Bảng chấm công được sử dụng để ghi nhận và theo dõi ngày công làm việc thực tế, các ngày nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH)... của người lao động. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp tính trả tiền lương, xác định khoản BHXH chi trả thay lương cho từng cá nhân và quản lý tình hình sử dụng lao động tại đơn vị.

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ thuộc nhóm chỉ tiêu lao động tiền lương này được áp dụng thống nhất dưới tên gọi: Mẫu số 01a-LĐTL.

1. Biểu mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200:

2. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133:

3. Phương pháp và trách nhiệm lập bảng chấm công

Định kỳ hằng tháng, mọi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm lập bảng chấm công riêng theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC:

• Cột A, B: Điền số thứ tự cùng họ và tên của từng nhân sự trong bộ phận.

• Cột C: Ghi nhận bậc lương hoặc chức vụ hiện tại của nhân viên.

• Cột 1 đến 31: Phản ánh tình trạng làm việc thực tế các ngày trong tháng (từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng).

• Cột 32: Tổng hợp số công tính theo lương sản phẩm của người lao động trong tháng.

• Cột 33: Tổng hợp số công tính theo lương thời gian của người lao động trong tháng.

• Cột 34: Tổng số công nghỉ việc hoặc ngừng việc được hưởng nguyên lương (100%).

• Cột 35: Tổng số công nghỉ việc hoặc ngừng việc hưởng lương theo tỷ lệ phần trăm (%).

• Cột 36: Tổng số ngày công nghỉ việc hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Quy trình theo dõi và phê duyệt:

• Hằng ngày: Quản lý bộ phận (tổ trưởng, trưởng phòng, trưởng nhóm...) hoặc cá nhân được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra thực tế và đánh dấu ký hiệu chấm công tương ứng cho từng nhân viên vào các ô từ cột 1 đến cột 31.

• Cuối tháng: Người lập biểu và trưởng bộ phận ký xác nhận, sau đó chuyển bảng chấm công cùng các giấy tờ liên quan (giấy nghỉ hưởng BHXH, đơn xin nghỉ không lương...) về phòng kế toán. Kế toán tiền lương sẽ đối chiếu ký hiệu, quy đổi ra ngày công và hoàn thiện số liệu từ cột 32 đến cột 36 để làm căn cứ tính lương, bảo hiểm.

Quy chuẩn tính ngày công: Một ngày công quy chuẩn được tính bằng 8 giờ làm việc. Khi tổng hợp, nếu xuất hiện giờ lẻ thì dùng dấu phẩy để phân tách giữa số công và số giờ thừa (Ví dụ: 22 ngày công và 4 giờ lẻ sẽ ghi là 22,4). Sau khi hoàn tất, bảng chấm công được lưu trữ tại phòng kế toán cùng các hồ sơ kèm theo.

4. Các phương pháp chấm công cụ thể

Dựa trên đặc thù công việc và năng lực quản lý nội bộ, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức chấm công sau:

• Chấm công theo ngày: Mỗi ngày làm việc thực tế tại đơn vị hoặc đi công tác, hội họp được ghi nhận bằng một ký hiệu quy định.

  • Trường hợp đặc biệt: Nếu trong ngày nhân sự làm 2 công việc có thời lượng khác nhau, ưu tiên chấm theo việc tốn nhiều thời gian nhất (Ví dụ: họp 5 giờ, làm việc 3 giờ -> chấm ký hiệu "H" - Hội họp). Nếu thời gian của 2 việc bằng nhau, tính theo công việc diễn ra trước.

• Chấm công theo giờ: Ghi nhận chi tiết tất cả các đầu việc phát sinh trong ngày bằng cách điền ký hiệu kèm theo số giờ làm việc thực tế ngay bên cạnh.

• Chấm công nghỉ bù: Áp dụng khi người lao động nghỉ bù cho thời gian làm thêm giờ trước đó (trường hợp tính lương thời gian nhưng không nhận tiền làm thêm). Kế toán chấm ký hiệu "NB" và nhân viên vẫn được hưởng nguyên lương thời gian trong ngày nghỉ này.

5. Lưu ý quan trọng

Hệ thống biểu mẫu chứng từ đi kèm Thông tư 200 và Thông tư 133 hoàn toàn mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc áp dụng nguyên bản.

Doanh nghiệp được phép tự chủ xây dựng và điều chỉnh phông mẫu bảng chấm công sao cho tương thích với mô hình vận hành và nhu cầu quản trị. Tuy nhiên, biểu mẫu tự thiết kế vẫn phải thỏa mãn các tiêu chuẩn của Luật Kế toán, bảo đảm tính rõ ràng, minh bạch, cập nhật kịp thời và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu.