Cách hạch toán TK 141 - Tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Tài khoản 141 - Tạm ứng là gì?

TK 141 được sử dụng để theo dõi các khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp tạm giao cho người lao động nhằm phục vụ công việc được giao, đồng thời phản ánh quá trình quyết toán và thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Nguyên tắc kế toán đối với TK 141

Khi thực hiện hạch toán Tài khoản 141 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản như sau:

• Doanh nghiệp phải ban hành quy chế quản lý tạm ứng và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy định pháp luật cũng như yêu cầu quản trị. Nội dung quy chế cần quy định rõ đối tượng được tạm ứng, mục đích sử dụng, hạn mức, thời gian hoàn ứng, phương thức tạm ứng và thẩm quyền phê duyệt.
• Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo đầy đủ chứng từ gốc đã được phê duyệt. Nếu số tiền thực tế sử dụng thấp hơn số đã nhận tạm ứng thì phần còn lại phải hoàn trả cho doanh nghiệp theo quy định nội bộ. Ngược lại, nếu số chi phí được duyệt lớn hơn khoản đã tạm ứng thì doanh nghiệp phải thanh toán bổ sung phần chênh lệch còn thiếu.
• Doanh nghiệp cần mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi riêng cho từng cá nhân nhận tạm ứng, đồng thời quản lý đầy đủ tình hình tạm ứng và quyết toán của từng lần phát sinh.

1. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 141

Số dư bên Nợ:

Phản ánh số tiền hoặc giá trị vật tư đã tạm ứng nhưng đến cuối kỳ kế toán vẫn chưa được thanh toán hoặc quyết toán.

2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 141

2.1. Tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động

Khi doanh nghiệp thực hiện tạm ứng tiền mặt, tiền gửi hoặc vật tư cho người lao động để phục vụ công việc, kế toán ghi:

Nợ TK 141 - Tạm ứng

    Có các TK 111, 112, 152,...

2.2. Quyết toán khoản tạm ứng sau khi hoàn thành công việc

Khi người nhận tạm ứng nộp bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ hợp lệ và được phê duyệt, kế toán ghi nhận chi phí hoặc tài sản liên quan như sau:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,...

    Có TK 141 - Tạm ứng

2.3. Xử lý phần tạm ứng không sử dụng hết

Căn cứ quyết định xử lý của doanh nghiệp đối với số tiền hoặc vật tư còn thừa sau khi quyết toán, kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152, 334,...

    Có TK 141 - Tạm ứng

2.4. Chi bổ sung khi chi phí thực tế lớn hơn số tiền đã tạm ứng

Trường hợp số chi thực tế được phê duyệt vượt quá khoản tạm ứng ban đầu, doanh nghiệp thực hiện thanh toán phần chênh lệch cho người lao động, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,...

    Có các TK 111, 112

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571