Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất năm 2026

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là chứng từ được lập để xác nhận các thông tin liên quan đến việc khấu trừ thuế của cá nhân có thu nhập, bao gồm: khoản thu nhập được chi trả, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ và các thông tin có liên quan khác.

Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 2 và khoản 3 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), việc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:

2. Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ hoặc thu các khoản này phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc người nộp thuế, nộp phí, lệ phí. Nội dung trên chứng từ phải được lập đầy đủ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định này.

Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chứng từ phải đáp ứng đúng định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế.

Đối với trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức chi trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế theo từng lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế nếu cá nhân có yêu cầu.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho cả năm tính thuế.

3. Trước khi đưa hóa đơn hoặc chứng từ vào sử dụng, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, cũng như tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 của Nghị định.

Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, việc thông báo phát hành được thực hiện theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 của Nghị định.

1. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP

 

 

Mẫu số 03/TNCN là Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được ban hành kèm theo Phụ lục III của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.

Lưu ý

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 20/3/2025, là văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2025.

Lưu ý quan trọng

Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư số 32/2025/TT-BTC:

Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải chấm dứt việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử được lập theo các quy định trước đây và chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo quy định cũ có sai sót sau khi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được áp dụng thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới để thay thế chứng từ đã lập sai.

Như vậy, từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất năm 2026 theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC

Theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử được quy định như sau:

1. Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm 07 ký tự, được quy định là:

01/CTKT

2. Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm 06 ký tự, bao gồm cả chữ và số, được xác định như sau:

• Hai ký tự đầu là "CT/", viết tắt của cụm từ Chứng từ.
• Hai ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả-rập, thể hiện hai số cuối của năm dương lịch lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.
• Ký tự cuối là "E", thể hiện chứng từ được lập dưới hình thức điện tử.

Ví dụ:

CT/26E: Là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử được lập và cấp cho người nộp thuế trong năm 2026.

Số chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Số chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử là số thứ tự được thể hiện trên từng chứng từ.

Số chứng từ được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 07 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.

Trên bản thể hiện của chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử được trình bày tại góc trên bên phải của chứng từ hoặc ở vị trí dễ nhận biết.

3. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện như thế nào?

Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ, đồng thời bảo đảm chứng từ có đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế theo từng lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế nếu cá nhân có yêu cầu.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

4. Trường hợp không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

5. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), chứng từ khấu trừ thuế phải có các nội dung sau:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ; ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu đã được cấp mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân.
• Quốc tịch của người nộp thuế (đối với trường hợp không mang quốc tịch Việt Nam).
• Khoản thu nhập; thời điểm chi trả thu nhập; tổng thu nhập chịu thuế; khoản bảo hiểm bắt buộc đã đóng; khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, chữ ký của người trả thu nhập trên chứng từ là chữ ký số.

6. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo khoản 17 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 31 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

1. Ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ hoặc biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử là thời điểm tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thu thuế, phí, lệ phí sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế theo từng lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế nếu cá nhân có yêu cầu.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một năm tính thuế.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571