộc khác không nơi nương tựa theo hướng dẫn tại tiết d.4 điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông bà nội, ông bà ngoại; cô, dì...), thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu đăng ký sau thời điểm này thì sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Trường hợp người nộp thuế thuộc diện ủy quyền quyết toán nhưng trong năm chưa tính giảm trừ cho người phụ thuộc thì vẫn được giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện khi thực hiện quyết toán theo hình thức ủy quyền đã đăng ký giảm trừ gia cảnh thông qua tổ chức trả thu nhập.

Đối với người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh, nhưng tiền lương, tiền công được chi trả từ trụ sở chính ở tỉnh khác, việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc có thể thực hiện tại:

• Cơ quan thuế quản lý trụ sở chính; hoặc
• Cơ quan thuế quản lý đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.

Nếu người lao động đăng ký tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh thì đơn vị này có trách nhiệm chuyển hồ sơ chứng minh người phụ thuộc về trụ sở chính. Trụ sở chính phải kiểm tra, lưu trữ hồ sơ theo quy định và xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra.

Trong thời gian được tính giảm trừ gia cảnh, nếu người nộp thuế có sự thay đổi về người phụ thuộc (tăng hoặc giảm) hoặc thay đổi nơi làm việc, thì phải thực hiện đăng ký lại người phụ thuộc như đăng ký lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1 điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

3.3. Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

a) Trường hợp cá nhân đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế

Hồ sơ gồm:

• Bản đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC.
• Đối với trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng thì phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc phường nơi người phụ thuộc cư trú theo Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

b) Trường hợp đăng ký thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Nếu cá nhân thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh thông qua tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thì phải nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc như quy định tại điểm a mục 3.3 cho đơn vị chi trả thu nhập.

Sau đó, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sẽ tổng hợp thông tin theo Mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN (Phụ lục Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh) ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC và thực hiện nộp cho cơ quan thuế theo quy định.

Bước 2. Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử

Trước khi thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tuyến, cá nhân cần đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử.

Việc đăng ký có thể thực hiện trên ứng dụng eTax Mobile.

Ứng dụng này cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế TNCN ngay trên nền tảng dành cho cá nhân.

Bước 3. Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN online

Sau khi có tài khoản giao dịch thuế điện tử, cá nhân tiến hành truy cập hệ thống để thực hiện kê khai và lựa chọn tờ khai quyết toán phù hợp.

Đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Phụ lục kê khai giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh:
• Số thuế đã khấu trừ;
• Số thuế đã tạm nộp trong năm;
• Số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
• Trường hợp đơn vị trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu của ngành thuế để xem xét giải quyết hồ sơ quyết toán mà không bắt buộc người nộp thuế phải nộp chứng từ khấu trừ.
• Nếu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế được sử dụng bản thể hiện của chứng từ điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in từ chứng từ điện tử gốc do đơn vị trả thu nhập cung cấp).
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ số thuế đã nộp theo tờ khai thuế thu nhập nào) do đơn vị trả thu nhập cấp hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp tại nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp theo quy định của pháp luật nước sở tại.
• Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo hoặc quỹ khuyến học (nếu có).
• Hồ sơ chứng minh khoản thu nhập do tổ chức hoặc đơn vị ở nước ngoài chi trả trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ:
• Các tổ chức quốc tế;
• Đại sứ quán;
• Lãnh sự quán;
• Hoặc thu nhập phát sinh từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục III của công văn trong trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc ngay tại thời điểm quyết toán mà trước đó chưa thực hiện đăng ký.

Bước 4. Kê khai thông tin trên tờ khai quyết toán

Thực hiện nhập đầy đủ dữ liệu trên:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
• Các phụ lục về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có)

Bước 5. Nộp tờ khai quyết toán

Sau khi hoàn thành việc kê khai, người nộp thuế tiến hành gửi tờ khai quyết toán qua hệ thống giao dịch thuế điện tử.

Bước 6. Gửi hồ sơ đính kèm

Tiếp tục tải lên các hồ sơ, chứng từ và tài liệu kèm theo theo đúng quy định đối với từng trường hợp quyết toán thuế.

Bước 7. Tra cứu hồ sơ đã gửi

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, cá nhân thực hiện tra cứu trên hệ thống để kiểm tra tình trạng tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế đã gửi.

Đối với hướng dẫn chi tiết về các bước 3, 4, 5, 6 và 7, người nộp thuế thực hiện theo tài liệu hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân.

3. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Đối với trường hợp cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế, địa điểm nộp hồ sơ được xác định theo khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

a) Cá nhân trực tiếp khai thuế theo tháng hoặc theo quý

Bao gồm các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 8 và Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

a.1) Cá nhân cư trú có thu nhập do tổ chức, cá nhân tại Việt Nam chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế TNCN nhưng đơn vị trả thu nhập chưa thực hiện khấu trừ thuế, cá nhân nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị hoặc cá nhân trả thu nhập.

a.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài

Trường hợp thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý nơi phát sinh công việc tại Việt Nam.

Nếu nơi phát sinh công việc không nằm tại Việt Nam thì hồ sơ được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

b) Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

Áp dụng đối với các trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

b.1) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều nơi

• Trường hợp chỉ có thu nhập tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế nơi đã trực tiếp khai thuế trong năm.
• Trường hợp có thu nhập tại từ hai nơi trở lên, bao gồm cả thu nhập thuộc diện tự khai và thu nhập do tổ chức trả đã khấu trừ thuế, thì hồ sơ quyết toán được nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
• Nếu không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất thì cá nhân được tự lựa chọn một trong các nơi sau để nộp hồ sơ:
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập.
• Cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ hai nơi trở lên đã được khấu trừ thuế tại nguồn

Việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán được thực hiện như sau:

• Nếu cá nhân đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trả thu nhập đó.
• Nếu trong năm có thay đổi nơi làm việc, đồng thời đơn vị trả thu nhập cuối cùng vẫn thực hiện giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị trả thu nhập cuối cùng.
• Nếu thay đổi nơi làm việc nhưng đơn vị trả thu nhập cuối cùng không thực hiện giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Nếu trong năm không đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại bất kỳ đơn vị nào thì hồ sơ quyết toán được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng

Đối với cá nhân:

• Không ký hợp đồng lao động;
• Hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng;
• Hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ;

và có thu nhập tại một hoặc nhiều nơi đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, thì hồ sơ quyết toán được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp không còn làm việc tại thời điểm quyết toán

Nếu trong năm cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều đơn vị nhưng đến thời điểm quyết toán không còn làm việc tại bất kỳ đơn vị trả thu nhập nào, thì nơi nộp hồ sơ quyết toán là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Quy định được sửa đổi từ ngày 14/02/2026

Nội dung tại điểm b.2 khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung theo Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 14/02/2026, như sau:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trả thu nhập có tổng thu nhập lớn nhất trong năm.
• Nếu có từ hai nguồn thu nhập lớn nhất trở lên và các nguồn này bằng nhau, cá nhân được lựa chọn một trong các cơ quan thuế quản lý trực tiếp các đơn vị trả thu nhập lớn nhất để nộp hồ sơ quyết toán.

Ngoài ra, nếu cá nhân nộp hồ sơ quyết toán không đúng cơ quan thuế theo quy định, thì cơ quan thuế đã tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế để hỗ trợ chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế có thẩm quyền quản lý trực tiếp đơn vị trả thu nhập nhằm thực hiện quyết toán theo đúng quy định của pháp luật.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571