2. Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng thanh toán tiền lương

Định kỳ hằng tháng, kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành... để thiết lập văn bản này.

Phương pháp ghi nhận số liệu vào các cột của Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL) tuân thủ theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC cụ thể như sau:

• Cột A, B: Điền số thứ tự và họ tên của người lao động được nhận lương trong tháng.

• Cột 1, 2: Ghi rõ ngạch bậc lương hoặc hệ số lương hiện hưởng của nhân sự.

• Cột 3, 4: Phản ánh số lượng sản phẩm thực tế và tổng số tiền lương tương ứng tính theo sản phẩm (nếu áp dụng hình thức lương sản phẩm).

• Cột 5, 6: Ghi nhận tổng số ngày công và số tiền lương thực tế tính theo thời gian làm việc.

• Cột 7, 8: Ghi nhận số ngày công và số tiền tính theo lương thời gian khi người lao động phải ngừng việc hoặc nghỉ việc hưởng lương theo các mức tỷ lệ phần trăm (%) quy định.

• Cột 9: Ghi nhận các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương (ví dụ: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm...).

• Cột 10: Điền các khoản phụ cấp khác tính vào thu nhập của nhân viên nhưng nằm ngoài quỹ lương, quỹ thưởng của doanh nghiệp.

• Cột 11: Tổng hợp toàn bộ số tiền lương và các khoản phụ cấp, thu nhập mà người lao động được hưởng trong tháng.

• Cột 12: Ghi chính xác số tiền lương doanh nghiệp đã tạm ứng ở kỳ I cho từng cá nhân.

• Cột 13, 14, 15, 16: Ghi chi tiết các khoản trích khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động (như BHXH, BHYT, BHTN phần cá nhân chịu, thuế TNCN...) và tổng hợp lại tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.

• Cột 17, 18: Xác định số tiền lương còn lại mà người lao động thực tế được nhận ở kỳ II.

• Cột C: Dành cho người lao động (hoặc người được ủy quyền nhận hộ hợp pháp) trực tiếp ký xác nhận khi nhận tiền lương kỳ II.

Quy trình phê duyệt và lưu trữ hằng tháng: Vào cuối tháng, kế toán tiền lương hoàn thiện bảng biểu, chuyển cho Kế toán trưởng soát xét lại hệ thống số liệu. Sau đó, trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký duyệt chi, làm cơ sở để kế toán thanh toán lập phiếu chi và phát lương cho nhân sự. Bảng thanh toán tiền lương sau khi hoàn tất sẽ được lưu trữ bảo mật tại phòng kế toán của đơn vị.

4. Lưu ý quan trọng từ Kế Toán Thuế Đà Nẵng

Biểu mẫu Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL) đi kèm Thông tư 200 và Thông tư 133 đóng vai trò là mẫu chứng từ hướng dẫn, doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng rập khuôn nguyên bản.

Các đơn vị hoàn toàn có thể chủ động điều chỉnh, thiết kế lại phông mẫu bảng lương sao cho tương thích tối đa với quy mô vận hành, đặc thù trả lương và yêu cầu quản trị nội bộ. Tuy nhiên, biểu mẫu tự xây dựng bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quy định của Luật Kế toán; đảm bảo tính minh bạch, chính xác, cập nhật kịp thời và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu khi có yêu cầu.

Bạn có thể tham khảo mẫu bảng thanh toán tiền lương định dạng Excel do Kế toán Thế Đà Nẵng thiết kế dưới đây để áp dụng trực tiếp vào công tác kế toán của doanh nghiệp mình: