Căn cứ theo quy định tại Điều 22 và Điều 33 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, kết hợp với chế tài xử phạt tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, dưới đây là hệ thống hóa toàn bộ hướng dẫn pháp lý quy chuẩn về Phụ lục hợp đồng lao động dành cho bộ phận Nhân sự và Kế toán doanh nghiệp:

1. Bản chất và Hiệu lực của Phụ lục hợp đồng lao động

• Bản chất: Phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận không thể tách rời của hợp đồng lao động (HĐLĐ) đã giao kết trước đó.

• Hiệu lực pháp lý: Phụ lục có hiệu lực hoàn toàn ngang bằng với hợp đồng lao động chính thức.

• Mục đích sử dụng: Được lập ra để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của HĐLĐ gốc khi có sự thay đổi về chính sách lương thưởng, chức danh, địa điểm làm việc... (Trừ điều khoản về thời hạn hợp đồng).

2. 03 Lưu ý "sống còn" khi lập và áp dụng Phụ lục HĐLĐ

Để tránh rủi ro bị cơ quan Thanh tra Lao động thổi phạt hoặc thua lý khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp cần nằm lòng 3 nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc rõ ràng về nội dung và thời gian: Khi phụ lục dùng để sửa đổi, bổ sung điều khoản, trong văn bản phải chỉ rõ: Sửa đổi điều mấy? Nội dung cũ là gì? Nội dung mới thay thế là gì? Và chính xác ngày phép/thời điểm bắt đầu có hiệu lực của phụ lục đó.

• Nguyên tắc tối thượng của Hợp đồng gốc: Trường hợp phụ lục được lập để quy định chi tiết/hướng dẫn thi hành một số điều khoản của HĐLĐ mà nội dung hướng dẫn đó dẫn đến cách hiểu khác (hoặc mâu thuẫn) với hợp đồng gốc, thì bắt buộc phải thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động gốc.

• Lệnh cấm tuyệt đối – KHÔNG sửa đổi thời hạn hợp đồng: Luật quy định rõ: Phụ lục HĐLĐ không được sửa đổi thời hạn của HĐLĐ.
  ???? Giải pháp đúng luật: Nếu doanh nghiệp muốn kéo dài hoặc rút ngắn thời hạn làm việc của nhân sự, hai bên bắt buộc phải Ký kết một hợp đồng lao động mới chứ không được phép dùng phụ lục.

3. Mức xử phạt Doanh nghiệp nếu cố tình dùng phụ lục sửa thời hạn HĐ

Nếu doanh nghiệp cố tình "lách luật" bằng cách dùng phụ lục để gia hạn thêm thời gian làm việc cho người lao động, khi bị thanh tra kiểm tra sẽ đối mặt với mức phạt tiền rất nặng.???? Lưu ý quy đổi: Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Bảng dưới đây đã nhân đôi, phản ánh chính xác mức phạt áp dụng cho đối tượng Doanh nghiệp:

4. Phụ lục hợp đồng được ký tối đa bao nhiêu lần?

Trước đây, luật cũ giới hạn số lần ký phụ lục để sửa đổi thời hạn hợp đồng. Tuy nhiên, kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực (áp dụng xuyên suốt đến nay), lệnh cấm sửa thời hạn bằng phụ lục đã được thiết lập.

Do đó, đối với các nội dung hợp pháp khác (như tăng lương, chuyển bộ phận, điều chỉnh phụ cấp...): Pháp luật KHÔNG quy định số lần ký tối đa của phụ lục HĐLĐ.

Chỉ cần hai bên đạt được sự thỏa thuận, đồng thuận bằng văn bản thì doanh nghiệp có thể ký kết phụ lục HĐLĐ bao nhiêu lần tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của quá trình vận hành sản xuất, kinh doanh.