Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc đã hoàn tất bởi một tập thể hoặc cá nhân người lao động. Đây là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thiết lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho nhân sự.

1. Biểu mẫu phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành theo Thông tư 200

2. Mẫu phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành theo thông tư 133:

3. Phương pháp lập phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành

Quy trình và trách nhiệm thiết lập Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành tuân thủ theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC cụ thể như sau:

• Góc trên bên trái: Ghi chính xác tên doanh nghiệp và bộ phận trực tiếp quản lý, theo dõi công việc của người lao động.

• Số hiệu & Thời gian: Ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm thiết lập chứng từ.

• Đối tượng thực hiện: Điền tên tập thể (hoặc họ tên cá nhân) trực tiếp hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc.

• Căn cứ pháp lý: Ghi rõ số hiệu và ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng giao việc (nếu có).

• Cột A, B, C: Điền số thứ tự, tên gọi và đơn vị tính của sản phẩm hoặc phần việc đã hoàn tất.

• Cột 1, 2, 3: Phản ánh số lượng, đơn giá quy định và tổng thành tiền tương ứng của từng loại sản phẩm hoặc công việc.

Quy trình lưu trữ và phê duyệt: Chứng từ này do người trực tiếp giao việc lập thành 02 liên: Liên 1 lưu giữ tại bộ phận quản lý, Liên 2 chuyển cho kế toán tiền lương để làm căn cứ thực hiện thủ tục chi trả cho người lao động. Trước khi gửi đến phòng kế toán, phiếu bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của Người giao việc, Người nhận việc, Người kiểm tra chất lượng và Người duyệt.

4. Lưu ý về Mẫu phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành bằng Excel

Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành (Mẫu số 05-LĐTL) ban hành kèm theo Thông tư 200 và Thông tư 133 chỉ đóng vai trò là biểu mẫu hướng dẫn, không mang tính chất bắt buộc áp dụng nguyên bản.

Do đó, các doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động thiết kế và chỉnh sửa phông mẫu phiếu xác nhận sao cho tương thích với đặc thù vận hành cũng như yêu cầu quản trị nội bộ của mình. Dù vậy, biểu mẫu tự xây dựng vẫn phải thỏa mãn các tiêu chuẩn của Luật Kế toán, bảo đảm tính rõ ràng, minh bạch, cập nhật kịp thời và thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu số liệu.