Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, quy trình sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động (HĐLĐ) là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp hoặc người lao động muốn thay đổi các điều khoản đã ký kết (như tăng/giảm lương, chuyển bộ phận, đổi địa điểm làm việc...).

Để vận hành an toàn và đúng luật, bộ phận Nhân sự (HR) và Kế toán cần nằm lòng 3 bước nguyên tắc sau:

Bước 1: Thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc Trong quá trình làm việc, bên nào (Doanh nghiệp hoặc Người lao động) có nhu cầu thay đổi, bổ sung bất kỳ nội dung nào trong HĐLĐ cũ thì phải gửi thông báo bằng văn bản cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về những nội dung dự định thay đổi.

Bước 2: Tiến hành thỏa thuận và xác lập văn bản Nếu sau khi bàn bạc, cả hai bên đều đạt được sự đồng thuận thì việc ghi nhận nội dung mới sẽ được thực hiện thông qua một trong hai cách:

Ký kết Phụ lục hợp đồng lao động (áp dụng khi chỉ thay đổi vài điều khoản nhỏ như tăng lương, chuyển chức vụ).

Giao kết một Hợp đồng lao động mới hoàn toàn (bắt buộc áp dụng nếu thay đổi thời hạn hợp đồng hoặc thay đổi quá nhiều điều khoản cốt lõi).

Bước 3: Xử lý khi không đạt được thỏa thuận Trường hợp một bên đưa ra yêu cầu sửa đổi nhưng bên còn lại không đồng ý, hai bên không đạt được tiếng nói chung thì doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý ép buộc. Lúc này, hai bên bắt buộc phải tiếp tục thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản trong HĐLĐ đã giao kết ban đầu.