1. Căn cứ pháp lý thực hiện kê khai hàng bán bị trả lại

Quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa bán ra bị trả lại được thực hiện theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, áp dụng chính thức từ ngày 01/06/2025).

Quy định nêu rõ khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận bên mua là người lập hóa đơn trả hàng). Về thời điểm kê khai, hóa đơn điều chỉnh giảm do hàng bán bị trả lại sẽ được bên bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, và bên mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh đó.

2. Quy trình kê khai hàng bán bị trả lại từ ngày 01/06/2025 trở đi

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách kê khai số liệu trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo quy định mới, được chuyển đổi toàn bộ sang định dạng văn bản dòng để hạch toán trên Microsoft Word.

2.1. Tình huống trả lại hàng cùng kỳ với kỳ bán hàng

Ví dụ thực tế: Ngày 20/06/2026, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00003526 bán 10 bộ điều hòa LG cho Công ty Thuận Phong với giá trị chưa thuế 80.000.000 đồng, thuế suất 8%, tiền thuế 6.400.000 đồng. Ngày 25/06/2026, bên mua phát hiện 1 bộ bị lỗi và trả lại hàng. Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842 với số lượng âm 1 bộ, giá trị chưa thuế âm -8.000.000 đồng, tiền thuế GTGT âm -640.000 đồng.

Do cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh đều phát sinh trong tháng 06/2026, các bên sẽ kê khai trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ này chịu thuế như sau:

Đối với bên bán (Công ty Thiên Ưng - kê khai thuế GTGT theo quý, tính vào kỳ quý 2/2026):

Hóa đơn gốc số 00003526: Kê khai dương doanh thu 80.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và tiền thuế đầu ra 6.400.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842: Kê khai âm doanh thu -8.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và tiền thuế đầu ra âm -640.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Số liệu tổng cộng sau bù trừ hiển thị trên tờ khai quý 2/2026: Chỉ tiêu [32] chốt số 72.000.000 đồng, chỉ tiêu [33] chốt số 5.760.000 đồng.

Đối với bên mua (Công ty Thuận Phong - kê khai thuế GTGT theo tháng, tính vào kỳ tháng 6/2026):

Hóa đơn gốc số 00003526: Kê khai dương giá trị mua vào 80.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], tiền thuế đầu vào 6.400.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

Hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003842: Kê khai âm giá trị mua vào -8.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], tiền thuế đầu vào âm -640.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

Số liệu tổng cộng sau bù trừ hiển thị trên tờ khai tháng 6/2026: Chỉ tiêu [23] chốt số 72.000.000 đồng, chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25] cùng chốt số 5.760.000 đồng.

2.2. Tình huống trả lại hàng khác kỳ với kỳ bán hàng

Ví dụ thực tế: Ngày 29/06/2026 (thuộc quý 2/2026), Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00004215 bán 1 chiếc tivi LG cho Công ty Mạnh Hùng với giá chưa thuế 15.000.000 đồng, thuế GTGT 1.200.000 đồng. Hai công ty đều khai thuế theo quý và đã kê khai dương hóa đơn này vào tờ khai quý 2/2026 (Bên bán khai tại chỉ tiêu 32, 33; bên mua khai tại chỉ tiêu 23, 24, 25).

Ngày 10/07/2026 (thuộc quý 3/2026), tivi bị hỏng và bên mua làm thủ tục trả lại hàng. Công ty Thiên Ưng lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00004916 với giá trị chưa thuế âm -15.000.000 đồng, tiền thuế âm -1.200.000 đồng.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, do hóa đơn điều chỉnh giảm lập vào quý 3/2026, hai bên sẽ kê khai trực tiếp số liệu âm này vào tờ khai chính thức của quý 3/2026 mà tuyệt đối không quay lại sửa đổi hay khai bổ sung cho quý 2/2026:

Bên bán (Công ty Thiên Ưng): Kê khai âm nghĩa vụ đầu ra vào tờ khai quý 3/2026 bằng cách điền số -15.000.000 đồng vào chỉ tiêu [32] và điền số -1.200.000 đồng vào chỉ tiêu [33].

Bên mua (Công ty Mạnh Hùng): Kê khai âm nghĩa vụ đầu vào vào tờ khai quý 3/2026 bằng cách điền số -15.000.000 đồng vào chỉ tiêu [23], điền số -1.200.000 đồng vào chỉ tiêu [24] và chỉ tiêu [25].

3. Quy trình kê khai hàng bán bị trả lại trước ngày 01/06/2025

Đối với các hồ sơ hoặc hóa đơn phát sinh thuộc thời kỳ lịch sử trước ngày 01/06/2025, doanh nghiệp thực hiện căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn nghiệp vụ tại Công văn số 2546/TCT-CS. Bản chất kê khai thời kỳ này phụ thuộc vào hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

3.1. Trường hợp hóa đơn bán hàng và hóa đơn trả hàng cùng kỳ kê khai

Nếu bên bán lập hóa đơn mới thay thế: Cả bên bán và bên mua đều sử dụng số liệu của hóa đơn mới thay thế để kê khai vào tờ khai chính thức của kỳ đó. Hóa đơn gốc (hóa đơn bị thay thế) sẽ bị hủy bỏ và không đưa lên tờ khai thuế.

Nếu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Cả hai bên đều phải nhập đồng thời cả hóa đơn gốc (ghi số dương) và hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi số âm) vào tờ khai của kỳ phát sinh. Số liệu chịu thuế sau khi bù trừ trên tờ khai sẽ phản ánh đúng giá trị hàng hóaHướng dẫn cách kê khai hóa đơn điều chỉnh mới nhất năm 2026 theo nghị định 70/2025/nđ-cp sửa đổi nghị định 123/2020/nđ-cp quy định về hóa đơn, chứng từ

Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh thuế giá trị gia tăng (GTGT) được thực hiện dựa trên nguyên tắc phân loại mục đích lập hóa đơn. Kể từ khi nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức áp dụng ổn định trong năm 2026, quy trình hạch toán và kỳ kê khai giữa bên bán và bên mua đã được quy định chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.

Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn toàn diện được biên tập với cấu trúc dòng mạch lạc, không sử dụng biểu tượng (icon) và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của tiêu đề để người đọc dễ dàng sao chép và sử dụng trực tiếp trên Microsoft Word.

1. Tổng quan về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh theo nghị định 70/2025/nđ-cp

Nghĩa vụ hạch toán hóa đơn điều chỉnh của doanh nghiệp được phân chia rõ rệt thành hai trường hợp cốt lõi:

Trường hợp 1 (Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót): Áp dụng khi hóa đơn điện tử đã gửi phát sinh lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa. Đối với loại này, cả người bán và người mua đều phải thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh (tức là kỳ lập hóa đơn gốc có sai sót).

Trường hợp 2 (Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn không có sai sót): Áp dụng khi hóa đơn gốc hoàn toàn đúng nhưng phát sinh thay đổi giá trị thực tế do chiết khấu thương mại cuối kỳ, hàng bán bị trả lại, hoặc điều chỉnh giá trị theo quyết toán của cơ quan nhà nước. Đối với loại này, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

2. Các ví dụ thực tế hướng dẫn xác định kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh

2.1. Ví dụ 1: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót lệch kỳ kê khai

Tình huống: Ngày 28/06/2026, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00000568 giao cho Công ty Hoàng Long. Đến ngày 15/07/2026, hai bên phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá và bên bán lập hóa đơn điều chỉnh số 00000592 để sửa đổi số liệu.

Xác định nghiệp vụ: Hóa đơn bị điều chỉnh là hóa đơn gốc số 00000568 lập ngày 28/06/2026 (thuộc tháng 6 năm 2026 hoặc quý 2 năm 2026). Do đó, hóa đơn điều chỉnh số 00000592 phải được khai bổ sung ngược về kỳ gốc tháng 6 hoặc quý 2 năm 2026 của hai bên theo tiến độ nộp tờ khai cụ thể:

Đối với Công ty Thiên Ưng (Bên bán - kê khai thuế theo quý): Kỳ gốc phát sinh hóa đơn sai sót là quý 2 năm 2026.

Tình huống chưa nộp tờ khai quý 2 năm 2026: Kê khai trực tiếp cả hóa đơn gốc số 00000568 và hóa đơn điều chỉnh số 00000592 vào tờ khai chính thức lần đầu của quý 2 năm 2026.

Tình huống đã nộp tờ khai quý 2 năm 2026: Tiến hành lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) cho kỳ quý 2 năm 2026 để bổ sung số liệu của hóa đơn số 00000592.

Đối với Công ty Hoàng Long (Bên mua - kê khai thuế theo tháng): Kỳ gốc phát sinh hóa đơn sai sót là tháng 6 năm 2026.

Tình huống chưa nộp tờ khai tháng 6 năm 2026: Kê khai trực tiếp cả hóa đơn gốc số 00000568 và hóa đơn điều chỉnh số 00000592 vào tờ khai chính thức lần đầu của tháng 6 năm 2026.

Tình huống đã nộp tờ khai tháng 6 năm 2026: Tiến hành lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) cho kỳ tháng 6 năm 2026 để bổ sung số liệu của hóa đơn số 00000592.

2.2. Ví dụ 2: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót trùng kỳ kê khai

Tình huống: Ngày 10/06/2026, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00000429 cho Công ty Mạnh Hải. Ngày 20/06/2026, bên bán phát hiện sai tiền thuế GTGT và lập ngay hóa đơn điều chỉnh số 00000506. Cả hai doanh nghiệp đều áp dụng kỳ kê khai thuế theo quý.

Xác định nghiệp vụ: Hóa đơn gốc số 00000429 và hóa đơn điều chỉnh số 00000506 đều được lập trong tháng 06/2026, cùng thuộc kỳ quý 2 năm 2026. Do đó, cả bên bán và bên mua chỉ cần tổng hợp giá trị của cả hai hóa đơn để kê khai trực tiếp vào tờ khai chính thức lần đầu của quý 2 năm 2026 mà không cần làm thủ tục khai bổ sung.

2.3. Ví dụ 3: Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu thương mại không có sai sót

Tình huống: Ngày 01/09/2026, Công ty Thiên Ưng ký hợp đồng với Công ty Hoa Hồng kèm điều khoản chiết khấu 1% nếu doanh số tháng đạt trên 1 tỷ đồng. Đến ngày 05/10/2026, bên bán tổng kết doanh số tháng 9 đạt 1.100.000.000 đồng (đủ điều kiện hưởng chiết khấu) và lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00003526 kèm bảng kê chi tiết để thực hiện giảm trừ giá trị cho khách hàng. Cả hai công ty đều khai thuế theo quý.

Xác định nghiệp vụ: Đây là hóa đơn điều chỉnh cho giao dịch đúng thực tế kinh tế (không phải hóa đơn sửa sai). Hóa đơn điều chỉnh số 00003526 được lập vào ngày 05/10/2026 thuộc kỳ quý 4 năm 2026. Kế toán hai bên thực hiện kê khai như sau:

Bên bán (Công ty Thiên Ưng): Kê khai giảm doanh thu và thuế đầu ra trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ quý 4 năm 2026 (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh).

Bên mua (Công ty Hoa Hồng): Kê khai giảm giá trị mua vào và thuế đầu vào trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ quý 4 năm 2026 (kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh).

2.4. Ví dụ 4: Hóa đơn điều chỉnh do hàng bán bị trả lại không có sai sót

Tình huống: Ngày 15/06/2026, Công ty Thiên Ưng xuất hóa đơn gốc số 00000450 bán 4 chiếc tivi cho Công ty Đại Phát. Ngày 16/06/2026, bên mua phát hiện 1 chiếc bị lỗi quy cách nên làm thủ tục trả lại hàng. Khi nhận lại hàng vào ngày 16/06/2026, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 00000458. Bên bán khai thuế theo quý, bên mua khai thuế theo tháng.

Xác định nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng gốc số 00000450 lập ngày 15/06/2026 được hai bên khai dương vào kỳ bán hàng (quý 2 năm 2026 đối với bên bán và tháng 6 năm 2026 đối với bên mua). Đối với hóa đơn trả hàng/điều chỉnh giảm số 00000458 lập ngày 16/06/2026, kế toán thực hiện kê khai âm trực tiếp vào tờ khai chính thức của kỳ phát sinh hoạt động trả hàng:

Bên bán (Công ty Thiên Ưng): Kê khai âm giá trị hóa đơn số 00000458 vào tờ khai chính thức của kỳ quý 2 năm 2026.

Bên mua (Công ty Đại Phát): Kê khai âm giá trị hóa đơn số 00000458 vào tờ khai chính thức của kỳ tháng 6 năm 2026.

3. Nguyên tắc nhập số liệu điều chỉnh lên tờ khai thuế gtgt

Khi tiến hành nhập số liệu từ hóa đơn điều chỉnh vào phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), kế toán tuân thủ ba nguyên tắc nhập liệu đồng bộ sau:

Đối với hóa đơn điều chỉnh tăng: Kế toán thực hiện kê khai số dương để cộng thêm vào doanh thu, giá trị mua vào hoặc tiền thuế tương ứng trên tờ khai.

Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm: Kế toán thực hiện kê khai số âm bằng cách đặt dấu trừ "-" ngay trước số tiền cần điều chỉnh để giảm trừ giá trị trên tờ khai.

Đối với hóa đơn điều chỉnh thông tin phi tiền tệ: Các hóa đơn điều chỉnh nội dung như tên hàng hóa, đơn vị tính, địa chỉ, sai sót ký hiệu chữ... mà không làm thay đổi giá trị bằng tiền và tiền thuế thì doanh nghiệp lưu trữ nội bộ và hoàn toàn không cần kê khai lên tờ khai thuế GTGT.

4. Quy định chi tiết tại văn bản pháp luật theo nghị định 70/2025/nđ-cp

Quy trình kê khai nêu trên căn cứ trực tiếp vào Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) quy định về việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế:

"d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Chi tiết các trường hợp viện dẫn từ điều luật bao gồm:

Trường hợp lập sai hóa đơn theo điểm b khoản 1 Điều 19:

Áp dụng khi hóa đơn đã gửi cho người mua bị phát hiện sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng. Người bán có quyền lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế và phải có văn bản thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên trước khi thực hiện.

Trường hợp điều chỉnh không do sai sót theo khoản 4 Điều 19:

Điểm a: Thay thế hoặc điều chỉnh doanh thu do thay đổi giá trị, khối lượng thực tế dựa trên kết luận hoặc biên bản quyết toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điểm b: Lập hóa đơn điều chỉnh riêng cho khoản chiết khấu thương mại cuối kỳ căn cứ trên tổng số lượng hoặc tổng doanh số hàng hóa tích lũy của khách hàng.

Điểm c: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm khi người mua thực hiện trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do lỗi, hỏng hóc hoặc hủy dịch vụ, trừ trường hợp hai bên thỏa thuận người mua là đối tượng tự lập hóa đơn trả hàng.

Điểm d và điểm đ: Áp dụng cho các trường hợp hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ của tổ chức tín dụng hoặc điều chỉnh cước trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ viễn thông trả trước, trả sau theo bảng kê dữ liệu đối soát.

 thực tế giữ lại.

3.2. Trường hợp hóa đơn bán hàng và hóa đơn trả hàng khác kỳ kê khai

Khi hóa đơn trả hàng phát sinh ở kỳ sau so với hóa đơn bán hàng, cách kê khai được phân tách dựa trên tiến độ nộp tờ khai của kỳ gốc:

Tình huống đã nộp tờ khai kỳ bán hàng: Nếu tại thời điểm nhận lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà doanh nghiệp đã nộp xong tờ khai thuế GTGT lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn gốc, cả bên bán và bên mua bắt buộc phải lập hồ sơ khai bổ sung (KHBS) để giảm doanh thu bán ra hoặc giảm giá trị mua vào trực tiếp của kỳ gốc đó.

Tình huống chưa nộp tờ khai kỳ bán hàng: Nếu doanh nghiệp chưa đến hạn và chưa nộp tờ khai lần đầu của kỳ gốc, kế toán thực hiện kê khai đồng thời hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào tờ khai lần đầu của kỳ gốc tương tự như trường hợp cùng kỳ kê khai nêu trên.

Khi phát sinh giao dịch trả lại hàng hóa trong kỳ này, doanh nghiệp của bạn đang áp dụng phương thức lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng giá trị, hay hai bên có thỏa thuận riêng để bên mua tự lập hóa đơn trả lại hàng?