Chào bạn, bước vào mùa quyết toán năm 2026, việc thực hiện quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho kỳ tính thuế năm 2025 trên hệ thống Hỗ trợ kê khai (HTKK) đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ do có rất nhiều cập nhật quan trọng từ các văn bản pháp luật mới. Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn toàn diện, chi tiết từng bước giúp bạn làm chủ tờ khai Mẫu số 03/TNDN và kiểm soát rủi ro dòng tiền một cách tối ưu.

I. TỔNG QUAN HỒ SƠ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ QUYẾT TOÁN 2026

Để thực hiện quyết toán chính xác, hệ thống sổ sách của bạn cần được đối chiếu dựa trên các văn bản hành pháp hiện hành:

1. Hành lang pháp lý áp dụng

Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15: Ban hành ngày 14/06/2025, chính thức áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP & Nghị định 91/2022/NĐ-CP: Quy định về quản lý thuế và sửa đổi bổ sung các hạn mức tạm nộp.

Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn biểu mẫu tờ khai và các phụ lục đính kèm.

2. Thành phần hồ sơ khai quyết toán thuế TNDN

Tờ khai quyết toán thuế TNDN theo Mẫu số 03/TNDN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Báo cáo tài chính (BCTC) năm tương ứng với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Các phụ lục kết quả kinh doanh (03-1A/B/C), phụ lục chuyển lỗ (03-2), phụ lục ưu đãi (03-3A/B/C/D) tùy theo thực tế phát sinh của doanh nghiệp.

3. Hạn mốc thời gian tối hạn

Thời hạn nộp hồ sơ và nộp tiền thuế (nếu có): Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Đối với kỳ tính thuế năm dương lịch 2025, hạn chót nộp tờ khai và tiền thuế phát sinh sau quyết toán chậm nhất là ngày 31/03/2026.

II. TRÌNH TỰ 9 BƯỚC KHAI TỜ KHAI 03/TNDN TRÊN PHẦN MỀM HTKK

Kế toán thực hiện quy trình nhập liệu theo các bước logic sau để tránh lỗi hệ thống:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Khởi động phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.

Nhập chính xác Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp cần quyết toán và nhấn nút Đồng ý.

Bước 2: Lựa chọn phân hệ tờ khai

Truy cập danh mục Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp.

Tìm và click chọn Tờ khai Quyết toán TNDN (03/TNDN) (TT80/2021).

Bước 3: Cấu hình Kỳ tính thuế và Phụ lục

Trường hợp quyết toán: Chọn mục "Quyết toán định kỳ" nếu làm quyết toán hằng năm.

Năm tài chính: Nhập năm 2025. Hệ thống yêu cầu ghi rõ kỳ tính thuế từ ngày (ngày đầu năm dương lịch/năm tài chính hoặc ngày cấp phép đối với DN mới thành lập) đến ngày kết thúc kỳ kế toán.

Trạng thái tờ khai: Chọn ô "Tờ khai lần đầu". Chỉ chọn "Tờ khai bổ sung" nếu tờ khai lần đầu đã được cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận nhưng sau đó phát hiện sai sót.

Chọn phụ lục đính kèm: Tích chọn bắt buộc Phụ lục 03-1A/TNDN (hoặc 03-1B, 03-1C tùy ngành nghề). Đồng thời tích chọn Phụ lục chuyển lỗ 03-2/TNDN và các phụ lục ưu đãi nếu doanh nghiệp có lãi hoặc thuộc diện miễn giảm thuế.

Bước 4: Khởi tạo giao diện

Sau khi chọn đủ phụ lục, bấm nút "Đồng ý" để phần mềm tải dữ liệu tờ khai.

Bước 5: Hoàn thiện Phụ lục kết quả kinh doanh trước (Mẫu 03-1A/TNDN)

Kế toán bắt buộc phải nhập số liệu tại tab Phụ lục 03-1A trước. Căn cứ vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của BCTC để nhập doanh thu, chi phí, giá vốn.

Sau khi nhập xong, phần mềm sẽ tự động tính toán Lợi nhuận trước thuế tại chỉ tiêu [22] trên phụ lục và tự động kết chuyển đồng bộ số tiền này lên Chỉ tiêu [A1] trên Tờ khai chính.

Bước 6: Điều chỉnh chỉ tiêu tại Tờ khai chính (Mẫu 03/TNDN)

Kế toán thực hiện các điều chỉnh tăng/giảm lợi nhuận theo quy định của Luật thuế để xác định thu nhập tính thuế tại mục B. Đặc biệt lưu ý Chỉ tiêu [B4] để nhập tổng các khoản chi phí không được trừ phát sinh trong năm theo quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Xác định chỉ tiêu thu nhập chịu thuế SXKD tại ô [B14]: Công thức tự động [B14] = [B13] - [B15]. Nếu doanh nghiệp không kinh doanh bất động sản ([B15] = 0), kế toán gõ hoặc copy số tiền từ chỉ tiêu [B13] xuống nhập trực tiếp vào chỉ tiêu [B14] (sử dụng dấu trừ đằng trước nếu số tiền âm).

Bước 7: Phân loại kịch bản Lãi/Lỗ tại Chỉ tiêu [C1]

Kế toán kiểm tra số tiền xuất hiện tại Chỉ tiêu [C1] (Thu nhập chịu thuế) để xử lý theo 2 kịch bản:

Kịch bản 1: Chỉ tiêu [C1] mang giá trị ÂM (số tiền nằm trong ngoặc đơn) hoặc bằng 0

Doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh trong năm tính thuế là LỖ. Năm quyết toán này doanh nghiệp không phải nộp thuế TNDN.

Xử lý trên HTKK: Doanh nghiệp tuyệt đối không thực hiện lập Phụ lục chuyển lỗ 03-2/TNDN. Kế toán chỉ cần di chuyển xuống mục G, nhập tổng số tiền thuế TNDN đã thực nộp trong năm vào chỉ tiêu [G2] là hoàn thành tờ khai.

Kịch bản 2: Chỉ tiêu [C1] mang giá trị DƯƠNG

Doanh nghiệp kinh doanh có lãi và phải thực hiện tính thuế theo quy trình tuần tự:

Nhập thu nhập miễn thuế vào chỉ tiêu [C2] (nếu có) theo quy định tại Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Thực hiện kết chuyển lỗ cũ của 5 năm gần nhất tại Phụ lục 03-2/TNDN để hệ thống tự động đưa số liệu lên chỉ tiêu [C3a].

Sau khi trừ lỗ, kiểm tra chỉ tiêu Thu nhập tính thuế [C4]. Nếu [C4] = 0 (lỗ cũ triệt tiêu hết lãi năm nay), doanh nghiệp ghi nhận số thuế đã tạm nộp tại mục G là xong tờ khai. Nếu [C4] > 0, tiến hành nhập mức trích lập quỹ khoa học công nghệ tại chỉ tiêu [C5] (nếu có).

Tính thuế suất (Cập nhật HTKK 5.5.5+): Đưa giá trị dương của chỉ tiêu [C6] vào ô [C7] và kích chọn danh mục mức thuế suất phân tầng tương ứng của doanh nghiệp (15%, 17% hoặc 20%) dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề theo quy định tại Điều 11 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Phần mềm sẽ tự động tính ra số thuế phát sinh tại ô [C9].

Khai thuế được miễn (Cập nhật HTKK 5.5.7+): Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập thuộc diện được Miễn thuế 3 năm đầu theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, kế toán lập Phụ lục 03-3A và chọn đúng mã ưu đãi điều kiện kinh tế tư nhân (Mã 0270), hệ thống sẽ tự động tổng hợp số tiền thuế được miễn lên Chỉ tiêu [C12] của tờ khai chính.

Bước 8: Kiểm tra chênh lệch tại Chỉ tiêu [I]

Kế toán nhập tổng số tiền thuế TNDN đã nộp trong năm vào chỉ tiêu [G2]. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu để tính ra kết quả tại chỉ tiêu [I] (Số thuế TNDN còn phải nộp đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán) theo công thức [I] = [E] - [G].

Nếu chỉ tiêu [I] ÂM: Doanh nghiệp đã nộp thừa tiền thuế trong năm, số tiền này dùng để bù trừ vào kỳ sau (khi làm tờ khai năm sau sẽ nhập vào ô [G1]) hoặc làm thủ tục hoàn thuế.

Nếu chỉ tiêu [I] DƯƠNG: Đây chính là số tiền thuế TNDN doanh nghiệp nộp thiếu và bắt buộc phải mang tiền đi nộp thêm vào ngân sách.

Bước 9: Kết xuất và Nộp hồ sơ qua mạng

Nhấn nút "Ghi" để lưu dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ. Bấm "Kết xuất XML" để xuất file tờ khai điện tử.

Truy cập cổng thông tin Thuế điện tử để nộp file XML tờ khai quyết toán cùng với file đính kèm BCTC năm trước ngày hạn chót 31/03/2026.

III. QUY TẮC KHỐNG CHẾ 80% VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH KIỂM TOÁN

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định ràng buộc về dòng tiền và tính chất pháp lý của hồ sơ đính kèm để tránh bị phạt hành chính:

1. Quy tắc tạm nộp quý chặn trần 80% (Decree 91/2022/NĐ-CP)

Doanh nghiệp phải tự xác định số thuế TNDN tạm nộp hằng quý.

Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của cả 04 quý trong năm không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm (Chỉ tiêu [E]).

Nếu tổng số tiền đã tạm nộp thấp hơn hạn mức 80% này, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày tính trên số thuế nộp thiếu, tính liên tục từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn tạm nộp quý 4 cho đến ngày liền kề trước ngày nộp tiền vào ngân sách.

2. Quy định về Báo cáo tài chính bắt buộc phải kiểm toán

Đối với các loại hình doanh nghiệp đặc thù quy định tại Điều 15 Nghị định 17/2012/NĐ-CP, khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN bắt buộc phải đính kèm Báo cáo kiểm toán độc lập:

+-----------------------------------------------------------------------+

| NHÓM DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI CÓ BÁO CÁO KIỂM TOÁN ĐÍNH KÈM         |

+-----------------------------------------------------------------------+

| 1. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).                       |

| 2. Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.     |

| 3. Tổ chức tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm, tái bảo hiểm, môi giới.  |

| 4. Công ty đại chúng, tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán.    |

| 5. Doanh nghiệp nhà nước (trừ danh mục thuộc bí mật nhà nước).         |

| 6. Đơn vị mà tập đoàn, tổng công ty nhà nước nắm giữ từ 20% quyền biểu|

|    quyết trở lên tại thời điểm cuối năm tài chính.                   |

+-----------------------------------------------------------------------+

 

Phương thức nộp: NNT thuộc diện bắt buộc kiểm toán BCTC thực hiện gửi bản scan Báo cáo kiểm toán thông qua hệ thống thuế điện tử dưới dạng phụ lục đính kèm (dung lượng file không vượt quá 5 MB). Doanh nghiệp vi phạm thời hạn nộp hồ sơ khai thuế (bao gồm cả việc chậm trễ tài liệu đi kèm) sẽ bị xử phạt nghiêm khắc theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

IV. QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CÓ GIAO DỊCH LIÊN KẾT (NGHỊ ĐỊNH 132/2020/NĐ-CP)

Doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định 132/2020/NĐ-CP bắt buộc phải thực hiện kê khai các mẫu phụ lục đi kèm (Phụ lục I, II, III, IV) cùng với tờ khai quyết toán.

1. Hạn mức khống chế chi phí lãi vay (EBITDA 30%)

Tổng chi phí lãi vay phát sinh sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ của người nộp thuế không được vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay ròng cộng chi phí khấu hao trong kỳ (EBITDA). Quy định này áp dụng cho tổng chi phí lãi vay của doanh nghiệp, không phân biệt vốn vay từ bên liên kết hay bên độc lập.

Cơ chế kết chuyển lỗ lãi vay: Phần chi phí lãi vay vượt trần 30% bị loại kỳ này sẽ được phép chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo để giảm trừ vào thu nhập chịu thuế nếu chi phí lãi vay kỳ sau thấp hơn hạn mức khống chế. Thời gian chuyển chi phí lãi vay tính liên tục không quá 05 năm kể từ năm tiếp sau năm phát sinh.

2. Các trường hợp được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết

Doanh nghiệp vẫn phải kê khai thông tin mối quan hệ liên kết nhưng được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết nếu thỏa mãn một trong các điều kiện:

Chỉ phát sinh giao dịch với các bên liên kết đều là đối tượng nộp thuế TNDN tại Việt Nam, áp dụng cùng mức thuế suất và không bên nào được hưởng ưu đãi thuế trong kỳ tính thuế.

Có phát sinh giao dịch liên kết nhưng tổng doanh thu phát sinh của kỳ tính thuế dưới 50 tỷ đồng và tổng giá trị tất cả các giao dịch liên kết phát sinh dưới 30 tỷ đồng.

Doanh nghiệp kinh doanh với chức năng đơn giản, không phát sinh doanh thu/chi phí từ tài sản vô hình, doanh thu dưới 200 tỷ đồng và đạt tỷ suất lợi nhuận thuần chưa trừ lãi vay và thuế trên doanh thu thuần theo các tỷ lệ tối thiểu: Lĩnh vực Phân phối từ 5% trở lên; Lĩnh vực Sản xuất từ 10% trở lên; Lĩnh vực Gia công từ 15% trở lên.

Hỗ trợ tất tần tật về kế toán liên hệ sđt: 098 354 25 71, địa chỉ: 35 Thái Phiên, Đà Nẵng