Bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng nhằm ghi nhận và theo dõi số ngày công làm việc ngoài giờ thực tế, làm cơ sở để tính thời gian nghỉ bù hoặc thực hiện thanh toán tiền lương cho người lao động tại đơn vị.

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, biểu mẫu này thống nhất áp dụng ký hiệu: Mẫu số 01b-LĐTL.

Chi tiết biểu mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo từng chế độ kế toán cụ thể như sau:

1. Biểu mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 200:

2. Biểu mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 133:

3. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi bảng chấm công làm thêm giờ

Theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC, quy trình lập và ghi nhận bảng chấm công làm thêm giờ được thực hiện như sau:

Mọi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) khi có nhân sự phát sinh thời gian làm việc ngoài giờ theo quy định đều phải thiết lập bảng chấm công làm thêm giờ riêng.

• Cột A, B: Điền số thứ tự cùng họ và tên của từng người lao động tham gia làm thêm giờ tại bộ phận.

• Cột 1 đến cột 31: Ghi nhận cụ thể số giờ làm ngoài giờ thực tế của các ngày (ghi rõ từ giờ... đến giờ...) kéo dài từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.

• Cột 32: Tổng hợp số giờ làm thêm vào các ngày làm việc thông thường trong tháng.

• Cột 33: Tổng hợp số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ hằng tuần (thứ Bảy và Chủ Nhật).

• Cột 34: Tổng hợp số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ lễ, Tết.

• Cột 35: Tổng hợp số giờ làm thêm vào ban đêm (xác định theo quy định pháp luật) không nằm trong ca làm việc chính thức của người lao động.

Quy trình ghi nhận và phê duyệt hằng tháng:

• Hằng ngày: Tổ trưởng bộ phận hoặc cá nhân được ủy quyền sẽ căn cứ vào lượng thời gian làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc để chấm giờ cho từng nhân viên, ghi vào ô tương ứng từ cột 1 đến 31 theo đúng ký hiệu quy định trên chứng từ.

• Cuối tháng: Người trực tiếp chấm công và trưởng bộ phận có nhân sự làm thêm tiến hành ký xác nhận. Sau đó, trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt biểu mẫu rồi chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan về phòng kế toán đối chiếu, quy đổi số giờ thành ngày công thanh toán. Kế toán sẽ dựa vào các ký hiệu trên bảng để tính ra số công tương ứng cho từng danh mục và ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.

4. Lưu ý quan trọng về Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Toàn bộ hệ thống biểu mẫu và danh mục chứng từ kế toán đi kèm Thông tư 200 và Thông tư 133 đều mang tính chất hướng dẫn. Do đó, Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b-LĐTL) cũng là một mẫu biểu hướng dẫn và không có tính chất bắt buộc áp dụng nguyên bản.

Doanh nghiệp hoàn toàn được tự chủ xây dựng, thay đổi giao diện biểu mẫu chấm công làm thêm giờ sao cho tương thích với mô hình hoạt động và nhu cầu quản trị nội bộ. Tuy nhiên, phông mẫu tự thiết kế vẫn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Luật Kế toán, bảo đảm nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, chính xác, cập nhật kịp thời và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu.

Bạn có thể tham khảo mẫu bảng chấm công làm thêm giờ bằng Excel do Kế Toán Thuế Đã Nẵng thiết kế dưới đây để áp dụng vào thực tế tại đơn vị mình: