Giấy đi đường là chứng từ kế toán làm căn cứ để cán bộ và người lao động thực hiện các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác, đồng thời là cơ sở pháp lý để phòng kế toán kiểm tra, quyết toán và thanh toán các khoản công tác phí, tiền tàu xe sau khi nhân sự trở về doanh nghiệp.

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ thuộc nhóm chỉ tiêu lao động tiền lương này được áp dụng thống nhất dưới tên gọi: Mẫu số 04 - LĐTL.

1. Biểu mẫu giấy đi đường theo Thông tư 200:

2. Mẫu giấy đi đường theo thông tư 133:

3. Phương pháp lập và quy trình luân chuyển Giấy đi đường

Quy trình thiết lập, ghi nhận và quyết toán Giấy đi đường (Mẫu số 04 - LĐTL) tuân thủ theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC được thực hiện như sau:

Quy trình trước khi đi công tác: Sau khi doanh nghiệp có quyết định hoặc lệnh cử cán bộ, người lao động đi công tác, bộ phận hành chính văn phòng sẽ làm thủ tục cấp Giấy đi đường. Trường hợp người đi công tác có nhu cầu ứng trước tiền tàu xe, phụ cấp công tác phí... thì mang Giấy đi đường này đến phòng kế toán để làm thủ tục tạm ứng.

Hướng dẫn ghi các chỉ tiêu theo cột:

• Cột 1: Ghi rõ địa điểm xuất phát (nơi đi) và địa điểm đến công tác.

• Cột 2: Ghi chính xác ngày đi và ngày đến thực tế.

  • Lưu ý quan trọng: Khi đến nơi công tác, người lao động phải xuất trình giấy này để cơ quan nơi đến xác nhận ngày, giờ đến/đi (phải có chữ ký của người có trách nhiệm và đóng dấu của cơ quan đến công tác).

• Cột 3: Phương tiện sử dụng: Ghi cụ thể loại phương tiện di chuyển (như ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay...).

• Cột 5: Ghi nhận tổng thời gian lưu trú công tác thực tế tại địa điểm đó.

• Cột 6: Ghi rõ lý do hoặc nội dung công việc lưu trú.

• Cột 7: Lấy chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận của nơi cán bộ, người lao động đến công tác.

Quy trình quyết toán sau khi về doanh nghiệp:

• Khi kết thúc đợt công tác trở về doanh nghiệp, người đi công tác có trách nhiệm xuất trình Giấy đi đường cho phụ trách bộ phận trực tiếp của mình để xác nhận ngày về và thời gian thực tế được hưởng phụ cấp lưu trú.

• Người đi công tác tiến hành tập hợp, đính kèm toàn bộ các chứng từ gốc phát sinh trong chuyến đi (như vé tàu xe, vé máy bay, hóa đơn taxi, hóa đơn thanh toán tiền phòng nghỉ, vé phà, cầu đường...) vào Giấy đi đường và chuyển cho phòng kế toán.

• Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ để làm thủ tục thanh toán công tác phí hoặc quyết toán hoàn ứng, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và duyệt chi thanh toán.

Giấy đi đường cùng toàn bộ các chứng từ liên quan đi kèm sẽ được lưu trữ bảo mật tại phòng kế toán của đơn vị.