Hướng dẫn cách lập và kê khai hóa đơn mua vào lên bảng kê mẫu 01-2/gtgt

Kể từ ngày 01/01/2015 (khi Luật sửa đổi số 71/2014/QH13 có hiệu lực), Bộ Tài chính đã bãi bỏ quy định bắt buộc doanh nghiệp phải nộp bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra kèm theo hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Doanh nghiệp hiện nay chỉ nộp duy nhất tờ khai chính mẫu số 01/GTGT.

Tuy nhiên, bảng kê mua vào mẫu số 01-2/GTGT được lập trên phần mềm Excel vẫn là công cụ nội bộ không thể thiếu của kế toán. Việc duy trì bảng kê này mang lại ba lợi ích cốt lõi bao gồm giúp tổng hợp chính xác số liệu để điền vào các chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai chính; làm căn cứ đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ sách kế toán; và làm tài liệu cơ sở để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh kiểm tra.

Dưới đây là cẩm nang hướng dẫn chi tiết phương pháp lập và quản lý bảng kê hóa đơn mua vào, được biên tập với cấu trúc dòng mạch lạc, không sử dụng biểu tượng và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của tiêu đề để bạn dễ dàng sao chép trực tiếp vào Microsoft Word.

1. Căn cứ pháp lý thực hiện kê khai

Hoạt động tổng hợp dữ liệu lên bảng kê hóa đơn mua vào được thực hiện chặt chẽ dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành áp dụng cho năm 2026:

Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2025).

Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế GTGT.

Thông tư số 69/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ, chứng từ được phép đưa vào bảng kê mua vào bao gồm:

Đối với hàng hóa mua sắm trong nước: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp. Nếu nhận được hóa đơn bán hàng trực tiếp (của các cơ sở tính thuế theo phương pháp trực tiếp) thì doanh nghiệp hạch toán chi phí chứ không được kê khai khấu trừ thuế đầu vào.

Đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài: Phải có chứng từ, giấy nộp tiền thuế GTGT khâu nhập khẩu vào Ngân sách Nhà nước.

Đối với hoạt động nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định (bao gồm cả chứng từ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm tính trên doanh thu).

2. Hướng dẫn cách kê khai chi tiết từng cột trên bảng kê

Kế toán thực hiện nhập liệu các thông tin từ hóa đơn đầu vào theo đúng thứ tự các cột quy định:

Cột (2) Số hóa đơn: Nhập chính xác dãy số hiển thị trên hóa đơn điện tử (ví dụ: 00000300).

Cột (3) Ngày, tháng, năm: Ghi nhận ngày lập hiển thị trên hóa đơn hoặc chứng từ nộp thuế.

Cột (4) Tên công ty bán hàng: Nhập tên đầy đủ của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Cột (5) Mã số thuế: Nhập mã số thuế của đơn vị bán hàng để phục vụ việc đối chiếu chéo trên hệ thống quản lý hóa đơn.

Cột (6) Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào: Kê khai giá trị hàng hóa chưa có thuế GTGT (số liệu lấy tại dòng Cộng tiền hàng trên hóa đơn). Giá trị tổng cộng của cột này tại cuối kỳ sẽ được dùng để điền vào Chỉ tiêu [23] trên tờ khai 01/GTGT.

Cột (7) Tổng số thuế GTGT đầu vào: Kê khai toàn bộ số tiền thuế GTGT hiển thị trên hóa đơn hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu mà chưa cần xét đến điều kiện được khấu trừ. Giá trị tổng cộng của cột này tại cuối kỳ sẽ được dùng để điền vào Chỉ tiêu [24] trên tờ khai 01/GTGT.

Cột (8) Số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ: Chỉ kê khai phần tiền thuế GTGT thực tế đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế. Giá trị tổng cộng của cột này tại cuối kỳ sẽ được dùng để điền vào Chỉ tiêu [25] trên tờ khai 01/GTGT.

Công thức quy đổi doanh số chưa thuế đối với hóa đơn đặc thù (các loại tem, vé cước vận tải đã bao gồm thuế GTGT): Giá mua chưa có thuế GTGT = Giá bán ghi trên hóa đơn / (1 + Thuế suất)

Ví dụ thực tế về việc phân bổ số liệu giữa Cột 7 và Cột 8: Doanh nghiệp nhận được một hóa đơn GTGT đầu vào có trị giá tiền hàng chưa thuế là 30.000.000 đồng, thuế suất 10%, tiền thuế GTGT là 3.000.000 đồng. Tổng giá trị thanh toán là 33.000.000 đồng. Doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng hai hình thức: chuyển khoản 22.000.000 đồng và trả tiền mặt 11.000.000 đồng.

Theo quy định quản lý thuế, đối với các hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (hoặc theo số liệu trong trường hợp đặc thù được giả định tại tài liệu là từ 5 triệu đồng trở lên), phần tiền thuế tương ứng với phần thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ. Kế toán tiến hành phân bổ như sau:

Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ = 3.000.000 / 33.000.000 x 22.000.000 = 2.000.000 đồng.

Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ = 3.000.000 / 33.000.000 x 11.000.000 = 1.000.000 đồng.

Kế toán thực hiện nhập liệu vào bảng kê mẫu 01-2/GTGT như sau:

Cột (6) Giá trị hàng hóa mua vào: Nhập số tiền 30.000.000 đồng.

Cột (7) Tổng số thuế GTGT đầu vào: Nhập số tiền 3.000.000 đồng.

Cột (8) Số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ: Nhập số tiền 2.000.000 đồng (số tiền này sẽ đưa lên Chỉ tiêu 25 của tờ khai thuế). Phần 1.000.000 đồng không được khấu trừ sẽ được kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN.

3. Các lưu ý quan trọng và cách xử lý trường hợp đặc biệt khi kê khai

Trong quá trình tập hợp hóa đơn đầu vào, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc xử lý hóa đơn đặc thù theo quy định của cơ quan thuế:

Đối với hóa đơn đầu vào bị bỏ sót từ các kỳ trước: Khi doanh nghiệp phát hiện các hóa đơn đầu vào của các kỳ trước bị bỏ sót chưa kê khai, kế toán thực hiện kê khai bổ sung trực tiếp các hóa đơn này vào bảng kê của kỳ tính thuế hiện tại (kỳ phát hiện ra sai sót), với điều kiện việc kê khai này phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở.

Đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sửa sai: Các hóa đơn được lập ở kỳ hiện tại với mục đích điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn gốc lập sai ở kỳ trước thì tuyệt đối không được kê khai vào bảng kê của kỳ hiện tại. Kế toán bắt buộc phải thực hiện lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (KHBS) ngược về kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc đó.

Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm, hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá: Các hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị, hóa đơn chiết khấu thương mại xuất riêng hoặc hóa đơn trả lại hàng hóa phải được thực hiện kê khai số âm vào bảng kê mua vào mẫu 01-2/GTGT bằng cách đặt dấu trừ "-" đằng trước số tiền.

Ví dụ: Doanh nghiệp nhận được hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa chịu thuế 10%, kế toán nhập số liệu âm vào bảng kê gồm Cột (6) điền số -15.000.000; Cột (7) điền số -1.500.000; Cột (8) điền số -1.500.000 và ghi rõ tại Cột (9) nội dung ghi chú là Hóa đơn điều chỉnh giảm.

Đối với hóa đơn bán hàng thông thường (hóa đơn trực tiếp): Doanh nghiệp hoàn toàn không bắt buộc phải đưa các hóa đơn này lên tờ khai thuế GTGT. Việc kê khai hay không kê khai đều không bị cơ quan thuế xử phạt. Nếu doanh nghiệp muốn kê khai để đồng bộ dữ liệu chi phí, kế toán nhập tổng số tiền thanh toán vào Cột (6) trên bảng kê, còn Cột (7) và Cột (8) bỏ trống hoặc điền bằng 0.

Đối với hóa đơn thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT: Theo hướng dẫn chuyên môn của cơ quan thuế, các hóa đơn mua vào thuộc diện không chịu thuế GTGT sẽ không cần phải thực hiện kê khai lên bảng kê mua vào và tờ khai thuế GTGT của doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn đầu vào được áp dụng giảm thuế GTGT xuống mức 8%: Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 174/2025/NĐ-CP (triển khai theo Nghị quyết số 204/2025/QH15), khi nhận được hóa đơn đầu vào của hàng hóa được giảm thuế xuống 8%, bên mua thực hiện kê khai song song ở hai nơi:

Kê khai tại Mục I của Phụ lục giảm thuế GTGT (Mẫu PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15) để cơ quan thuế kiểm soát phần chênh lệch thuế suất được áp dụng trong kỳ. Lưu ý, nếu doanh nghiệp trong kỳ chỉ phát sinh hóa đơn đầu vào được giảm thuế 8% mà hoàn toàn không phát sinh hóa đơn đầu ra chịu thuế 8% thì không bắt buộc phải lập phụ lục giảm thuế này.

Kê khai đồng thời vào Bảng kê mua vào nội bộ để phần phần mềm tổng hợp số liệu đưa lên các Chỉ tiêu [23], [24], [25] trên tờ khai chính thức mẫu số 01/GTGT. Do hệ thống HTKK không tự động chuyển số liệu từ phụ lục giảm thuế lên tờ khai chính, việc nhập liệu vào bảng kê mua vào là bắt buộc để doanh nghiệp không bị thiếu hụt số thuế đầu vào được khấu trừ.

Đối với hóa đơn đầu vào tích hợp nhiều mức thuế suất chịu thuế: Khi doanh nghiệp nhận được một hóa đơn mua vào hiển thị nhiều mức thuế suất chịu thuế khác nhau trên các dòng mặt hàng, kế toán thực hiện lấy số liệu tổng cộng cuối cùng của hóa đơn để nhập liệu: lấy tổng số tiền tại cột Trị giá chưa có thuế GTGT điền vào Cột (6) của bảng kê và lấy tổng số tiền tại cột Tiền thuế GTGT điền vào Cột (7) và Cột (8) của bảng kê.