google-site-verification=UUyX9etziW5VvF-yD44uBQdTGifLZ1mK4WwEJzKhUWk
Hướng dẫn thủ tục đăng ký người phụ thuộc mới nhất năm 2026; đăng ký giảm trừ gia cảnh đối với cha mẹ, con, cháu, ông bà, anh chị em, cô, dì, chú, bác... theo hình thức trực tuyến; điều kiện và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh.
Theo quy định, người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi đã thực hiện đăng ký thuế và người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế.
Người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh gồm những ai? Điều kiện áp dụng là gì?
Ngày 03/02/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 216/QĐ-BTC về việc công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính. Theo đó, thủ tục đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:
1.1. Cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc
Đối tượng thực hiện thủ tục
Đơn vị chi trả thu nhập.
Bước 1
Cá nhân lập hồ sơ và ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc.
Trường hợp cá nhân phát sinh thu nhập chịu thuế từ nhiều đơn vị chi trả trong cùng một kỳ tính thuế thì chỉ được ủy quyền đăng ký tại một đơn vị chi trả thu nhập. Đồng thời, cá nhân phải thông báo:
cho các đơn vị chi trả thu nhập còn lại để phục vụ việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế.
Đơn vị chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT (ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, đối với trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Trường hợp nộp hồ sơ điện tử
Người nộp thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử mà mình lựa chọn (Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế; Cổng Dịch vụ công Quốc gia; Cổng Dịch vụ công cấp Bộ, cấp tỉnh đã kết nối với Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế; hoặc Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN) để:
Thành phần và số lượng hồ sơ
Thành phần hồ sơ
Cá nhân gửi cho đơn vị chi trả thu nhập:
Đơn vị chi trả thu nhập gửi cơ quan thuế:
Số lượng hồ sơ
01 bộ.
Bước 2. Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
Đối với hồ sơ giấy
Trường hợp nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
Công chức thuế thực hiện kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế.
Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu chính
Công chức thuế thực hiện:
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cần giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu thì trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ để người nộp thuế thực hiện bổ sung.
Đối với hồ sơ điện tử
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, đồng thời kiểm tra và xử lý hồ sơ trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
Tiếp nhận hồ sơ
Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đến người nộp thuế thông qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế đã lựa chọn để lập và gửi hồ sơ (Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).
Thông báo được gửi chậm nhất trong vòng 15 phút kể từ thời điểm hệ thống tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
Kiểm tra và giải quyết hồ sơ
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra và giải quyết hồ sơ của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế, sau đó trả kết quả thông qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế đã sử dụng để gửi hồ sơ.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
1.2. Trường hợp cá nhân trực tiếp đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Cá nhân.
Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Cá nhân lập hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh và gửi đến cơ quan thuế theo đúng nơi tiếp nhận hồ sơ, cụ thể như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh được thực hiện đồng thời với thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp đăng ký thuế bằng phương thức điện tử
Người nộp thuế (NNT) truy cập vào Cổng thông tin điện tử mà mình lựa chọn, bao gồm:
Sau đó, người nộp thuế thực hiện:
Thành phần và số lượng hồ sơ
Thành phần hồ sơ
Đối với người phụ thuộc là công dân Việt Nam
Đối với người phụ thuộc là người nước ngoài
Số lượng hồ sơ
01 bộ hồ sơ.
Bước 2. Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
Việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ được thực hiện tại một trong các cơ quan sau:
Đối với hồ sơ bằng giấy
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế
Công chức thuế tiến hành kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế.
Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu chính
Sau khi nhận hồ sơ, công chức thuế thực hiện:
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, giải trình thêm thông tin, tài liệu thì trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ để người nộp thuế thực hiện bổ sung theo quy định.
Đối với hồ sơ điện tử
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, đồng thời kiểm tra và xử lý hồ sơ trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
Tiếp nhận hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử, Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận cho người nộp thuế thông qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế đã lựa chọn để lập và gửi hồ sơ (Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).
Thời gian gửi thông báo không quá 15 phút kể từ thời điểm hệ thống nhận được hồ sơ đăng ký thuế điện tử.
Kiểm tra và giải quyết hồ sơ
Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, xử lý hồ sơ của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế và trả kết quả thông qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế đã sử dụng để gửi hồ sơ.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh trong năm 2026 được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cụ thể như sau:
1. Cá nhân trực tiếp đăng ký với cơ quan thuế
Hồ sơ đăng ký thuế
Cá nhân chuẩn bị Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
(Mẫu số 20-ĐK-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được đính kèm ở cuối tài liệu.)
Nơi nộp hồ sơ
2. Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) thực hiện đăng ký
Bước 1: Người lao động lập giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc
Người lao động lập Giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2025/TT-BTC và gửi cho doanh nghiệp.
Ngoài hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, người lao động còn phải nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho doanh nghiệp.
Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc.
Nếu quá thời hạn nêu trên mà người nộp thuế chưa nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thì sẽ không được áp dụng giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp theo quy định.
Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký với cơ quan thuế
Doanh nghiệp lập Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để đăng ký người phụ thuộc.
Sau khi hoàn thành tờ khai, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị chi trả thu nhập.
Cơ quan chi trả thu nhập sử dụng số định danh cá nhân của người nộp thuế và người phụ thuộc để thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Đối với hướng dẫn lập tờ khai và nộp hồ sơ điện tử, thực hiện theo quy định hiện hành trên Cổng Dịch vụ công.
Đối với các đối tượng là: con; vợ hoặc chồng; cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế
Đối với nhóm đối tượng này, không có quy định giới hạn thời hạn đăng ký để được tính giảm trừ gia cảnh.
Ví dụ:
Nếu muốn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho con ruột trong kỳ tính thuế năm 2026 thì chỉ cần đến thời điểm doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026, người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Điều này có nghĩa là, kể cả khi việc đăng ký được thực hiện sau ngày 31/12/2026, người nộp thuế vẫn được xem xét giảm trừ, với điều kiện đã hoàn tất thủ tục đăng ký và kê khai đầy đủ thông tin người phụ thuộc trên hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Lưu ý
Trường hợp trong năm tính thuế người nộp thuế chưa đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì khi thực hiện quyết toán thuế và hoàn thành thủ tục đăng ký, vẫn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Ví dụ
Chị Lan ký hợp đồng lao động thời hạn 36 tháng với Công ty TNHH ABC.
Tháng 5/2026, chị Lan sinh con. Do đang trong thời gian nghỉ thai sản nên đến tháng 10/2026 chị mới quay trở lại làm việc và thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho con (đăng ký thời điểm bắt đầu tính giảm trừ từ tháng 5/2026).
Trong năm 2026, việc tính giảm trừ được xác định như sau:
Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026:
Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng
Bao gồm các đối tượng sau:
4.1) Anh ruột, chị ruột hoặc em ruột của người nộp thuế.
4.2) Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
4.3) Cháu ruột của người nộp thuế (là con của anh ruột, chị ruột hoặc em ruột).
4.4) Các cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.
Thời hạn đăng ký
Đối với nhóm đối tượng này, việc đăng ký người phụ thuộc phải được thực hiện chậm nhất vào ngày 31/12 của năm tính thuế.
Nếu quá thời hạn trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.
Ví dụ
Người lao động có ông nội là người phụ thuộc và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.