Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tài liệu này được dùng kèm với tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN, giúp doanh nghiệp quản lý và xác nhận nghĩa vụ giảm trừ gia cảnh của người lao động trong năm.

Hướng dẫn lập Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN

Bảng kê này ghi nhận toàn bộ thông tin về những người phụ thuộc (NPT) mà người lao động (NLĐ) đã đăng ký giảm trừ tại doanh nghiệp trong năm tính thuế.

I. Phần thông tin chung (Chỉ tiêu [01] đến [05])

[01] Kỳ tính thuế: Ghi năm dương lịch thực hiện quyết toán thuế (Ví dụ: 2025).

[02] Lần đầu: Đánh dấu “x” nếu nộp hồ sơ lần đầu cho kỳ quyết toán này.

[03] Bổ sung lần thứ: Nếu nộp lại sau lần đầu, ghi số thứ tự bổ sung (1, 2, 3…).

[04] Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên tổ chức chi trả thu nhập (Ví dụ: Công ty TNHH Kế Toán Thuế Đà Nẵng).

[05] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của tổ chức chi trả.

II. Phần kê khai chi tiết (Chỉ tiêu [06] đến [16])

Kế toán thực hiện điền thông tin cho từng người phụ thuộc của từng người lao động:

[06] Số thứ tự: Đánh số tự nhiên từ 1, 2, 3...

[07] Họ và tên NNT: Ghi Họ và tên của người lao động đang làm việc tại đơn vị.

[08] MST của NNT: Ghi MST của người lao động.

[09] Họ và tên NPT: Ghi đầy đủ họ tên NPT theo Giấy khai sinh, CCCD hoặc Hộ chiếu.

[10] Ngày sinh NPT: Ghi ngày/tháng/năm sinh.

[11] MST của NPT: Ghi mã số thuế của NPT.

Lưu ý đặc biệt về mã định danh:

Nếu không tích chọn "Người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có mã định danh": Loại giấy tờ bắt buộc là Thẻ CCCD/Số định danh cá nhân.

Nếu tích chọn "Người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài không có mã định danh": Loại giấy tờ bắt buộc phải là Hộ chiếu.

[12] Loại giấy tờ: Ghi rõ là CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (GKS).

[13] Số giấy tờ: Điền số của loại giấy tờ đã chọn tại chỉ tiêu [12].

[14] Quan hệ với NNT: Ghi rõ mối quan hệ (Ví dụ: Con, Mẹ đẻ, Cha đẻ, Vợ, Chồng...).

[15] Từ tháng: Tháng bắt đầu được tính giảm trừ trong năm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

[16] Đến tháng: Tháng kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng cuối cùng của năm tính thuế.

III. Các nguyên tắc quan trọng cần lưu ý

Tính hợp lệ của MST NPT: Người phụ thuộc muốn được tính giảm trừ gia cảnh bắt buộc phải được cấp mã số thuế. Doanh nghiệp cần rà soát lại dữ liệu người phụ thuộc trên hệ thống thuế điện tử trước khi lập bảng kê này.

Nguyên tắc điều chỉnh: Nếu trong năm, người lao động đã đăng ký giảm trừ nhưng thực tế NPT không còn đủ điều kiện (ví dụ: con đã trên 18 tuổi và có thu nhập, vợ/chồng đã có việc làm...), đơn vị trả thu nhập phải thực hiện điều chỉnh hoặc người lao động phải khai bổ sung ngay tại thời điểm thay đổi.

Hồ sơ lưu trữ: Doanh nghiệp không nộp kèm bản sao hồ sơ NPT cùng tờ khai này, nhưng phải lưu giữ hồ sơ gốc (Giấy khai sinh, xác nhận của địa phương...) tại văn phòng để phục vụ công tác thanh tra thuế của cơ quan thuế sau này.

Hỗ trợ kỹ thuật trên HTKK:

Các chỉ tiêu ngày tháng năm cần định dạng đúng theo chuẩn dd/mm/yyyy.

Đối với các đơn vị có số lượng NPT lớn, nên sử dụng tính năng "Nhập từ Excel" trên phần mềm HTKK để tránh sai sót dữ liệu do nhập tay.

Nếu bạn cần mẫu bảng kê chi tiết bằng Excel hoặc cần hỗ trợ kiểm tra tính đồng bộ giữa bảng kê NPT và tờ khai 05/QTT-TNCN, bạn có thể gửi yêu cầu về hòm thư điện tử: ketoanthuedanang@gmail.com. Đội ngũ hỗ trợ của Kế Toán Thuế Đà Nẵng sẽ kiểm tra và hướng dẫn bạn xử lý nhanh nhất.