Đúng như bạn đã nêu, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh thu nhập là bước then chốt khi cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN. Để đảm bảo hồ sơ của bạn được cơ quan thuế chấp nhận nhanh chóng, mình xin bổ sung và làm rõ một số lưu ý kỹ thuật cho hai trường hợp này như sau:

1. Đối với Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ này là căn cứ pháp lý cao nhất để xác định số thuế bạn đã "tạm nộp" trong năm.

Giá trị pháp lý: Chứng từ này phải có đầy đủ thông tin: Tên tổ chức trả thu nhập, MST của tổ chức, thông tin cá nhân của bạn, số tiền thu nhập, số thuế đã khấu trừ, và đặc biệt phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật (hoặc dấu treo/dấu chức danh theo quy định hiện hành).

Lưu ý quan trọng:

Trong thời đại chuyển đổi số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay ưu tiên dạng điện tử. Bạn hãy yêu cầu doanh nghiệp gửi file chứng từ điện tử (định dạng XML hoặc PDF có chữ ký số) để phục vụ việc nộp hồ sơ quyết toán trực tuyến trên trang thuedientu.gdt.gov.vn.

Nếu bạn làm việc tại nhiều nơi, hãy tập hợp đủ chứng từ của tất cả các nơi đó.

2. Đối với Thư xác nhận thu nhập (Biên bản xác nhận thu nhập)

Trường hợp này thường áp dụng khi doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải khấu trừ (ví dụ: thu nhập dưới ngưỡng phải nộp, hoặc cá nhân có thu nhập từ tiền lương nhưng doanh nghiệp chưa thực hiện khấu trừ).

Nội dung cần có trong thư xác nhận:

Thông tin định danh của doanh nghiệp và cá nhân.

Khoảng thời gian xác nhận (ví dụ: từ 01/01/2025 đến 31/12/2025).

Tổng số thu nhập chịu thuế đã chi trả thực tế (Gross).

Khẳng định rõ: "Doanh nghiệp chưa thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với khoản thu nhập này".

Chữ ký, đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp.

Tại sao cần thư này? Khi bạn tự quyết toán, hệ thống cơ quan thuế sẽ đối chiếu dữ liệu giữa tờ khai của bạn và báo cáo thuế của doanh nghiệp. Thư xác nhận giúp giải trình sự chênh lệch (nếu có) và xác nhận rằng doanh nghiệp đã báo cáo đúng khoản thu nhập này nhưng không phát sinh số thuế khấu trừ.

3. Một số "điểm chạm" quan trọng khác trong hồ sơ quyết toán

Ngoài chứng từ chứng minh thu nhập, bạn nên kiểm tra thêm các loại hồ sơ sau để tăng quyền lợi (giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn):

Giấy xác nhận đăng ký người phụ thuộc: Nếu bạn có đăng ký NPT, hãy chắc chắn rằng thông tin này đã được cập nhật thành công trên hệ thống của cơ quan thuế.

Chứng từ đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu bạn tự nộp bảo hiểm hoặc có các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (được trừ trước khi tính thuế), cần có biên lai hoặc xác nhận của tổ chức liên quan.

Chứng từ nộp thuế tại nước ngoài (nếu có): Nếu bạn có thu nhập từ nước ngoài và đã nộp thuế tại đó, cần có chứng từ để được trừ số thuế đã nộp, tránh tình trạng bị đánh thuế hai lần.

Lời khuyên từ Kế Toán Thuế: Nếu bạn thực hiện quyết toán trực tuyến, hãy luôn giữ bản gốc/file điện tử gốc của các hồ sơ này ít nhất 10 năm theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán. Cơ quan thuế có thể thực hiện hậu kiểm bất cứ lúc nào nếu hồ sơ có điểm bất thường.

Bạn đã chuẩn bị được đầy đủ các chứng từ này cho kỳ quyết toán tới chưa? Nếu cần mẫu Thư xác nhận thu nhập chuẩn chỉnh để gửi doanh nghiệp ký, hãy cho mình biết nhé!