Cách hạch toán TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 99

Hướng dẫn định khoản và hạch toán tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200.

1. Nguyên tắc kế toán TK 642 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

a) Nội dung phản ánh của tài khoản 642

Tài khoản 642 được dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp của bộ phận quản lý;
• Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn;
• Chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý;
• Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý;
• Tiền thuê đất, lệ phí môn bài và các khoản thuế, phí liên quan;
• Chi phí trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp;
• Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, bảo hiểm, thuê ngoài;
• Các khoản chi phí bằng tiền khác như tiếp khách, hội họp, công tác phí,...

b) Nguyên tắc ghi nhận chi phí

Những khoản chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng chế độ kế toán thì vẫn được ghi nhận vào chi phí kế toán. Khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh theo quy định thuế hiện hành.

c) Mở chi tiết tài khoản 642

Doanh nghiệp có thể mở chi tiết TK 642 theo từng nội dung chi phí để phục vụ nhu cầu quản lý.

Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642

Bên Nợ

• Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ;

• Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.

Bên Có

• Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;

• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả;

• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

TK 642 không có số dư cuối kỳ.

Các tài khoản cấp 2 của TK 642

• TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý;

• TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý;

• TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng;

• TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ;

• TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí;

• TK 6426 - Chi phí dự phòng;

• TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài;

• TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.

3. Cách định khoản hạch toán TK 642 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

3.1. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Khi phát sinh tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm của bộ phận quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý

Có TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

3.2. Hạch toán chi phí vật liệu quản lý

Khi xuất dùng hoặc mua vật liệu phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 152, 242, 331,...

3.3. Hạch toán công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng

Khi xuất dùng hoặc mua công cụ dụng cụ phục vụ quản lý:

Nợ TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 153, 331,...

3.4. Hạch toán khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý

Nợ TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ

Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ

3.5. Hạch toán thuế, phí và lệ phí

Khi phát sinh lệ phí môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí khác:

Nợ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3.6. Hạch toán lệ phí cầu đường, phà

Nợ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí

Có TK 111, 112,...

3.7. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Trường hợp trích lập bổ sung:

Nợ TK 6426 - Chi phí dự phòng

Có TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi

Trường hợp hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 6426 - Chi phí dự phòng

3.8. Hạch toán dự phòng phải trả

Khi trích lập dự phòng phải trả:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 352 - Dự phòng phải trả

Khi hoàn nhập phần dự phòng không sử dụng hết:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

3.9. Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài

Khi phát sinh chi phí điện, nước, điện thoại, sửa chữa nhỏ,...

Nợ TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331, 335,...

3.10. Hạch toán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ

Đối với sửa chữa thường xuyên:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112,...

Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ:

Khi phát sinh chi phí:

Nợ TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331,...

Khi hoàn thành đưa vào sử dụng:

Nợ TK 242 - Chi phí chờ phân bổ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

Định kỳ phân bổ chi phí:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 - Chi phí chờ phân bổ

3.11. Hạch toán các chi phí quản lý khác

Các khoản chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo,...

Nợ TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331,...

3.12. Hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

3.13. Hạch toán hàng hóa tiêu dùng nội bộ hoặc biếu tặng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 155, 156,...

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

3.14. Hạch toán khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 111, 112,...

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

3.15. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp