Việc xây dựng một bản hợp đồng lao động (HĐLĐ) vừa đúng chuẩn quy định của Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, vừa chặt chẽ để bảo vệ doanh nghiệp là một nhiệm vụ đòi hỏi sự tỉ mỉ của bộ phận Nhân sự và Kế toán. Vì pháp luật hiện hành không ban hành một mẫu HĐLĐ bắt buộc, doanh nghiệp phải tự thiết kế form mẫu dựa trên các chương mục của luật.

Để dễ dàng triển khai, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách cụ thể hóa các điều khoản khi soạn thảo hai loại hợp đồng này.

I. Điểm khác biệt mấu chốt khi soạn thảo 2 loại HĐLĐ

Trước khi viết chi tiết, bạn cần phân biệt rõ cách thể hiện phần Thời hạn hợp đồng – đây là ranh giới pháp lý quyết định quyền và nghĩa vụ của hai bên khi chấm dứt hợp đồng sau này.

II. Quy trình 5 bước viết chi tiết các điều khoản HĐLĐ đúng luật

Khi đặt bút soạn thảo, hãy chuyển hóa 10 nội dung chủ yếu của Thông tư 10 thành các chương mục logic theo quy trình dưới đây:

1.Thiết lập thông tin pháp lý của hai bên (Chủ thể):

• Phía công ty: Ghi chuẩn xác tên và địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Phần người đại diện ký kết phải ghi rõ Họ tên, chức vụ (Giám đốc/Người ủy quyền) kèm số CCCD.

• Phía người lao động: Yêu cầu cung cấp CCCD mới nhất để điền chính xác họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường trú và địa chỉ nơi ở hiện tại.

2.Mô tả Công việc và cố định Địa điểm làm việc:

• Công việc: Ghi rõ chức danh/vị trí chuyên môn (Ví dụ: Nhân viên kế toán tổng hợp). Để tránh hợp đồng quá dài, hãy ghi câu quét: "Thực hiện các công việc chuyên môn theo bảng mô tả công việc đính kèm và các nhiệm vụ hợp pháp khác theo sự phân công của quản lý". Zeus này giúp doanh nghiệp linh hoạt điều hành.

• Địa điểm: Ghi rõ địa chỉ văn phòng, nhà xưởng nơi nhân sự làm việc. Nếu nhân sự phải di chuyển nhiều nơi (như nhân viên giao hàng, kinh doanh), phải ghi rõ: "Làm việc tại văn phòng công ty và các địa bàn theo yêu cầu của dự án sản xuất, kinh doanh".

3.Chi tiết hóa cơ chế Tiền lương và Phụ cấp:

Đây là phần kế toán cần đặc biệt lưu ý để đồng bộ với hồ sơ quyết toán thuế và bảo hiểm:

• Mức lương chính: Ghi rõ số tiền cụ thể tính theo tháng (Mức này là căn cứ đóng BHXH và tính lương làm thêm giờ, không được thấp hơn lương tối thiểu vùng).

• Phụ cấp lương: Ghi rõ các khoản phụ cấp cố định gắn liền với chức danh (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên).

• Các khoản bổ sung khác: Chia làm 2 mục rõ ràng. Mục trả thường xuyên cùng kỳ lương (như hỗ trợ xăng xe, điện thoại, ăn giữa ca) và mục không thường xuyên (thưởng doanh số, thưởng KPI). Việc tách biệt này giúp doanh nghiệp tối ưu quỹ đóng bảo hiểm đúng luật.

4.Đồng bộ Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và Bảo hiểm:Bước 4.

• Ghi cụ thể số giờ làm việc trong ngày (không quá 8 giờ) và số ngày trong tuần.

• Quy định rõ ngày nghỉ hằng tuần (Ví dụ: Chủ nhật) và chế độ nghỉ phép năm (tối thiểu 12 ngày phép/năm đối với môi trường bình thường).

• Mục Bảo hiểm: Ghi rõ doanh nghiệp và người lao động có trách nhiệm trích đóng các khoản BHXH, BHYT, BHTN theo đúng tỷ lệ phần trăm (%) pháp luật quy định tại thời điểm trích đóng dựa trên mức lương chính.

5.Đưa vào các cam kết Đào tạo và Điều khoản thi hành:Bước 5.

• Ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc tham gia bồi dưỡng, nâng cao tay nghề theo quy chế nội bộ của công ty.

• Ghi rõ ngày hợp đồng chính thức phát sinh hiệu lực.

• Hợp đồng phải được in thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, đại diện doanh nghiệp ký tên đóng dấu, người lao động ký và ghi rõ họ tên. Mỗi bên giữ đúng 01 bản.

III. Lưu ý quan trọng khi quản trị rủi ro trên hợp đồng lao động

???? Tách biệt Phúc lợi và Thưởng: Để doanh nghiệp không bị sa lầy vào nghĩa vụ phải trả các khoản thưởng khi kết quả kinh doanh không tốt, tại mục Tiền thưởng (Điều 104 BLLĐ), hãy ghi: "Người lao động được hưởng các khoản thưởng, phúc lợi (Lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỉ...) theo Quy chế khen thưởng và phúc lợi tài chính nội bộ của công ty trong từng thời kỳ" thay vì cam kết một con số cố định trên hợp đồng.

Về chế độ nâng lương: Không nên ghi mốc thời gian tăng lương tự động. Hãy thỏa thuận theo hướng: "Việc xem xét nâng lương định kỳ được thực hiện dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất hoàn thành công việc của người lao động và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp". Quy định này giúp doanh nghiệp giữ thế chủ động và tạo động lực phấn đấu cho nhân sự.