Cách hạch toán TK 138 - Phải thu khác theo Thông tư 99

Tài khoản 138 - Phải thu khác là gì?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 138 dùng để phản ánh các khoản phải thu phát sinh ngoài những khoản đã được theo dõi tại các tài khoản phải thu chuyên biệt như TK 131, TK 133 và TK 136.

Những khoản được ghi nhận vào TK 138 thường bao gồm:

• Giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân và đang chờ xử lý.
• Các khoản bồi thường phải thu từ cá nhân hoặc tổ chức do gây thiệt hại, mất mát tài sản của doanh nghiệp.
• Khoản cho đơn vị khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ.
• Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc chi phí sản xuất kinh doanh không được phê duyệt và phải thu hồi.
• Các khoản chi hộ cho bên thứ ba cần hoàn trả.
• Cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền hoặc tài sản.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu được hoàn hoặc được khấu trừ theo quy định.
• Giá trị tài sản đem đầu tư theo hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Các khoản phải thu khác chưa được phản ánh ở các tài khoản kế toán khác.

1. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 138

Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị các khoản phải thu khác còn chưa thu hồi tại thời điểm cuối kỳ kế toán.

Các tài khoản cấp 2 của TK 138

TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị tài sản bị thiếu, mất mát hoặc hư hỏng nhưng doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân và chưa có quyết định xử lý.

Nguyên tắc thực hiện:

• Khi phát hiện thiếu tài sản phải tiến hành kiểm tra, xác minh nguyên nhân và trách nhiệm của các cá nhân liên quan.
• Chỉ hạch toán vào TK 1381 khi chưa xác định được nguyên nhân hoặc chưa có quyết định xử lý chính thức.
• Nếu nguyên nhân đã được xác định ngay trong kỳ thì ghi nhận trực tiếp vào các tài khoản liên quan, không qua TK 1381.

Trường hợp đến thời điểm lập báo cáo tài chính mà doanh nghiệp không có căn cứ chắc chắn về khả năng thu hồi khoản tổn thất, giá trị tài sản thiếu phải được ghi nhận vào chi phí trong kỳ. Đồng thời doanh nghiệp cần thuyết minh đầy đủ trên báo cáo tài chính về nguyên nhân, tình trạng xử lý và khả năng thu hồi của khoản tổn thất đó.

TK 1383 - Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu

Tài khoản này phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu được khấu trừ hoặc hoàn lại theo quy định của pháp luật thuế.

Ví dụ phổ biến là thuế tiêu thụ đặc biệt đối với mặt hàng xăng nhập khẩu.

Lưu ý, không phản ánh vào tài khoản này đối với thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng tạm nhập - tái xuất đã nộp.

TK 1388 - Phải thu khác

TK 1388 dùng để phản ánh các khoản phải thu không thuộc phạm vi của TK 1381 và TK 1383, chẳng hạn:

• Khoản phải thu từ hoạt động hợp tác kinh doanh.
• Cổ tức, lợi nhuận được chia.
• Tiền lãi phải thu.
• Các khoản bồi thường phải thu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng tạm nhập - tái xuất không thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.
• Các khoản phải thu khác phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhờ việc mở chi tiết các tài khoản cấp 2, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý từng loại khoản phải thu một cách chặt chẽ hơn, đồng thời phục vụ tốt cho công tác kiểm soát công nợ và lập báo cáo tài chính

2. Cách định khoản hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 138 - Phải thu khác theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

2.1. Phát hiện thiếu TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ phục vụ sản xuất kinh doanh bị thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi nhận giá trị còn lại của tài sản vào khoản phải thu chờ xử lý:

Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn lũy kế)

    Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá)

2.2. Phát hiện thiếu TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi

Khi phát hiện thiếu tài sản cố định phục vụ phúc lợi tập thể, trước tiên phải ghi giảm tài sản:

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ

Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

    Có TK 211 - TSCĐ hữu hình

Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại đang chờ xử lý:

Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

    Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi

2.3. Xử lý tiền mặt, vật tư, hàng hóa thiếu khi kiểm kê

Mọi trường hợp thiếu tài sản phải lập biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường.

a) Đã xác định được nguyên nhân

Trường hợp hao hụt trong định mức

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

    Có TK 152, 153, 155, 156

Trường hợp có cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm bồi thường

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

    Có TK 111, 112, 152, 153, 155, 156,...

b) Chưa xác định được nguyên nhân

Khi phát hiện thiếu tài sản:

Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

    Có TK 111, 152, 153, 155, 156,...

Khi có quyết định xử lý:

Nợ TK 111, 112 (nếu đã thu tiền bồi thường)

Nợ TK 1388 (nếu còn phải thu)

Nợ TK 334 (nếu khấu trừ vào lương)

Nợ TK 632 (phần tổn thất được tính vào giá vốn)

Nợ TK 811 (giá trị còn lại của TSCĐ thiếu được ghi nhận vào chi phí khác)

    Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

2.4. Cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ

Khi doanh nghiệp cho đơn vị khác mượn vật tư, hàng hóa hoặc tài sản phi tiền tệ:

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

    Có TK 152, 153, 155, 156,...

2.5. Các khoản chi hộ và khoản phải thu khác

Khi phát sinh khoản chi hộ hoặc khoản phải thu khác:

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

    Có các tài khoản liên quan

2.6. Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu

a) Khi chi hộ cho bên giao ủy thác

Nợ TK 1388 - Phải thu khác (nếu chưa nhận tiền ứng trước)

Nợ TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác (nếu cấn trừ vào khoản đã nhận)

    Có TK 111, 112

b) Khi bên giao ủy thác thanh toán bù trừ

Nợ TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác

    Có TK 1388 - Phải thu khác

2.7. Ghi nhận cổ tức, lợi nhuận được chia

Khi xác định được khoản cổ tức hoặc lợi nhuận được chia từ hoạt động đầu tư tài chính:

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

    Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

2.8. Thu hồi các khoản phải thu khác

Khi doanh nghiệp thu được tiền:

Nợ TK 111, 112

    Có TK 1388 - Phải thu khác

2.9. Xử lý các khoản phải thu khác

Căn cứ quyết định xử lý của doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112 (thu bằng tiền)

Nợ TK 334 (khấu trừ vào lương)

Nợ TK 2293 - Dự phòng tổn thất tài sản

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 1388 - Phải thu khác

Lưu ý: Việc hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải được thực hiện nhất quán theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.

2.10. Bán khoản phải thu cho công ty mua bán nợ

Khi hoàn tất việc chuyển nhượng khoản phải thu:

Nợ TK 111, 112 (số tiền thu được)

Nợ TK 2293 - Dự phòng tổn thất tài sản

Nợ các TK liên quan (phần chênh lệch còn lại)

    Có TK 1388 - Phải thu khác

2.11. Thu hồi các khoản chi không được phê duyệt

Đối với các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc chi phí sản xuất kinh doanh không được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt:

Nợ TK 1388 - Phải thu khác

    Có TK 241, 641, 642,...

2.12. Kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu

Ghi nhận số thuế TTĐB được khấu trừ hoặc hoàn

Nợ TK 1383 - Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu

    Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

Khi nộp thuế TTĐB

Nợ TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

    Có TK 111, 112

Khấu trừ thuế TTĐB đã nộp ở khâu nhập khẩu

Nợ TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu có chênh lệch)

    Có TK 1383 - Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu

Nộp phần thuế TTĐB còn thiếu

Nợ TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

    Có TK 111, 112

Được hoàn thuế TTĐB

Nợ TK 111, 112

    Có TK 1383 - Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571