Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Hạch Toán TK 623 - Chi Phí Sử Dụng Máy Thi Công Theo Thông Tư 99

Trong lĩnh vực kế toán xây dựng, việc tập hợp và phân bổ chi phí máy đóng vai trò cốt lõi để cấu thành nên giá thành công trình. Theo quy định mới nhất tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 623 (Chi phí sử dụng máy thi công) được áp dụng để theo dõi, kết chuyển các khoản chi phí liên quan đến xe, máy thi công trực tiếp cho hoạt động xây lắp.

Bài viết dưới đây của Kế toán Thuế Đà Nẵng sẽ giúp bạn nắm vững kết cấu, các tài khoản cấp hai và quy trình định khoản chuẩn xác nhất đối với TK 623.

1. Nguyên Tắc Kế Toán Tài Khoản 623 Theo Thông Tư 99

Khi tiến hành hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cần lưu ý hai nguyên tắc cốt lõi sau:

Trường hợp áp dụng: TK 623 chỉ sử dụng khi doanh nghiệp áp dụng phương thức thi công hỗn hợp (vừa thực hiện thủ công vừa kết hợp cơ giới hóa bằng máy).

Trường hợp không áp dụng: Nếu công trình được thi công hoàn toàn bằng máy, kế toán không mở TK 623 mà sẽ hạch toán trực tiếp toàn bộ chi phí vào các tài khoản liên quan như TK 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) và TK 627 (Chi phí sản xuất chung).

Lưu ý nghiệp vụ quan trọng:

Tuyệt đối không hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công vào TK 623. Các khoản trích này phải được tập hợp vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung.

Đối với phần chi phí sử dụng máy thi công phát sinh vượt trên mức bình thường (lãng phí, máy ngưng hoạt động không do kế hoạch,...), kế toán không tính vào giá thành công trình mà phải kết chuyển thẳng vào TK 632 - Giá vốn hàng bán.

2. Kết Cấu Và Các Tài Khoản Cấp 2 Của TK 623

2.1. Cấu trúc phản ánh của Tài khoản 623

Tài khoản 623 là tài khoản tập hợp chi phí nên không có số dư cuối kỳ. Biến động của tài khoản này được quy định cụ thể như sau:

2.2. Hệ thống tài khoản cấp 2 của TK 623

Để phục vụ cho việc quản trị và bóc tách chi phí, TK 623 được chia làm 6 tài khoản cấp 2 bao gồm:

TK 6231 - Chi phí nhân công: Phản ánh tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho thợ lái máy, công nhân kỹ thuật điều khiển hoặc phục vụ máy (tiếp nhiên liệu, vận chuyển máy...).

TK 6232 - Chi phí vật liệu: Phản ánh giá trị nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ...) và các vật liệu khác tiêu hao cho xe, máy thi công.

TK 6233 - Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh công cụ, dụng cụ, đồ dùng lao động phục vụ riêng cho hoạt động của máy.

TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công: Phản ánh giá trị hao mòn, khấu hao của các loại xe, máy móc, thiết bị trực tiếp thi công xây lắp.

TK 6237 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí thuê ngoài sửa chữa máy, bảo hiểm xe/máy, tiền điện, nước, chi phí thuê tài sản cố định hoặc chi phí trả cho các nhà thầu phụ.

TK 6238 - Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng phục vụ cho hoạt động máy chưa được phản ánh ở các tài khoản trên.

3. Quy Trình Định Khoản Hạch Toán Chi Tiết TK 623

Phương pháp hạch toán TK 623 sẽ phụ thuộc vào mô hình quản lý máy thi công của doanh nghiệp:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp tổ chức đội xe, máy thi công riêng (Có phân cấp và tổ chức kế toán riêng)

Đối với mô hình này, mọi chi phí ban đầu của đội xe máy sẽ được tập hợp qua các tài khoản chi phí trực tiếp, sau đó tính giá thành ca máy rồi mới phân bổ về cho các công trình.

Bước 1: Tập hợp chi phí phát sinh tại đội xe, máy thi công:
Nợ các TK 621, 622, 627
    Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 214,...

Bước 2: Cuối kỳ kết chuyển chi phí để tính giá thành ca máy:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
    Có các TK 621, 622, 627.

Bước 3: Bàn giao dịch vụ ca máy cho các công trình, hạng mục (Căn cứ vào giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ):

Nếu thực hiện theo phương thức cung ứng dịch vụ nội bộ giữa các bộ phận:
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
    Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Nếu thực hiện theo phương thức bán dịch vụ ca máy giữa các bộ phận trong nội bộ:
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
    Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết DT nội bộ)
    Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có).

Trường hợp 2: Doanh nghiệp KHÔNG tổ chức đội máy riêng (Hoặc có đội máy nhưng không hạch toán kế toán riêng)

Toàn bộ chi phí liên quan đến máy thi công phát sinh trong kỳ sẽ được kế toán ghi nhận trực tiếp vào TK 623 theo các bút toán sau:

Tính tiền lương, tiền công phải trả cho thợ điều khiển và phục vụ máy:
Nợ TK 6231 - Chi phí nhân công
    Có TK 334 - Phải trả người lao động.

Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho máy thi công:
Nợ TK 6232 (Chi phí vật liệu), TK 6233 (Chi phí dụng cụ)
    Có các TK 152, 153, 242,...

Mua nguyên vật liệu, nhiên liệu đưa vào sử dụng ngay không qua nhập kho:
Nợ TK 6232, 6233
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
    Có các TK 111, 112, 331,...

Trích khấu hao tài sản cố định là xe, máy thi công trong kỳ:
Nợ TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công
    Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.

Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (Sửa chữa máy, điện, nước, thuê máy...):
Nợ TK 6237 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
    Có các TK 111, 112, 331,...

Các khoản chi phí bằng tiền khác phục vụ hoạt động ca máy:
Nợ TK 6238 - Chi phí bằng tiền khác
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
    Có các TK 111, 112,...

Bút toán cuối kỳ: Phân bổ và kết chuyển chi phí máy thi công cho từng công trình:
Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thực tế cho từng công trình, hạng mục, kế toán tiến hành kết chuyển đóng tài khoản:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Chi phí trong định mức)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi phí vượt mức bình thường)
    Có TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công.

4. Lời Kết

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn hạch toán Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công tuân thủ theo tinh thần của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc phân tách đúng bản chất chi phí máy sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giá thành và tránh được các rủi ro khi quyết toán thuế.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến kế toán xây dựng hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay với Kế toán Thuế Đà Nẵng để được hỗ trợ chuyên nghiệp nhất!

Hotline: 0983 542 571