Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2026

Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công theo quy định mới nhất năm 2026

1. Đối tượng phải lập tờ khai thuế TNCN

Theo quy định tại Nghị định số 91/2022/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 30/10/2022, việc lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không phải lập tờ khai thuế TNCN.
Doanh nghiệp có phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải lập tờ khai để kê khai và nộp số thuế TNCN đã khấu trừ vào Ngân sách Nhà nước (NSNN).

Cụ thể:

Trường hợp doanh nghiệp không có lao động, không phát sinh chi trả tiền lương thì không phải lập tờ khai thuế TNCN.
Nếu doanh nghiệp có phát sinh trả lương thì cần xác định có phát sinh khấu trừ thuế TNCN hay không để thực hiện như sau:

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng

Tháng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải lập tờ khai thuế TNCN.
Tháng có phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì phải lập tờ khai thuế TNCN.

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý

Quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải lập tờ khai thuế TNCN.
Quý có phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì phải lập tờ khai thuế TNCN.

Khi phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm lập tờ khai để kê khai và nộp khoản thuế đã khấu trừ vào Ngân sách Nhà nước.

Ví dụ

Năm 2026, Công ty Minh Phát thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo quý.

Tháng 01/2026 và tháng 02/2026: Công ty Minh Phát không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của người lao động nên không phải lập tờ khai thuế TNCN.
Tháng 03/2026: Công ty Minh Phát phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của người lao động.

Đây là tháng đầu tiên trong năm 2026 phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ, vì vậy đây cũng là thời điểm để doanh nghiệp xác định và lựa chọn kỳ kê khai thuế TNCN trong năm 2026 là theo tháng hoặc theo quý.

Do Công ty Minh Phát đáp ứng điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý nên doanh nghiệp được lựa chọn kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý.

Sau khi xem xét, Công ty Minh Phát quyết định kê khai thuế TNCN theo quý trong năm 2026.

Theo đó:

Số thuế TNCN đã khấu trừ trong tháng 03/2026 sẽ được kê khai vào tờ khai quý I/2026.
Quý I/2026: Do trong quý có phát sinh khấu trừ thuế TNCN nên doanh nghiệp phải lập tờ khai thuế TNCN quý I để kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào Ngân sách Nhà nước.

Số liệu kê khai của quý I được tổng hợp từ số liệu của tháng 01 + tháng 02 + tháng 03.

Quý II/2026: Công ty Minh Phát không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của người lao động nên không phải lập tờ khai thuế TNCN.

2. Cách xác định kê khai thuế TNCN theo tháng hay theo quý

Căn cứ quy định tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 1 Nghị định số 373/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 14/02/2026), kỳ kê khai thuế thu nhập cá nhân được xác định như sau:

Kê khai thuế TNCN theo tháng

Áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng.

Kê khai thuế TNCN theo quý

Áp dụng đối với doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý, bao gồm:

Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.

Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.

Doanh nghiệp mới thành lập (mới bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh).

3. Xác định số thuế TNCN khi kê khai theo quý

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng thì việc xác định số thuế khá đơn giản: Trong tháng phát sinh bao nhiêu thì kê khai bấy nhiêu.

Ví dụ:

Trong tháng 01, Công ty Minh An chi trả tiền lương cho 05 nhân viên.

→ Doanh nghiệp thực hiện tính thuế và kê khai toàn bộ 05 nhân viên vào kỳ kê khai thuế TNCN của tháng 01.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN theo quý và toàn bộ người lao động đều thuộc diện khấu trừ thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, thì số thuế TNCN của quý được xác định bằng tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của từng tháng trong quý cộng lại.

Ví dụ:

Công ty Minh An thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo quý nên được lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý. Trong quý I phát sinh như sau:

Tháng 01: Có 05 nhân viên phải nộp thuế TNCN, tổng số thuế phải nộp là 1.000.000 đồng.
Tháng 02: Có 04 nhân viên phải nộp thuế TNCN, tổng số thuế phải nộp là 800.000 đồng.
Tháng 03: Có 06 nhân viên phải nộp thuế TNCN, tổng số thuế phải nộp là 1.500.000 đồng.

=> Số thuế TNCN phải nộp của quý I là:

1.000.000 + 800.000 + 1.500.000 = 3.300.000 đồng.

Lưu ý: Khi kê khai theo quý, doanh nghiệp phải cộng tổng số thuế TNCN của từng tháng trong quý để kê khai, không được phân bổ hoặc chia bình quân số thuế cho các tháng.

4. Hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng và theo quý

Khi thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý, doanh nghiệp sử dụng:

Tờ khai khấu trừ thuế TNCN mẫu số 05/KK-TNCN, ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.

Lưu ý: Dù doanh nghiệp kê khai theo tháng hay quý thì đều sử dụng mẫu 05/KK-TNCN.

5. Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý

Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp kê khai theo tháng hoặc theo quý được quy định như sau:

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai theo tháng.

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai theo quý.

Theo đó:

Đối với kê khai theo tháng

Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN là chậm nhất vào ngày thứ 20 của tháng kế tiếp.

Ví dụ:

Công ty Minh Phát thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng.

→ Hạn nộp tờ khai thuế TNCN của tháng 04/2026 là ngày 20/05/2026.

Đối với kê khai theo quý

Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Ví dụ:

Công ty Minh Phát thực hiện kê khai thuế TNCN theo quý.

→ Hạn nộp tờ khai thuế TNCN của quý I/2026 là ngày 30/04/2026.

Tuy nhiên, do ngày 30/04 là ngày nghỉ lễ nên thời hạn nộp hồ sơ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo, tức 04/05/2026.

6. Thời hạn nộp tiền thuế TNCN theo tháng/quý

Theo Điều 55 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp tiền thuế được quy định như sau:

1. Đối với trường hợp người nộp thuế tự tính thuế, thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế thì thời hạn nộp tiền thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

Như vậy:

Nếu doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN phải nộp thì thời hạn nộp tiền thuế trùng với thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN.

Ví dụ:

Công ty Minh Phát kê khai thuế TNCN theo quý.

→ Hạn nộp tờ khai thuế TNCN của quý I/2026 là 04/05/2026.

→ Đây cũng chính là thời hạn cuối cùng để nộp số thuế TNCN của quý I/2026.

Hotline: 0983 542 571