Nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Dưới đây là hướng dẫn lập Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân trên phần mềm HTKK để gửi qua hệ thống thuế điện tử.

Căn cứ khoản 7 Điều 17 và khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế năm 2019, khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện nộp số thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động vào ngân sách nhà nước thì đồng thời phải cung cấp thông tin chi tiết về số thuế đã nộp thay cho từng cá nhân.

Thông tin cần kê khai bao gồm:

• Thông tin chung của chứng từ nộp ngân sách nhà nước.
• Thông tin của từng cá nhân được nộp thuế thay, gồm:
• Mã số thuế.
• Họ và tên người nộp thuế.
• Số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Số thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước.
• Số thuế nộp thừa của kỳ trước được bù trừ (nếu có).

1. Đối tượng phải nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay

Đối tượng phải thực hiện là các doanh nghiệp đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và nộp số thuế này vào ngân sách nhà nước thay cho người lao động.

2. Thời điểm lập và nộp danh sách

Danh sách được lập và gửi sau khi doanh nghiệp đã nộp thành công tiền thuế thu nhập cá nhân vào ngân sách nhà nước.

3. Mục đích của việc nộp danh sách

Việc gửi danh sách chi tiết nhằm:

• Hỗ trợ người nộp thuế thuận tiện hơn khi thực hiện quyết toán thuế TNCN.
• Tăng tính minh bạch trong công tác quyết toán, góp phần hạn chế các hành vi gian lận, trốn thuế.
• Hỗ trợ cơ quan thuế đẩy mạnh tự động hóa quy trình kê khai, quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân.

4. Quy trình lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay

Quy trình thực hiện gồm 2 bước:

Bước 1: Lập tờ khai "Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân" trên phần mềm HTKK, sau đó kết xuất file XML.

Bước 2: Đăng nhập Cổng Thuế điện tử và nộp file XML vừa kết xuất.

4.1. Hướng dẫn lập danh sách trên phần mềm HTKK

Bước 1

Đăng nhập vào phần mềm HTKK, sau đó chọn chức năng:

"DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay".

Bước 2: Chọn kỳ tính thuế

Tại màn hình chọn kỳ tính thuế, kế toán cần nhập đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy và không được lớn hơn ngày hiện tại.
• Lần gửi: Bắt buộc nhập số tự nhiên lớn hơn 0.
• Số chứng từ nộp NSNN: Lấy trên Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc trong email xác nhận nộp thuế thành công.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn "Đồng ý" để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Kê khai thông tin trên danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Căn cứ để lập danh sách

Khi kê khai, kế toán cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Danh sách người lao động đã bị khấu trừ thuế TNCN, bao gồm:
• Mã số thuế.
• Họ và tên.
• Số thuế đã khấu trừ.
• Số thuế được bù trừ (nếu có).

Thông tin này lấy từ:

• Bảng tính thuế TNCN theo tháng (đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng).
• Bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý (đối với doanh nghiệp kê khai theo quý).
• Chứng từ nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước.

Các chỉ tiêu cần nhập trên tờ khai

(1) Thông tin chứng từ nộp ngân sách nhà nước

Toàn bộ thông tin tại phần này được lấy trên Giấy nộp tiền thuế TNCN vào NSNN.

Cần nhập đầy đủ:

• Số: Bắt buộc nhập, định dạng ký tự.
• Số tham chiếu: Bắt buộc nhập, định dạng ký tự.
• Ngày: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy và không được lớn hơn ngày hiện tại.

(2) Chỉ tiêu [05] – Số tờ khai/Số quyết định/Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID)

Thông tin được lấy trên chứng từ nộp thuế TNCN.

Tại chỉ tiêu này, người lập phải lựa chọn một trong bốn loại thông tin sau:

• Số tờ khai.
• Số quyết định.
• Số thông báo.
• Mã định danh hồ sơ (ID).

Sau đó nhập thông tin tương ứng.

(3) Chỉ tiêu [06] – Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo

Căn cứ vào nội dung nộp tiền để lựa chọn thông tin phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp nộp tiền theo tờ khai thuế TNCN theo quý thì thực hiện khai theo kỳ quý.

Trường hợp chọn "Số tờ khai"

Phải lựa chọn một trong các loại kỳ thuế sau:

Trường hợp chọn "Số quyết định"

Nhập Ngày quyết định theo định dạng dd/mm/yyyy.

Trường hợp chọn "Số thông báo"

Nhập Ngày thông báo theo định dạng dd/mm/yyyy.

Chỉ tiêu [07] – Tiểu mục

Mặc định là:

1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(4) Chỉ tiêu [08] và [09]

Chỉ tiêu [08] – Tổng số tiền đã nộp NSNN

• Nhập số nguyên lớn hơn 0.
• Thông tin lấy từ Giấy nộp tiền thuế TNCN.

Chỉ tiêu [09] – Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)

• Nhập số nguyên từ 0 trở lên.
• Căn cứ vào số thuế TNCN nộp thừa trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Muốn xác định số thuế còn được bù trừ của từng cá nhân, căn cứ vào chỉ tiêu 25 trên Phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Việc bù trừ được theo dõi riêng cho từng cá nhân, do đó doanh nghiệp cần lập bảng theo dõi số thuế nộp thừa và số đã bù trừ của từng người.

(5) Bảng kê chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân

Có thể thực hiện theo một trong hai cách dưới đây.

Cách 1: Nhập trực tiếp trên HTKK

Áp dụng khi doanh nghiệp có ít lao động bị khấu trừ thuế.

• Nhấn F5 để thêm dòng.
• Nhấn F6 để xóa dòng.

Cách 2: Lập bằng file Excel rồi tải lên HTKK

Thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Tải mẫu Excel "Bang_Ke_Ds_tien_nop_TNCN" từ phần mềm HTKK.

Bước 2: Nhập thông tin của từng người lao động đã bị khấu trừ thuế trong kỳ.

Nguồn dữ liệu lấy từ:

• Bảng tính thuế TNCN theo tháng.
• Bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý.
• Bảng theo dõi số thuế nộp thừa được bù trừ (nếu có).

Lưu ý: Cần nhập đầy đủ cột Số thứ tự. Nếu bỏ trống cột này thì khi import vào HTKK, các dòng tương ứng sẽ không được hiển thị.

Bước 3: Lưu file Excel.

Bước 4: Đóng hoàn toàn file Excel.

Lưu ý: Bắt buộc phải đóng file trước khi thực hiện import vào HTKK.

Bước 5: Tải file Excel lên HTKK.

Thực hiện:

• Chọn Tải bảng kê.
• Nhấn dấu ... để chọn file đã lưu.
• Chọn Tải dữ liệu.

Yêu cầu đối với các cột dữ liệu

Một số lưu ý khi lập danh sách

• Mỗi chứng từ nộp ngân sách nhà nước tương ứng với một file dữ liệu riêng.
• Nếu gửi nhiều lần thì cơ quan thuế sẽ sử dụng file có ngày gửi/lần gửi mới nhất.
• Nếu doanh nghiệp có số thuế TNCN nộp thừa và thực hiện bù trừ cho kỳ tiếp theo thì phải xác định cụ thể số tiền bù trừ của từng cá nhân.
• Đối với cá nhân chưa có mã số thuế thì cần thực hiện đăng ký thuế theo quy định trước khi kê khai.

Bước 4: Ghi và kiểm tra tờ khai

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu:

• Nhấn "Ghi" để kiểm tra tính hợp lệ.
• Nếu không phát sinh lỗi, lưu tờ khai.

Bước 5: Kết xuất XML

Thực hiện kết xuất tờ khai dạng XML để chuẩn bị nộp qua Cổng Thuế điện tử.

4.2. Nộp danh sách chi tiết qua mạng

Sau khi kết xuất XML, đăng nhập vào Cổng Thuế điện tử bằng tài khoản của doanh nghiệp để thực hiện nộp.

Có 02 cách nộp:

Cách 1

Đính kèm Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân ngay tại Giấy nộp tiền thuế TNCN.

Cách 2

Nộp tại chức năng "Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML".

Thực hiện theo các bước:

1. Chọn Nộp thuế.
2. Chọn Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML.
3. Chọn Chọn tệp bảng kê và tải file XML đã kết xuất từ HTKK.
4. Thực hiện Ký điện tử.
5. Nhấn Nộp bảng kê để gửi hồ sơ.

5. Một số tình huống cần lưu ý

Ngày 21/11/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 5435/CT-NVT năm 2025 nhằm hướng dẫn các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện việc cung cấp thông tin chi tiết về số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay cho từng cá nhân.

Trong quá trình thực hiện, kế toán nên tham khảo nội dung hướng dẫn của công văn này để xử lý đúng các tình huống phát sinh liên quan đến việc lập và gửi danh sách chi tiết.

 

 

 

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571