Hướng dẫn hạch toán TK 641 – Chi phí bán hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC mới nhất

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo đó, việc ghi nhận và hạch toán chi phí bán hàng được thực hiện thông qua Tài khoản 641. Đây là tài khoản dùng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và các bút toán hạch toán TK 641 theo quy định mới nhất.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

TK 641 dùng để phản ánh những khoản chi phí nào?

Tài khoản 641 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiền lương, tiền công, phụ cấp của nhân viên bán hàng.
• Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn.
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm.
• Chi phí hoa hồng bán hàng.
• Chi phí đóng gói, bảo quản, vận chuyển hàng hóa.
• Chi phí bảo hành sản phẩm, dịch vụ.
• Chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ hoạt động bán hàng.
• Các khoản chi phí phát sinh khác liên quan trực tiếp đến khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN xử lý như thế nào?

Trường hợp một số khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nhưng vẫn có đầy đủ chứng từ hợp lệ và được ghi nhận đúng theo chế độ kế toán thì doanh nghiệp vẫn hạch toán vào chi phí kế toán bình thường.

Khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế theo quy định mà không ghi giảm chi phí kế toán đã hạch toán.

Phân bổ chi phí để có được hợp đồng khách hàng

Đối với các khoản chi phát sinh nhằm mục đích ký kết hoặc duy trì hợp đồng với khách hàng, doanh nghiệp thực hiện phân bổ vào chi phí của từng kỳ phù hợp với thời gian hưởng lợi.

Mở chi tiết tài khoản 641

Doanh nghiệp có thể theo dõi TK 641 theo từng nhóm chi phí như:

• Chi phí nhân viên.
• Chi phí vật liệu, bao bì.
• Chi phí công cụ dụng cụ.
• Chi phí khấu hao TSCĐ.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Chi phí bằng tiền khác.

Tùy theo nhu cầu quản trị và đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi riêng từng khoản mục.

Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

2. Kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Bên Nợ

Phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có

Phản ánh:

• Các khoản làm giảm chi phí bán hàng.
• Kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Số dư cuối kỳ

TK 641 không có số dư cuối kỳ.

3. Các tài khoản cấp 2 của TK 641

TK 6411 – Chi phí nhân viên

Ghi nhận các khoản chi trả cho nhân viên bán hàng như:

• Tiền lương, tiền công.
• Tiền ăn giữa ca.
• Các khoản phụ cấp.
• Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn.
• Các khoản phúc lợi và khen thưởng được hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh.

TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Theo dõi giá trị vật liệu, bao bì phục vụ quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như:

• Bao bì đóng gói.
• Nhiên liệu phục vụ vận chuyển.
• Vật tư bảo quản hàng hóa.
• Vật liệu sửa chữa tài sản phục vụ bán hàng.

TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Phản ánh chi phí công cụ dụng cụ sử dụng trong bộ phận bán hàng như:

• Dụng cụ đo lường.
• Máy tính.
• Thiết bị văn phòng.
• Các công cụ phục vụ hoạt động kinh doanh.

TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ

Theo dõi chi phí khấu hao của các tài sản phục vụ bán hàng gồm:

• Kho chứa hàng.
• Cửa hàng.
• Bến bãi.
• Xe vận chuyển.
• Thiết bị kiểm tra chất lượng.

TK 6415 – Thuế, phí và lệ phí

Ghi nhận các khoản thuế, phí, lệ phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng như tiền thuê đất và các khoản phải nộp khác theo quy định.

TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Phản ánh các khoản chi thuê ngoài phục vụ hoạt động tiêu thụ sản phẩm như:

• Thuê kho bãi.
• Thuê vận chuyển.
• Thuê bốc xếp.
• Thuê sửa chữa TSCĐ.
• Hoa hồng đại lý.
• Phí ủy thác xuất khẩu.

TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

Theo dõi các khoản chi bằng tiền phục vụ bán hàng như:

• Chi phí tiếp khách.
• Quảng cáo.
• Tiếp thị.
• Hội nghị khách hàng.
• Giới thiệu sản phẩm.

4. Cách hạch toán TK 641 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng

Khi phát sinh tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm của nhân viên bán hàng:

Nợ TK 641

   Có TK 334

   Có TK 338

Xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ bán hàng

Khi xuất kho vật tư hoặc công cụ sử dụng cho hoạt động bán hàng:

Nợ TK 641

   Có TK 152

   Có TK 153

   Có TK 242

Trích khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng

Nợ TK 641

   Có TK 214

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Đối với các khoản chi như điện, nước, điện thoại, internet hoặc sửa chữa nhỏ TSCĐ:

Nợ TK 641

Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ thuế GTGT)

   Có TK 111, 112, 141, 331

Hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ bộ phận bán hàng

Trường hợp sửa chữa thường xuyên

Nợ TK 641

Nợ TK 133

   Có TK 111, 112

Trường hợp sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ

Khi phát sinh chi phí:

Nợ TK 2413

Nợ TK 133

   Có TK 111, 112, 331

Khi hoàn thành và đưa vào sử dụng:

Nợ TK 242

Nợ TK 133

   Có TK 2413

Định kỳ phân bổ:

Nợ TK 641

   Có TK 242

Chi phí bảo hành sản phẩm, dịch vụ

Việc ghi nhận chi phí bảo hành và dự phòng bảo hành thực hiện theo hướng dẫn của TK 352 – Dự phòng phải trả.

Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

Đối với hàng hóa hoặc sản phẩm dùng để quảng cáo, khuyến mại không thu tiền:

Nợ TK 641

   Có TK 155

   Có TK 156

   Có TK 3331 (nếu có)

Hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 641

   Có TK 155

   Có TK 156

   Có TK 3331 (nếu có)

Hàng hóa, sản phẩm dùng để biếu tặng khách hàng

Trường hợp được tính vào chi phí kinh doanh:

Nợ TK 641

   Có TK 155

   Có TK 156

   Có TK 3331

Biếu tặng cho người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi

Ghi nhận doanh thu nội bộ:

Nợ TK 353

   Có TK 511

   Có TK 3331

Đồng thời ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632

   Có TK 155

   Có TK 156

Chi phí liên quan đến hàng xuất khẩu ủy thác

Nợ TK 641

Nợ TK 133

   Có TK 3388

Tiền thuê đất, tiền sử dụng đất của bộ phận bán hàng

Nợ TK 6415

   Có TK 3337

Hoa hồng phải trả cho đại lý bán hàng

Nợ TK 641

Nợ TK 133

   Có TK 131

Các khoản làm giảm chi phí bán hàng

Khi phát sinh khoản giảm trừ chi phí:

Nợ TK 111, 112

   Có TK 641

Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang TK 911:

Nợ TK 911

   Có TK 641

TK 641 là tài khoản quan trọng giúp doanh nghiệp tập hợp và quản lý toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Việc hạch toán đúng tài khoản, đúng bản chất nghiệp vụ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp phản ánh chính xác kết quả kinh doanh mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

Liên hệ:: 0983 542 571 để được tư vấn chi tiết